Gebruikers: verschil tussen versies

Uit ZaaksysteemWiki
Ga naar: navigatie, zoeken
(Rollen toewijzen aan gebruikers)
(Rollen binnen het zaaksysteem)
Regel 62: Regel 62:
  
 
=== Rollen binnen het zaaksysteem ===
 
=== Rollen binnen het zaaksysteem ===
 
+
{| class="wikitable" style="vertical-align:middle; text-align:center;"
 
+
|-
{| class="wikitable" border="1"
+
!colspan="1"|Rechten
 +
!colspan="6"|Zaaksysteemrollen
 +
!colspan="3"|Zaaktyperechten
 +
!colspan="3"|Zaakrollen
 +
|-
 +
!
 +
!Administrator
 +
!Zaaksysteembeheerder
 +
!Zaaktypebeheerder
 +
!Zaakbeheerder
 +
!Contactbeheerder
 +
!Behandelaar
 +
!Raadplegen
 +
!Behandelen
 +
!Beheren
 +
!Aanvrager
 +
!Behandelaar
 +
!Coördinator
 +
|-
 +
!Basic interface
 +
| x || x || x || x || x || x ||  ||  ||  ||  ||  ||
 +
|-
 +
!Zaak in overzicht zien
 +
| x || x ||  ||  ||  ||  || x || x || x || x || x ||
 +
|-
 +
!Zaak in spotenlighter zien
 +
| x || x ||  ||  ||  ||  || x || x || x || x || x ||
 
|-
 
|-
! scope="col" width="200pt"| Rol
+
!Document in spotenlighter zien
! scope="col" width="300pt"| Systeemrechten
+
| x || x ||  ||  ||  ||  || x || x || x || x || x ||
! scope="col" width="300pt"| Zaakrechten
 
 
 
 
|-
 
|-
| Administrator
+
!Contact tel/mail bewerken
|
+
| x || x ||  ||  ||  || x ||  ||  ||  ||  ||  ||
* Mag zaken behandelen
 
* Mag zoekopdrachten uitvoeren
 
* Mag contacten beheren
 
* Mag beheeracties uitvoeren in zaken
 
* Mag verplichte velden overslaan bij registratie
 
* Mag zaaktypen beheren
 
* Mag rollen toewijzen
 
* Mag documentintake beheren
 
* Mag zaken vernietigen
 
| Inrichting per zaaktype
 
 
 
 
|-
 
|-
| Afdelingshoofd
+
!Contact aanmaken
|
+
| x || x ||  ||  || x ||  ||  ||  ||   ||  ||  ||
* Mag zaken behandelen
 
* Mag zoekopdrachten uitvoeren
 
| Inrichting per zaaktype
 
 
 
 
|-
 
|-
| Behandelaar
+
!Contact bewerken
|
+
| x || x ||  ||  || x ||  ||  ||  ||   ||  ||  ||
* Mag zaken behandelen
 
* Mag zoekopdrachten uitvoeren
 
| Inrichting per zaaktype
 
 
 
 
|-
 
|-
| Burgemeester
+
!Contact verwijderen
|
+
| x || x ||  ||  || x ||  ||  ||  ||   ||  ||  ||
* Mag zaken behandelen
 
* Mag zoekopdrachten uitvoeren
 
| Inrichting per zaaktype
 
 
 
 
|-
 
|-
| Contactbeheerder
+
!Catalogus
|
+
| x || x || x ||  ||  ||   ||  ||  ||  ||  ||  ||
* Mag zaken behandelen
 
* Mag zoekopdrachten uitvoeren
 
* Mag contacten beheren
 
| Inrichting per zaaktype
 
 
 
 
|-
 
|-
| Gemeentesecretaris
+
!Gebruikers
|
+
| x || x ||  ||  ||  ||  ||  ||  ||   ||  ||  ||
* Mag zaken behandelen
 
* Mag zoekopdrachten uitvoeren
 
| Inrichting per zaaktype
 
 
 
 
|-
 
|-
| Wethouder
+
!Logboek
|
+
| x || x ||  ||  ||  ||  ||  ||  ||   ||  ||  ||
* Mag zaken behandelen
 
* Mag zoekopdrachten uitvoeren
 
| Inrichting per zaaktype
 
 
 
 
|-
 
|-
| Zaakbeheerder
+
!Configuratie
|
+
| x || x ||  ||   ||  ||  ||  ||  ||  ||  ||  ||
* Mag zaken behandelen
 
* Mag zoekopdrachten uitvoeren
 
* Mag beheeracties uitvoeren in zaken
 
* Mag verplichte velden overslaan bij registratie
 
* Mag documentintake beheren
 
| Inrichting per zaaktype
 
 
 
 
|-
 
|-
| Zaaktypebeheerder
+
!Koppelingen
|
+
| x || x ||  ||   ||  ||  ||  ||  ||  ||  ||  ||
* Mag zaken behandelen
 
* Mag zoekopdrachten uitvoeren
 
* Mag beheeracties uitvoeren in zaken
 
* Mag verplichte velden overslaan bij registratie
 
* Mag zaaktypen beheren
 
| Inrichting per zaaktype
 
 
 
 
|-
 
|-
| Zaaksysteembeheerder
+
!Reg. Form (verplichtheid overslaan)
|
+
| x || x ||  || x ||   ||  ||  ||  ||  ||  ||  ||
* Mag zaken behandelen
 
* Mag zoekopdrachten uitvoeren
 
* Mag contacten beheren
 
* Mag beheeracties uitvoeren in zaken
 
* Mag verplichte velden overslaan bij registratie
 
* Mag zaaktypen beheren
 
* Mag rollen toewijzen
 
* Mag documentintake beheren
 
* Mag zaken vernietigen
 
| Inrichting per zaaktype
 
 
 
 
|-
 
|-
| Zaakverdeler
+
!Zaakdossier m.u.v. onderstaand
|
+
| x || x ||  ||  ||  ||  ||  || x || x || x || x || x
* Mag zaken behandelen
 
* Mag zaken verdelen
 
* Mag zoekopdrachten uitvoeren
 
| Inrichting per zaaktype
 
 
 
|}
 
 
 
Naast de rollen die systeemrechten hebben, worden inhoudelijke rechten per zaaktype ingericht. Hierin geeft de beheerder aan wat een bepaalde rol mag binnen een bepaald zaaktype. Zaaksysteem.nl hanteert een eenvoudig rechtensysteem van drie verschillende niveaus (raadplegen, behandelen, beheren). Dit eenvoudige systeem wordt ingezet omdat de visie van zaaksysteem.nl is dat informatie delen een succesfactor is in het verbeteren van de dienstverlening. Een complex rechtensysteem (per document of veld) past niet meer in een maatschappij waarin steeds meer verschillende professionals afhankelijk zijn van het delen van deze informatie. Daarnaast heeft elke ambtenaar een ambtseed of -belofte afgelegd waarin de integriteit van gebruik van informatie reeds is georganiseerd.
 
 
 
{| class="wikitable" border="1"
 
 
|-
 
|-
! scope="col" width="200pt"| Recht
+
!Actiemenu
! scope="col" width="300pt"| Toelichting
+
| x || x ||  ||  ||  ||  ||  || x || x || x || x || x
! scope="col" width="300pt"| Schermafbeelding
 
 
 
 
|-
 
|-
| Zaken raadplegen
+
!Actiemenu (beheeracties)
|
+
| x || x ||  ||  ||  ||  ||  ||  || x ||  ||  ||
* Zaken toegankelijk binnen zoekopdrachten
 
* Zaakdossiers inhoudelijke lezen
 
|
 
 
 
 
|-
 
|-
| Zaken behandelen
+
!Zaak relateren
|
+
| x || x ||  ||  ||  ||  || x || x || x || x || x || x
* Wijzigen van kenmerken (waaronder documenten)
 
* Fase verhogen
 
* Behandelaar wijzigen
 
* Betrokkene toevoegen
 
* Zaak verlengen
 
* Opschorten/activeren
 
* Vroegtijdig afhandelen
 
* Zaak relateren
 
* Zaak starten (deelzaak of gerelateerde zaak)
 
* Zaak kopieren
 
|
 
 
 
 
|-
 
|-
| Zaken beheren
+
!Contactmoment/notitie
|
+
| x || x ||  ||  ||  ||  || x || x || x || x || x || x
* Fase wijzigen
+
|}
* Status wijzigen
 
* Afdeling wijzigen
 
* Coordinator wijzigen
 
* Aanvrager wijzigen
 
* Zaaktype wijzigen
 
* Vernietigingsdatum wijzigen
 
|
 
  
|}
+
Naast de rollen die systeemrechten hebben, worden inhoudelijke rechten per zaaktype ingericht. Hierin geeft de beheerder aan wat een bepaalde rol mag binnen een bepaald zaaktype. Zaaksysteem.nl hanteert een eenvoudig rechtensysteem van drie verschillende niveaus (raadplegen, behandelen, beheren). Dit eenvoudige systeem wordt ingezet omdat de visie van zaaksysteem.nl is dat informatie delen een succesfactor is in het verbeteren van de dienstverlening. Een complex rechtensysteem (per document of veld) past niet meer in een maatschappij waarin steeds meer verschillende professionals afhankelijk zijn van het delen van deze informatie. Daarnaast heeft elke ambtenaar een ambtseed of -belofte afgelegd waarin de integriteit van gebruik van informatie reeds is georganiseerd.

Versie van 21 apr 2015 om 08:34

Gebruikers beheren

Op de gebruikerspagina kan de zaaksysteembeheerder de volgende acties uitvoeren:
  • Afdeling toevoegen
  • Afdeling verwijderen
  • Rollen toevoegen
  • Rollen verwijderen
  • Gebruikers tussen afdelingen verplaatsen
  • Gebruikers rollen toekennen
  • Gebruikers rollen ontnemen
Gebruikerspagina

Rollen en rechten

Inleiding

Zaaksysteem.nl maakt gebruik van Role Based Services voor het inrichten van rollen en rechten binnen het systeem. Door het toewijzen van rechten aan rollen in plaats van individuele gebruikers vereist het rechtenbeheer minder werk.

Binnen het zaaksysteem zijn er twee type rollen:

  • systeemrollen; deze geven de gebruiker rechten tot bepaalde functionaliteiten
  • organisatierollen; deze worden door de organisatie zelf aangemaakt en kunnen, net als systeemrollen, in combinatie met afdelingen worden ingezet voor de toewijzing van zaken en het definiëren van rechten binnen zaken

Bijvoorbeeld: De systeemrol 'zaaktypebeheerder' geeft de gebruiker toegang tot de catalogus
Bijvoorbeeld: Door de gebruikers van de afdeling 'Ruimte' onder te verdelen in de twee rollen 'Wijkbeheer' en 'Wijkplanning' kunnen zaken van het type 'melding openbare ruimte' worden toegewezen aan Ruimte-Wijkbeheer, zodat deze enkel in de zaakintake van Wijkplanning komen. Terwijl de rechten voor het zaaktype worden ingesteld op Ruimte-Behandelaar, zodat iedereen van de afdeling Ruimte toegang heeft.

Door rechten aan rollen toe te wijzen, in plaats van individuele gebruikers, vereist het beheren van de rechten veel minder werk. Doordat in het zaaktype is bepaald welke rollen welke rechten hebben hoeft een medewerker enkel de rol(len) die bij de functie hoort toegewezen te krijgen om alle rechten te krijgen die nodig zijn. Bij indiensttreding of functiewijziging bespaart dit een hoop werk en reduceert de kans op fouten aanzienlijk. Omgekeerd kan bij een wijziging van de werkprocessen de nieuwe rechten eenvoudig worden doorgevoerd, bijvoorbeeld wanneer een werkproces van de ene afdeling aan de andere wordt overgedragen hoeft dit enkel in het zaaktype te worden aangepast om alle medewerkers hun rechten dan wel te ontnemen, dan wel toe te kennen.

Rollen toewijzen aan gebruikers

Op de gebruikerspagina worden de afdelingen en rollen aangemaakt, gebruikers in afdelingen geplaatst en rollen aan gebruikers toegewezen. Eén gebruiker kan in één afdeling geplaatst worden, maar meerdere rollen krijgen.


Bijvoorbeeld: Een medewerker van de afdeling ruimte kan een Wijkplanner zijn, maar ook een webcoördinator, BHV'er, etc.

Bestand:Gebruikers.png
Overzicht medewerkerspagina

Rechten in een zaaktype wijzigen

Zaaksysteem.nl hanteert een eenvoudig rechtensysteem van drie verschillende niveaus (raadplegen, behandelen, beheren). Dit eenvoudige systeem wordt ingezet omdat de visie van zaaksysteem.nl is dat informatie delen een succesfactor is in het verbeteren van de dienstverlening. Een complex rechtensysteem (per document of veld) past niet meer in een maatschappij waarin steeds meer verschillende professionals afhankelijk zijn van het delen van deze informatie. In plaats daarvan wordt elke wijziging gelogd, zodat eventueel oneigenlijk gebruik kan worden aangetoond.
Vernietigingslijst zaken

Toewijzing in een zaaktype wijzigen

In het zaaktype wordt de (automatische) toewijzing van de zaken bepaald. Hiermee wordt bepaald bij welke afdeling/rol de zaak na registratie in de zaakintake wordt geplaatst. Daarnaast kan er ook tussentijds worden toegewezen door processtappen in fasen onder te verdelen en een toewijzing in te stellen bij de faseovergang. Door een andere afdeling te selecteren en aan te vinken zal de zaak bij faseafronding 'uit behandeling' worden genomen en in de zaakintake van de opgegeven afdeling worden geplaatst.


Bijvoorbeeld:

  • Na registratie van het webformulier door de burger wordt de zaak in de intake van de frontoffice geplaatst
  • Een medewerker neemt de zaak in behandeling en stelt het besluit op, waarna de fase behandeling wordt afgerond en de zaak automatisch in de intake van het management wordt geplaatst
  • De manager beoordeelt, ondertekent, en rond de fase af, waarop de zaak weer in de intake van de frontoffice geplaatst wordt
  • Een medewerker neemt de zaak in behandeling en voert de benodigde werkzaamheden uit
Bestand:Ztbfasering.png
Overzicht ZTB toewijzing

Rollen binnen het zaaksysteem

Rechten Zaaksysteemrollen Zaaktyperechten Zaakrollen
Administrator Zaaksysteembeheerder Zaaktypebeheerder Zaakbeheerder Contactbeheerder Behandelaar Raadplegen Behandelen Beheren Aanvrager Behandelaar Coördinator
Basic interface x x x x x x
Zaak in overzicht zien x x x x x x x
Zaak in spotenlighter zien x x x x x x x
Document in spotenlighter zien x x x x x x x
Contact tel/mail bewerken x x x
Contact aanmaken x x x
Contact bewerken x x x
Contact verwijderen x x x
Catalogus x x x
Gebruikers x x
Logboek x x
Configuratie x x
Koppelingen x x
Reg. Form (verplichtheid overslaan) x x x
Zaakdossier m.u.v. onderstaand x x x x x x x
Actiemenu x x x x x x x
Actiemenu (beheeracties) x x x
Zaak relateren x x x x x x x x
Contactmoment/notitie x x x x x x x x

Naast de rollen die systeemrechten hebben, worden inhoudelijke rechten per zaaktype ingericht. Hierin geeft de beheerder aan wat een bepaalde rol mag binnen een bepaald zaaktype. Zaaksysteem.nl hanteert een eenvoudig rechtensysteem van drie verschillende niveaus (raadplegen, behandelen, beheren). Dit eenvoudige systeem wordt ingezet omdat de visie van zaaksysteem.nl is dat informatie delen een succesfactor is in het verbeteren van de dienstverlening. Een complex rechtensysteem (per document of veld) past niet meer in een maatschappij waarin steeds meer verschillende professionals afhankelijk zijn van het delen van deze informatie. Daarnaast heeft elke ambtenaar een ambtseed of -belofte afgelegd waarin de integriteit van gebruik van informatie reeds is georganiseerd.