Uitgebreid zoeken

Uit ZaaksysteemWiki
Ga naar: navigatie, zoeken

Algemeen

Het uitgebreid zoeken kan bereikt worden middels het Hoofdmenu of door in het Algemeen zoeken één van de zoekopdrachten te selecteren.

In 'Uitgebreid zoeken' kan gezocht worden op, en overzichten gemaakt worden van, alle Objecttypen:

Systeemobjecttypen

Eigen objecttypen

Uitgebreid zoeken

Zoekopdrachten

Algemeen

Een zoekopdracht bestaat uit twee aspecten:

  1. Filters die bepalen welke objecten er getoond worden
  2. Kolommen die bepalen welke kenmerken van de objecten er getoond worden
Zoekopdracht maken

Een nieuwe zoekopdracht kan op twee manieren aangemaakt worden

  • Middels de knop 'Nieuwe zoekopdracht'
  • Door één van de systeemzoekopdrachten (mijn zaken, mijn afdeling, alle zaken) te bewerken en de wijzigingen als nieuwe zoekopdracht op te slaan
Zoekopdracht bewerken

Om zoekopdrachten dynamischer te kunnen gebruiken worden wijzigingen die aangebracht worden enkel opgeslagen wanneer hier door de gebruiker voor gekozen wordt. Na een filterwijziging of kolomwijziging verschijnen er bovenaan twee knoppen:

  • Zoekopdracht opslaan - Overschrijft de instellingen (filters en kolommen) van de opgeslagen zoekopdracht met de huidige instellingen
  • Zoekopdracht herstellen - Laadt de ongewijzigde instellingen van de opgeslagen zoekopdracht

Zoekopdrachten delen

Een zoekopdracht is handig voor één gebruiker, maar vaak is diezelfde zoekopdracht ook handig voor anderen, bijvoorbeeld: Alle openstaande zaken van een afdeling die 'te laat' zijn. In dat geval is het niet wenselijk dat elke gebruiker zijn eigen identieke zoekopdracht maakt; het is dan beter om gezamenlijk één zoekopdracht te gebruiken.

Delen

Dit kan door bij de zoekopdracht 'Delen' te kiezen en de gewenste afdeling/rol combinaties toe te voegen. De zoekopdracht zal dan voor iedere Medewerker die zich in gekozen afdeling staat en minstens één van de gekozen rollen heeft raadpleegbaar zijn.

Met de optie 'Beschikbaar voor externe systemen' kan de zoekopdracht geraadpleegd worden door een extern systeem. Bijvoorbeeld voor het publiceren van resultaten op een andere website.

Rechten

Net zoals Zaaktypen en Objecttypen hebben zoekopdrachten drie rechtenniveaus: Raadplegen, Behandelen, Beheren.

Raadplegen
Een gedeelde zoekopdracht is standaard raadpleegbaar. De medewerkers met wie de zoekopdracht gedeeld is kunnen de zoekopdracht inzien. Zij kunnen uiteraard net als bij elke zoekopdracht de instellingen wijzigen voor eigen tijdelijk gebruik, maar kunnen deze wijzigingen niet opslaan. Zo kan voorkomen worden dat anderen per ongeluk onbedoelde permanente wijzigingen in een zoekopdracht maken.

Wijzigen (bewerken)
Wanneer een medewerker wijzigrechten op een zoekopdracht heeft kan deze de filter- en kolominstellingen en titel wijzigen. Het is verstandig om minimaal één andere groep deze rechten te geven, voor het geval diegene die de zoekopdracht heeft aangemaakt afwezig is.

Beheren
Wanneer een medewerker beheerrechten op een zoekopdracht heeft kan deze de deelinstellingen van de zoekopdracht wijzigen.

Let op: Het is daarmee mogelijk dat een gedeelde beheerder van een zoekopdracht zichzelf beheerrechten ontneemt. Dit kan dan enkel herstelt worden door de maker van de zoekopdracht, of iemand van een andere groep die beheerrechten heeft.

Filters

Filter Uitleg
Objecttype Als er geen Objecttype geselecteerd is zijn de andere filters ook niet aanwezig. Standaard staat 'Zaak' ingevuld. Andere objecttypen zijn bijvoorbeeld:

Zaaktype, Geplande zaak, Product, Vraag, Plantenbak, Contract, etc.

Trefwoorden Een tekstfilter die zoekt in veel van de standaard kolommen zoals:

Zaaknummer, Zaaktype, Aanvrager, Behandelaar, Coördinator, Extra informatie, Registratiedatum, etc

Status Een filter waarmee op de status van zaken gefilterd kan worden:

Nieuw, In behandeling (open), Opgeschort, Afgehandeld

Zaaktype
Kenmerken Een filter waarmee op waarden van Kenmerken die zich in zaken bevinden gefilterd kan worden.

Voor de Kenmerktypen 'Enkelvoudige keuze', 'Meervoudige keuze' en 'Keuzelijst' geldt dat de mogelijkheden binnen een kenmerk als OF gefilterd worden. Wanneer dus 'optie 2' en 'optie 3' binnen een kenmerkfilter aangevinkt worden zullen alle zaken getoond worden waar bij het kenmerk minstens één van deze opties aangevinkt is. (dus niet: waar enkel en exact deze opties aangevinkt zijn)

Voor de kenmerktypen Tekstvelden kan gezocht worden op aaneengesloten stukken tekst.

Wanneer meerdere kenmerken geselecteerd kunnen deze als EN of als EN/OF gefilterd worden. Dat betekent dus dat als de filter is ingesteld op 'Kenmerk A = X' en 'Kenmerk B = X' een zaak met X/Y niet teruggevonden wordt als voor EN gekozen is (want niet alle kenmerkfilters zijn waar), maar wel teruggevonden wordt als voor EN/OF gekozen is (want minstens één van de kenmerkfilters is waar).

Aanvrager
Adres Een filter waarmee op het Zaakadres van zaken gefilterd kan worden.

Bij deze filter kunnen gehele straten en/of losse adressen gekozen worden. Wanneer gekozen wordt voor een gehele straat zullen alle zaken waarbij het zaakadres de hele straat of een los adres op die straat betreft getoond worden.

Urgentie Een filter waarmee zaken gefilterd kunnen worden op basis van hoeveel van de afhandeltermijn verstreken is:
Normaal: Minder dan 80%
Gemiddeld: Vanaf 80% tot 90%
Hoog: Vanaf 90% tot 100%
Te laat: Meer dan 100%

Let op: De afhandeltermijn gaat uit van de datum én tijd van de registratiedatum en streefafhandeldatum. Een zaak die op 01-01-2017 16:00 geregistreerd is, met een streefafhandeltermijn van één dag (24 uur) zal dus om 02-01-2017 11:12 'Gemiddeld' worden.

Resultaat
Afdeling
Behandelaar
Coördinator
Periode Een filter waarmee op basis van een geselecteerde periode zaken worden getoond waarvan Registratiedatum en/of afhandeldatum in de periode liggen.
Beide vinkjes uit:      Registratiedatum OF afhandeldatum
Registratiedatum aan:   Registratiedatum
Afhandeldatum aan:      Afhandeldatum
Beide vinkjes aan:      Registratiedatum EN afhandeldatum
Betaalstatus Een filter waarmee op de Betaalstatus van zaken gefilterd kan worden.

Let op: Zaken krijgen enkel de betaalstatus 'niet geslaagd' wanneer de aanvrager de betaling annuleert en zaaksysteem hier bericht van Ogone voor ontvangt. In dit geval wordt de aanvraag als 'nooit afgerond' beschouwt en de zaak vernietigd. Deze filteroptie zal daarom nooit resultaten terug geven.

Contactkanaal
Vertrouwelijkheid Vertrouwelijkheid
Archiefstatus Twee opties:
  • Te vernietigen: Een filter waarmee op de zaken gefilterd wordt waarbij de Bewaartermijn verstreken is, en waarvan de vernietigingsdatum daarmee in het verleden ligt, zodat deze Vernietigd kunnen worden.
  • Overdragen: Een filter waarmee op de zaken gefilterd worden waarbij de archiefstatus 'Overdragen' is (waar de bewaartermijn 'Bewaren' is)
Extra informatie Een tekstfilter die hetzelfde werkt als 'Trefwoorden' maar beperkt is tot de kolom Extra informatie.

Kolommen

Sortering

De sortering van de resultaten kan aangepast worden door op de titel van de kolom te klikken. Er kan enkel gesorteerd worden op de standaard kolommen.

Volgorde

De volgorde van de kolommen kan aangepast worden door de titel van de kolom naar links of rechts te slepen.

Kolommen toevoegen

Met de knop 'Kolommen' rechtsbovenaan kunnen Kenmerken worden opgezocht die als kolom kunnen worden toegevoegd.

  • Systeemkenmerken zijn direct getoond zonder een zoekterm in te typen
  • Eigen kenmerken worden getoond door een zoekterm in te typen

Kolommen verwijderen

Kolommen kunnen verwijderen worden door bij de titel van de kolom op het X-je te klikken.

Standaard kolommen

De resultaten van een zoekopdracht worden standaard getoond met de volgende kolommen:

Naam Omschrijving
Status De status van de zaak wordt aangeduid met een icoontje. De icoontjes zijn en betekenen:
  • Ster - Nieuw
  • Pijltje - In behandeling
  • Pauze - Opgeschort
  • Vinkje - Afgehandeld
  • Grijs pijltje - Overdragen (naar landelijk archief)
  • Kruisje - Te verwijderen
Voortgang De voortgang wordt getoond als een balk die volloopt op basis van de hoeveelheid afgeronde zaken. Bijvoorbeeld: Een zaak met vijf fasen die zich in de derde fase bevind zal een balk hebben die veertig procent gevuld is.
Zaaktype De naam van het Zaaktype zoals opgegeven in Zaaktypebeheer.
Extra informatie De extra informatiekolom toont de informatie (met eventueel verwerkte magicstrings) zoals opgegeven in Zaaktypebeheer - Algemeen.
Aanvrager De aanvrager van de zaak
Dagen resterend Het aantal dagen voordat de Streefafhandeldatum van de zaak verstrijkt. (i.e. Streefafhandeldatum min Datum_van_Vandaag)
Acties Een dropdown met Acties die op de zaak uitgevoerd kunnen worden.

Speciale kolommen

De volgende kolommen onderscheiden zich van de andere kolommen:

Kolomnaam Omschrijving
Laatst gewijzigd Enkel voor objecten. Toont de datum waarop het object voor het laatst gewijzigd is

Acties uitvoeren

Door zaken te selecteren kunnen hier dezelfde acties op uitgevoerd worden als die beschikbaar zijn binnen de zaak, met uitzondering van 'vernietigen' en 'publiceren'.

Vernietigen

Zaken krijgen de aanduiding 'Te vernietigen' wanneer de 'Uiterste vernietigingsdatum' in het verleden ligt.

Bij het Vernietigen van zaken kunnen waarschuwingen en fouten optreden. Waarschuwingen dienen geaccepteerd te worden. Fouten blokkeren de vernietigingsactie en moeten eerst verholpen worden.

Situatie Waarschuwing Fout
Zaak is nog niet afgehandeld X
Vernietigingsdatum van zaak is nog niet verstreken X
Gerelateerde zaak is nog niet afgehandeld X
Vernietigingsdatum van gerelateerde zaak is nog niet verstreken X
Zaak heeft objectrelaties X

Tip: Wanneer de kolom 'Vernietiging geblokkeerd' toegevoegd is worden zaken die fouten bevatten roodgekleurd.

Publiceren

Deze feature betreft een gemeente-specifieke koppeling, waarbij de geselecteerde zaken op de website gepubliceerd kunnen worden.

Bulkwijzigingen

Door meerdere zaken tegelijkertijd te selecteren kunnen acties in bulk uitgevoerd worden.

  • Zaken kunnen afzonderlijk geselecteerd worden door de hokjes aan de linkerzijde van de rij aan te vinken.
  • Alle zaken van de pagina kunnen in één keer ge(de)selecteerd worden door op het hokje links op titelrij te klikken
  • Wanneer alle zaken van de pagina geselecteerd zijn kan gekozen worden om alle zaken binnen de zoekopdracht te selecteren

Exporteren

De geselecteerde zaken kunnen geëxporteerd worden in de volgende formaten:

  • CSV
  • XLS
  • OO CALC - LibreOffice Calc (.ods)
  • Documentenlijst - Een .csv met alle namen van documenten binnen de zaken: Documentenachtrij, Documentenbak, Prullenbak
  • Overdrachtsbestand - Een .tar archiefbestand waarin de zaken in een compacte computervriendelijke vorm zitten

Zelf gemaakte objecten kunnen geëxporteerd worden naar CSV, XLS en OO Calc.

Sorteren

De zaken kunnen met de dropdown rechtsboven in meerdere overzichten terug gefilterd worden, op basis van:

  • Zaaktype
  • Behandelaar
  • Afdeling
  • Status
  • Contactkanaal

Het voordeel hiervan is dat het eenvoudiger is om tussen de verschillende overzichten te schakelen en de totaalaantallen per overzicht te kunnen zien.

Kaart

De Zaakadressen van de zaken die op dat moment zichtbaar zijn in het zaakoverzicht kunnen op een kaart weergegeven worden door het hokje 'Kaart' aan te vinken.

Deze kaart heeft dezelfde functionaliteiten als het Kaartkenmerk.

Grafieken

Rechtsboven staan de twee knopjes waarmee geschakeld kan worden tussen de standaard 'Lijstweergave' en de 'Grafiekweergave'.

De volgende grafieken zijn beschikbaar:

  • Geregistreerd/afgehandeld
  • Binnen afhandeltermijn/Buiten afhandeltermijn
  • Gemiddelde behandeltijd per maand
  • Zaken binnen/buiten termijn per maand

Let op: Het maximaal aantal zaken die in een grafiek kunnen worden weergegeven is 2500. Wanneer de zoekopdracht meer zaken bevat zal verzocht wordt om de zoekopdracht verder terug te filteren.