Documentintake: verschil tussen versies

Uit ZaaksysteemWiki
Ga naar: navigatie, zoeken
(Rechten)
 
(5 tussenliggende versies door dezelfde gebruiker niet weergegeven)
Regel 1: Regel 1:
 
__TOC__
 
__TOC__
De documentintake kan benaderd worden door rechtsboven op het [http://wiki.zaaksysteem.nl/Dashboard Documenticoontje] te klikken.
+
De documentintake kan benaderd worden vanuit het [[Dashboard|Hoofdmenu]].
 +
 
 
=== Een gescand document ontvangen ===
 
=== Een gescand document ontvangen ===
 
{|
 
{|
 
|- style="vertical-align:top;"
 
|- style="vertical-align:top;"
|Wanneer de scanstraat en het [http://wiki.zaaksysteem.nl/Koppelprofiel_Scanstraat Koppelprofiel Scanstraat] ingericht zijn kunnen er documenten naar het zaaksysteem gescand worden. De scanner plaatst het document op de server en binnen enkele minuten worden deze bestanden door het zaaksysteem ontvangen, ingelezen, en komen deze in de documentenintake te staan.
+
|Wanneer de scanstraat en het [[Koppelprofiel_Scanstraat|Koppelprofiel Scanstraat]] ingericht zijn kunnen er documenten naar het zaaksysteem gescand worden. De scanner plaatst het document op de server en binnen enkele minuten worden deze bestanden door het zaaksysteem ontvangen, ingelezen, en komen deze in de documentenintake te staan.
  
 
In het overzicht zijn er drie mogelijke acties voor elke document:
 
In het overzicht zijn er drie mogelijke acties voor elke document:
Regel 39: Regel 40:
 
|Wanneer een zaak geselecteerd wordt zullen hier de mogelijke zaakdocumenten weergegeven worden, zodat het document direct als dusdanig aan de zaak toegevoegd wordt.
 
|Wanneer een zaak geselecteerd wordt zullen hier de mogelijke zaakdocumenten weergegeven worden, zodat het document direct als dusdanig aan de zaak toegevoegd wordt.
 
|}
 
|}
|[[bestand:documentintake toevoegen.png|thumb|Aan een zaak toevoegen]]
+
|[[bestand:Documentintake document toevoegen.png|thumb|Document aan zaak toevoegen]]
 
|}
 
|}
  
Regel 45: Regel 46:
 
{| width=100%
 
{| width=100%
 
|- style="vertical-align:top;"
 
|- style="vertical-align:top;"
|Wanneer een document met een nieuwe zaak geregistreerd moet worden zal dit op dezelfde manier gebeuren als wanneer een nieuwe zaak via de [http://wiki.zaaksysteem.nl/Groene_knop Groene knop] geregistreerd wordt.
+
|Wanneer een document met een nieuwe zaak geregistreerd moet worden zal dit op dezelfde manier gebeuren als wanneer een nieuwe zaak via de [[Plusknop|Plusknop]] geregistreerd wordt.
  
 
Het verschil is dat boven het registratieformulier de instellingen van het document meegegeven kunnen worden. Dit zijn dezelfde instellingen als voor het toevoegen van een document aan een zaak: Richting, Ontvangst- of Verzenddatum, Omschrijving.
 
Het verschil is dat boven het registratieformulier de instellingen van het document meegegeven kunnen worden. Dit zijn dezelfde instellingen als voor het toevoegen van een document aan een zaak: Richting, Ontvangst- of Verzenddatum, Omschrijving.
  
|[[bestand:documentintake zaak starten regform.png|thumb|Een zaak starten (registratieformulier)]]
+
|[[bestand:Documentintake zaak starten.png|thumb|Een zaak starten a.d.h.v een document]]
 
|}
 
|}
  
Regel 56: Regel 57:
  
 
=== Rechten ===
 
=== Rechten ===
Gebruikers met de [http://wiki.zaaksysteem.nl/Gebruikers#Systeemrollen Systeemrollen] 'Administrator', 'Zaaksysteembeheerder' en 'Zaakbeheerder' kunnen alle documenten zien. Gebruikers die deze rollen niet hebben zien enkel de documenten die op hun naam staan. Zie [http://wiki.zaaksysteem.nl/Koppelprofiel_Scanstraat#Type_documentintake Type documentintake] om te zien hoe documenten op naam gezet kunnen worden.
+
Normaal zien gebruikers enkel de documenten die op hun naam staan. Gebruikers met de volgende [[Gebruikers#rollen|Systeemrollen]] kunnen alle documenten zien:
 +
<ul>
 +
<li>Administrator</li>
 +
<li>Zaaksysteembeheerder</li>
 +
<li>Documentintaker</li>
 +
<li>Zaakbeheerder</li>
 +
</ul>
 +
Gebruikers die deze rollen niet hebben zien enkel de documenten die op hun naam staan. Zie [[Koppelprofiel_Scanstraat#Type_documentintake|Type documentintake]] om te zien hoe documenten op naam gezet kunnen worden.

Huidige versie van 19 aug 2016 om 11:07

De documentintake kan benaderd worden vanuit het Hoofdmenu.

Een gescand document ontvangen

Wanneer de scanstraat en het Koppelprofiel Scanstraat ingericht zijn kunnen er documenten naar het zaaksysteem gescand worden. De scanner plaatst het document op de server en binnen enkele minuten worden deze bestanden door het zaaksysteem ontvangen, ingelezen, en komen deze in de documentenintake te staan.

In het overzicht zijn er drie mogelijke acties voor elke document:

  1. Een document aan een zaak toevoegen
  2. Een zaak vanuit een document starten
  3. Een document verwijderen
Documentintake

Een document aan een zaak toevoegen

Wanneer een document aan een bestaande zaak toegevoegd wordt kunnen verschillende instellingen opgegeven worden:
Instelling Omschrijving
Zaak De zaak waaraan het document toegevoegd moet worden kan gevonden worden door te zoeken op de metadata van de zaak: Zaaktype, zaaknummer, aanvrager, etc.
Omschrijving Een omschrijving van het document kan opgegeven worden
Richting De richting van het document: Inkomend, Uitgaand, Intern
Ontvangst- of verzenddatum Wanneer de richting als 'Inkomend' of 'Uitgaand' geselecteerd wordt zal er een kalender getoond worden waar respectievelijk de 'Ontvangstdatum' of 'Verzenddatum' opgegeven kunnen worden.
Zaakdocument Wanneer een zaak geselecteerd wordt zullen hier de mogelijke zaakdocumenten weergegeven worden, zodat het document direct als dusdanig aan de zaak toegevoegd wordt.
Document aan zaak toevoegen

Een zaak vanuit een document starten

Wanneer een document met een nieuwe zaak geregistreerd moet worden zal dit op dezelfde manier gebeuren als wanneer een nieuwe zaak via de Plusknop geregistreerd wordt.

Het verschil is dat boven het registratieformulier de instellingen van het document meegegeven kunnen worden. Dit zijn dezelfde instellingen als voor het toevoegen van een document aan een zaak: Richting, Ontvangst- of Verzenddatum, Omschrijving.

Een zaak starten a.d.h.v een document

Een document verwijderen

Een document dat uit de documentintake verwijderd wordt is permanent verwijderd.

Rechten

Normaal zien gebruikers enkel de documenten die op hun naam staan. Gebruikers met de volgende Systeemrollen kunnen alle documenten zien:

  • Administrator
  • Zaaksysteembeheerder
  • Documentintaker
  • Zaakbeheerder

Gebruikers die deze rollen niet hebben zien enkel de documenten die op hun naam staan. Zie Type documentintake om te zien hoe documenten op naam gezet kunnen worden.