App vergadering

Uit ZaaksysteemWiki
Versie door Admin (overleg | bijdragen) op 12 sep 2016 om 11:48 (BBV App beheren)
Ga naar: navigatie, zoeken

Algemeen

De vergader app maakt het mogelijk om vergaderingen, zoals bijvoorbeeld die voor de Bestuurlijke Besluitvorming, en de bijbehorende onderwerpen en voorstellen in een speciaal daarvoor ontworpen vergaderoverzicht te behandelen. Voor elk type vergadering kan een apart overzicht ingericht worden.

Raadplegen

Elk type vergadering heeft zijn eigen overzicht. Via https://gemeente.zaaksysteem.nl/vergadering kunnen alle vergaderoverzichten bereikt worden.

Elk vergaderoverzicht is opgedeeld in 'Open' en 'Gearchiveerd' met twee type van weergaven: Een simpele lijst van alle voorstellen óf de voorstellen ingedeeld onder de gerelateerde vergadering. De beheerder kan instellen welk van de twee standaard getoond wordt, en de gebruiker kan tussen de twee schakelen met het hamburgericoontje rechtsboven.

Overzicht
Open Gearchiveerd
Sortering Gegroepeerd Openstaande vergaderingen met openstaande voorstellen Afgehandelde vergaderingen met afgehandelde voorstellen
Ongegroepeerd Openstaande voorstellen Afgehandelde voorstellen

Door een voorstel te openen kan deze in meer detail ingezien worden. Alle kenmerken worden in volgorde weergegeven, gevolgd door de besluitkenmerken, gevolgd door de documenten.

Behandelen

Medewerkers kunnen acties op voorstellen uitvoeren mits het vergadertype geconfigureerd is als 'behandelen'.

Persoonlijke notities

Aan elk voorstel kan een persoonlijke notitie toegevoegd worden door 'persoonlijke notitie toevoegen' te selecteren. Deze notities zijn enkel zichtbaar voor de gebruiker die de notitie maakt.

Besluit nemen

In het koppelprofiel kunnen 'Voorstel acceptatie kenmerken' en 'Voorstel toelichting kenmerken' toegevoegd worden. Wanneer in het zaaktype opgegeven is dat de kenmerken door de medewerker gewijzigd mogen worden kan deze bij het inzien van het voorstel een waarde selecteren en hierbij een toelichting opgegeven. De geselecteerde waarde en toelichting worden dan respectievelijk in het 'voorstel acceptatie kenmerk' en 'voorstel toelichting kenmerk' (in de zaak) opgeslagen.

Een medewerker kan een opgeslagen besluit nog wijzigen met de knop 'Wijzigen'. Ook de toelichting kan dan nog aangepast worden.

Voorbeeld inrichting

Let op: De inrichting moet zo zijn dat elke gebruiker voor slechts één 'voorstel acceptatie kenmerk' behandelrechten heeft. Dit kan bewerkstelligd worden met de functionaliteiten: Kenmerken - Specifieke behandelrechten en Afdeling/rollen van gebruikers.

Gebruikers
Gebruiker Afdeling Rol
Gemeentesecretaris Concerndirectie Behandelaar
Gemeentesecretaris
.
Burgemeester Bestuur Behandelaar
Burgemeester
.
Wethouder X Bestuur Behandelaar
Wethouder X
.
Wethouder Y Bestuur Behandelaar
Wethouder Y
.
Wethouder Z Bestuur Behandelaar
Wethouder Z
.
Kenmerken
Kenmerk Waarden Rechten
Besluit gemeentesecretaris Akkoord
Niet akkoord
Afwezig
Concerndirectie / Gemeentesecratris
Besluit burgemeester Akkoord
Niet akkoord
Afwezig
Bestuur / Burgemeester
Besluit wethouder X Akkoord
Niet akkoord
Afwezig
Bestuur / Wethouder X
Besluit wethouder Y Akkoord
Niet akkoord
Afwezig
Bestuur / Wethouder Y
Besluit wethouder Z Akkoord
Niet akkoord
Afwezig
Bestuur / Wethouder Z

Beheren

De app kan ingericht en beheerd worden door de zaaksysteembeheerder.

Eerste keer inrichten

De koppeling vereist een volledig correcte inrichting om te werken. Neem dan ook contact op met Mintlab wanneer u deze koppeling voor het eerst gaan inrichten.

Algemeen

Instelling Omschrijving
API key
Toegangsniveau Raadplegen of Behandelen. Met de optie 'Behandelen' kan ingelogd worden om notities aan voorstellen toe te voegen.
Header titel (desktop/tablet) De titel die gebruikt wordt voor desktops en tablets
Header titel (mobiel) De titel die gebruikt wordt voor mobiele apparaten
Header plaatje De URL van het plaatje dat in de header van de BBV pagina wordt weergegeven
Header kleur De hexcode van de header van de BBV pagina
Accent kleur De hexcode die accentkleuren zoals vergaderingstitel bepaald
Zaaktype vergaderingen Het vergaderzaaktype
Zaaktype voorstellen De voorstelzaaktypen
Voorstel acceptatie kenmerken De 'enkelvoudige keuze'- of 'keuzelijst'-kenmerken waarmee het besluit geregistreerd wordt (bijv: akkoord / niet akkoord).
Voorstel toelichting kenmerken De 'groot tekstveld'-kenmerken waarmee het genomen besluit toegelicht wordt
Medewerker De gebruikers die de app bekijken zonder in te loggen zullen de zaken te zien krijgen waartoe deze medewerker raadpleegrechten toe heeft.
Locatie APP

Kenmerken koppelen

Er kunnen verscheidene kenmerken gekoppeld worden: Vijf voor het vergaderzaaktype en de rest is voor het voorstelzaaktype. In het overzicht wordt de informatie van de voorstellen in kolommen weergegeven. Door middel van de checkboxes voor de kenmerken kan bepaald worden welke kenmerken als kolom getoond moeten worden.

Let op: Wees zuinig bij het toevoegen van kolommen. De informatie die in het overzicht getoond wordt dient enkel om een overzicht te houden van alle voorstellen die in de vergadering besproken worden. Voor het inzien van alle informatie kan het voorstel geopend worden.

Let op: Standaard zal de app de technische naam van het kenmerk gebruiken voor de kolomtitels en voorsteloverzichten, maar zal wanneer ingevuld de Publieke naam gebruiken.

Titel Aanbevolen kenmerktype Omschrijving
Vergadering - Onderwerp tekstveld Het onderwerp van de vergadering
Vergadering - Datum datum
Vergadering - Tijd tekstveld
Vergadering - Locatie enkelvoudige keuze De locatie, bijvoorbeeld: Raadzaal
Vergadering - Voorzitter tekstveld
Voorstel - Zaaknummer Het systeemkenmerk 'zaaknummer'
Voorstel - Zaaktype Het systeemkenmerk 'zaaktype'
Voorstel - Onderwerp tekstveld Een korte samenvatting
Voorstel - Portefeuillehouder tekstveld
Voorstel - Samenvatting rich text Een uitgebreide beschrijving
Voorstel - Openbaarheid enkelvoudige keuze
Voorstel - Conceptbesluit college enkelvoudige keuze
Voorstel - Conceptbesluit raad enkelvoudige keuze
Voorstel - Definitief besluit college enkelvoudige keuze
Voorstel - Definitief besluit raad enkelvoudige keuze
Voorstel - Afdeling enkelvoudige keuze
Voorstel - Aanvrager Tekstveld
Voorstel - Datum Afdeling datum
Voorstel - Datum Management datum
Voorstel - Datum Directie datum
Voorstel - Datum College datum
Voorstel - Datum Commissie datum
Voorstel - Datum Raad datum
Voorstel - Resultaat Het systeemkenmerk 'resultaat'
Voorstel - Agenderingswijze enkelvoudige keuze
Voorstel - Bijlage label 1 document
Voorstel - Bijlage label 2 document