Catalogus zaaktype

Uit ZaaksysteemWiki
Ga naar: navigatie, zoeken

Aanmaken

In de Catalogus kan binnen een Categorie een zaaktype aangemaakt worden door de optie 'Zaaktype' te selecteren bij de plusknop rechtsboven. Dit start een lege Zaaktypebeheer; vul de benodigde gegevens en publiceer om het aanmaken van het zaaktype af te ronden.

Bewerken

Voor het bewerken van een zaaktype wordt deze geopend in het zaaktypebeheer. Bij het publiceren wordt de zaaktypeconfiguratie als nieuwe versie van het zaaktype opgeslagen. Via het versiebeheer kan een vorige versie hersteld worden.

Let op: Om te voorkomen dat werk verloren gaat bij het (per abuis) sluiten van het zaaktypebeheer wordt het bewerken van het zaaktype bijgehouden in een sessie van de gebruiker. Bij het publiceren of uitloggen wordt de sessie vernietigd. Een sessie kan het beste vernietigd worden wanneer ongewenst, zodat deze niet per ongeluk op een later moment gepubliceerd kan worden.

Dupliceren

Een zaaktype wordt gedupliceerd door het zaaktype in zaaktypebeheer te openen. Echter wordt bij het publiceren van dit zaaktypebeheer niet het geselecteerde zaaktype overschreven, maar wordt deze als een nieuw zaaktype aangemaakt.

Let op: Bij het dupliceren is het belangrijk om de zaaktypenaam aan te passen, zodat het duplicaat een andere naam dan het origineel heeft.

Verwijderen

Een zaaktype kan verwijderd worden als deze geen attributen (Kenmerken, Documentsjablonen, E-mailsjablonen, Objecttypen, zaaktypen) meer bevat.

Let op: Deze actie kan niet ongedaan gemaakt worden.

Exporteren

Een zaaktype exporteren is zeer eenvoudig. Zorg dat je in de categorie staat waar het zaaktype staat. Kies aan de rechterzijde naast het zaaktype het knopje met de pijl naar beneden. Kies voor de optie Exporteren uit de navigatie die tevoorschijn komt. Het downloaden van het zaaktype wordt gestart.

Zie ook: Importeren.

Catalogus exportknop

Versiebeheer

Algemeen

Een zaaktype kan meerdere versies hebben. Elke keer dat een zaaktype wordt gewijzigd of wordt 'overschreven' door een import levert dit een nieuwe versie op. Dit is noodzakelijk om de integriteit van de informatie (in zaken) te waarborgen. Wanneer een zaaktype gewijzigd wordt mag dit namelijk geen invloed hebben op de al bestaande zaken van dit zaaktypen, anders kan niet met zekerheid worden nagegaan hoe die zaak (dat dossier) exact tot stand is gekomen of zou informatie zelfs kunnen verdwijnen.

Elk zaaktype wordt gekenmerkt door twee identificatienummers, namelijk:

  • Zaaktype_ID: Een zaaksysteembreed uniek nummer voor het zaaktype als geheel van alle versies. (incrementeel)
  • Zaaktypeversie_ID: Een zaaksysteembreed uniek nummer voor zaaktypen (incrementeel)

Dit is wellicht verwarrend. Daarom een voorbeeld:

Naam Zaaktype_ID Zaaktypeversie_ID Kenmerken ter illustratie
Melding openbare ruimte 1 1 Omschrijving
Melding openbare ruimte 1 2 Omschrijving, Terugkoppeling
Melding openbare ruimte 1 3 Omschrijving, Terugkoppeling
Uittreksel GBA 2 4 Bijlage
Melding openbare ruimte 1 5 Omschrijving, Terugkoppeling, Onderwerp
Melding openbare ruimte 1 6 Omschrijving, Onderwerp, Bijlage
Uittreksel GBA 2 7 Bijlage, Type
Melding openbare ruimte 1 8 Omschrijving, Bijlage

Elke zaaktypeversie kan daarom gezien worden als een uniek zaaktype. De relatie tussen de versies wordt aangehouden voor het versiebeheer, maar ook om bijvoorbeeld te kunnen filteren op zaaktypen in Uitgebreid zoeken.

Versies beheren

In de catalogus kan het versiebeheer van het zaaktype worden benaderd door uit de actiedropdown 'Versiebeheer' te selecteren. In de dialog die je dan te zien krijgt zie je een overzicht van alle versies die dit zaaktype heeft gehad met de volgende informatie:
  • id: Dit is het Zaaktypeversie_ID
  • datum: De datum waarop de versie is gecreëerd
  • user: De persoon die de versie heeft gecreëerd
  • comment: Ruimte voor een systeemcomment
  • actie: De knop waarmee een andere versie van het zaaktype actief kan worden gezet
Versiebeheer zaaktypen

Offline / Online

Een zaaktype kan eenvoudig offline/online gezet worden door deze optie te selecteren. Een zaaktype dat offline is kan niet in de Nieuwe Zaak Dialog gevonden worden en kan niet via Webformulier aangevraagd worden, zodat er geen zaken van dit type gestart kunnen worden.

Link naar registratieformulier

Wanneer in Zaaktypebeheer - Relaties opgegeven is dat een zaaktype door medewerkers aangevraagd kan worden, zal een link in het informatievraagteken van het zaaktype aanwezig zijn. De URL waar deze link naar verwijst kan gebruikt worden om direct naar het Registratieformulier te navigeren (bijv. vanaf het intranet of vanuit e-mails) waarbij de ingelogde gebruiker als aanvrager gebruikt wordt.