Catalogus importeren

Uit ZaaksysteemWiki
Ga naar: navigatie, zoeken

Algemeen

In de Catalogus kan de import van een Zaaktype worden geïnitieerd via de plusknop. Er worden verschillende zaaktypebestanden ondersteund:

  • zaaksysteem.nl
  • I-Navigator
  • I-Controller
  • KING ZTC2.0 (Referentiezaaktypen)

zaaksysteem.nl

Bij deze wijze van import hoort een .ztb-bestand. Wanneer een zaaktype uit de catalogus wordt Geëxporteerd, wordt deze opgeslagen als .ztb-bestand.


Op 'importeren' klikken opent dan de importpagina voor het toegevoegde zaaktype, waar alle attributen worden weergegeven in rood of groen. Op de rode moet nog actie worden ondernomen; de groene zijn klaar om geïmporteerd te worden (maar kunnen nog wel gewijzigd worden).

Zaaktype import

Zaaktypen
Hoofdzaaktype (MAIN) Bij het importeren van het hoofdzaaktype kan worden aangegeven in welke map deze moet komen, en kan eventueel de naamgeving worden aangepast. Wanneer er al een zaaktype met dezelfde naam op de omgeving aanwezig is, is het mogelijk om dit zaaktype te overschrijven.

Zaaktyperelatie

Wanneeer de hoofdzaak Relaties heeft met andere zaaktypen dan worden deze zaaktypen niet meegeëxporteerd, maar de relatie wordt wel opgeslagen, zodat bij de import het juiste zaaktype hierbij geselecteerd kan worden. Het is daarom het handigst om eerst die zaaktyperelaties toe te voegen en daarna pas de hoofdzaak.
Zaaktype import zaaktyperelaties

Kenmerken

Bij het importeren van een kenmerk kan worden aangegeven in welke Categorie deze moet komen, en kan eventueel de naamgeving worden aangepast. Wanneer er al een kenmerk met dezelfde naam op de omgeving aanwezig is, is het mogelijk om deze te overschrijven.


Bij het overschrijven van 'enkelvoudige keuze', 'meervoudige keuze' en 'keuzelijst'-kenmerken zijn er meerdere mogelijkheden:

  • De optie is inactief en bestaat niet op de omgeving - Deze optie wordt dan als inactief geïmporteerd
  • De optie is actief en bestaat niet op de omgeving - Deze optie wordt dan als actief geïmporteerd
  • De optie is inactief en bestaat wel op de omgeving - Deze optie wordt dan op inactief gezet
  • De optie is actief en bestaat wel op de omgeving - Deze optie wordt dan op actief gezet

Het effect is dat de uiteindelijke situatie in het zaaktype gelijk is aan die van het importbestand.

Zaaktype import kenmerken

E-mails

Bij het importeren van een E-mailsjabloon kan worden aangegeven in welke map deze moet komen, en kan eventueel de naamgeving worden aangepast. Wanneer er al een e-mailsjabloon met dezelfde naam op de omgeving aanwezig is, is het mogelijk om deze te overschrijven.
Zaaktype import emailsjablonen

Documentsjablonen

Bij het importeren van een Documentsjabloon kan worden aangegeven in welke map deze moet komen, en kan eventueel de naamgeving worden aangepast. Wanneer er al een sjabloon met dezelfde naam op de omgeving aanwezig is, is het mogelijk om deze te overschrijven.
Zaaktype import documentsjablonen

Rechten

Wanneer Afdelingen of rollen op de omgeving bestaan worden deze automatisch geselecteerd. Wanneer deze niet of dubbel op de omgeving voorkomen moet handmatig de gewenste afdeling of rol geselecteerd worden.
Zaaktype import afdeling
Zaaktype import rol

Niet ondersteunde onderdelen

De volgende settings worden niet ondersteund door de import:

Technische uitleg: Afdelingen, rollen, gebruikers en contacten hebben ID's die uniek zijn op de omgeving. Doordat deze afdelingen, rollen, gebruikers en contacten in verschillende volgorde aangemaakt worden (of niet aangemaakt zijn) zijn de ID's van deze objecten niet hetzelfde op de verschillende omgevingen en zal er bij een import het verkeerde object geselecteerd zijn. Bijvoorbeeld: Wanneer organisatie 'Anoniem' met ID '19283' geselecteerd is als vooringevulde aanvrager zal deze setting wel meegemigreerd worden, wat betekent dat in de andere omgeving ook de organisatie met ID '19283' ingesteld wordt als vooringevulde aanvrager, maar op die omgeving is dit een geheel andere organisatie.

I-Navigator

I-navigator overzicht

De i-navigator geeft in het startscherm een overzicht van alle zaaktypen die geïmporteerd kunnen worden. Elk zaaktype heeft een uniek identificatienummer, waarmee gecontroleerd wordt of dit zaaktype al voorkomt in het zaaksysteem.

Wanneer een zaaktype nog niet voorkomt dan wordt deze rood weergegeven en alle instellingen kunnen naar keuze worden ingesteld. Wanneer een zaaktype wel al voorkomt dan wordt deze groen weergegeven en zullen reeds geimporteerde documenten en checklistitems onwijzigbaar worden weergegeven. De overige instellingen, documenten en checklistitems kunnen dan nog worden toegevoegd.

I-Controller

KING ZTC2.0 (Referentiezaaktypen)

Zaaktypestore

De Zaaktypestore geeft een overzicht van zaaktypen die vrijuit gedownload kunnen worden voor eigen gebruik binnen de organisatie. Elke gemeente is net even anders, dus pas het geïmporteerde zaaktype waar gewenst aan zodat deze volledig aansluit op de processen van de gemeente.

Gemeenten kunnen ook hun eigen zaaktypen aan Mintlab aanbieden voor een plaatsje in de store, zodat anderen hier gebruik van kunnen maken en/of van kunnen leren. Exporteer het .ztb-bestand en klik op de knop 'Zaaktype toevoegen' in de zaaktypestore.

Zaaktypestore