Gebruikers

Gebruikers beheren

Op de gebruikerspagina kan de zaaksysteembeheerder de volgende acties uitvoeren: Afdeling toevoegen Afdeling verwijderen Rollen toevoegen Rollen verwijderen Gebruikers tussen afdelingen verplaatsen Gebruikers rollen toekennen Gebruikers rollen ontnemen

Gebruikerspagina

Rollen en rechten

Inleiding

Zaaksysteem.nl maakt gebruik van Role Based Services (Meer over RBS) voor het inrichten van rollen en rechten binnen het systeem. Dit rol-gebaseerde rechtensysteem wordt ingericht met OpenLDAP. Door het toewijzen van rechten aan rollen in plaats van individuele gebruikers vereist het rechtenbeheer minder werk.

Binnen het zaaksysteem zijn er twee type rollen:

• systeemrollen; deze geven de gebruiker rechten tot bepaalde functionaliteiten
• organisatierollen; deze worden door de organisatie zelf aangemaakt en kunnen, net als systeemrollen, in combinatie met afdelingen worden ingezet voor de toewijzing van zaken en het definiëren van rechten binnen zaken

Bijvoorbeeld: De systeemrol 'zaaktypebeheer' geeft de gebruiker toegang tot de catalogus
Bijvoorbeeld: Door de gebruikers van de afdeling 'Ruimte' onder te verdelen in de twee rollen 'Wijkbeheer' en 'Wijkplanning' kunnen zaken van het type 'melding openbare ruimte' worden toegewezen aan Ruimte-Wijkbeheer, zodat deze enkel in de zaakintake van Wijkplanning komen. Terwijl de rechten voor het zaaktype worden ingesteld op Ruimte-Behandelaar, zodat iedereen van de afdeling Ruimte toegang heeft.

Door rechten aan rollen toe te wijzen, in plaats van individuele gebruikers, vereist het beheren van de rechten veel minder werk. Doordat in het zaaktype is bepaald welke rollen welke rechten hebben hoeft een medewerker enkel de rol(len) die bij de functie hoort toegewezen te krijgen om alle rechten te krijgen die nodig zijn. Bij indiensttreding of functiewijziging bespaart dit een hoop werk en reduceert de kans op fouten aanzienlijk. Omgekeerd kan bij een wijziging van de werkprocessen de nieuwe rechten eenvoudig worden doorgevoerd, bijvoorbeeld wanneer een werkproces van de ene afdeling aan de andere wordt overgedragen hoeft dit enkel in het zaaktype te worden aangepast om alle medewerkers hun rechten dan wel te ontnemen, dan wel toe te kennen.

Rollen toewijzen aan gebruikers

Op de gebruikerspagina worden de afdelingen en rollen aangemaakt, gebruikers in afdelingen geplastst en rollen aan gebruikers toegewezen. Eén gebruiker kan in één afdeling geplaatst, maar meerdere rollen krijgen. Bijvoorbeeld: Een medewerker van de afdeling ruimte kan een Wijkplanner zijn, maar ook een webcoördinator, BHV'er, etc.

Bestand:Gebruikers.png Overzicht medewerkerspagina

Bestand:Rollenenrechten.png Overzicht zaaksysteemrechten

Rechten in een zaaktype wijzigen

Zaaksysteem.nl hanteert een eenvoudig rechtensysteem van drie verschillende niveaus (raadplegen, behandelen, beheren). Dit eenvoudige systeem wordt ingezet omdat de visie van zaaksysteem.nl is dat informatie delen een succesfactor is in het verbeteren van de dienstverlening. Een complex rechtensysteem (per document of veld) past niet meer in een maatschappij waarin steeds meer verschillende professionals afhankelijk zijn van het delen van deze informatie. In plaats daarvan wordt elke wijziging gelogd, zodat eventuele oneigenlijk gebruik kan worden aangetoond.

Vernietigingslijst zaken

Toewijzing in een zaaktype wijzigen

In het zaaktype wordt de (automatische) toewijzing van de zaken bepaald. Hiermee wordt bepaald bij welke afdeling/rol de zaak na registratie in de zaakintake wordt geplaatst. Daarnaast kan er ook tussentijds worden toegewezen door processtappen in fasen onder te verdelen en een toewijzing in te stellen bij de faseovergang. Door een andere afdeling te selecteren en aan te vinken zal de zaak bij faseafronding 'uit behandeling' worden genomen en in de zaakintake van de opgegeven afdeling worden geplaatst. Bijvoorbeeld: Na registratie van het webformulier door de burger wordt de zaak in de intake van de frontoffice beplaatst Een medewerker neemt de zaak in behandeling en stelt het besluit op, waarna de fase behandeling wordt afgerond en de zaak automatisch in de intake van het management wordt geplaatst De manager beoordeelt, ondertekent, en rond de fase af, waarop de zaak weer in de intake van de frontoffice geplaatst wordt Een medewerker neemt de zaak in behandeling en voert de benodigde werkzaamheden uit

Bestand:Ztbfasering.png Overzicht ZTB toewijzing

Rollen binnen het zaaksysteem

Rol	Systeemrechten	Zaakrechten
Administrator	Mag zaken behandelen Mag zoekopdrachten uitvoeren Mag contacten beheren Mag beheeracties uitvoeren in zaken Mag verplichte velden overslaan bij registratie Mag zaaktypen beheren Mag rollen toewijzen Mag documentintake beheren Mag zaken vernietigen	Inrichting per zaaktype
Afdelingshoofd	Mag zaken behandelen Mag zoekopdrachten uitvoeren	Inrichting per zaaktype
Behandelaar	Mag zaken behandelen Mag zoekopdrachten uitvoeren	Inrichting per zaaktype
Burgemeester	Mag zaken behandelen Mag zoekopdrachten uitvoeren	Inrichting per zaaktype
Contactbeheerder	Mag zaken behandelen Mag zoekopdrachten uitvoeren Mag contacten beheren	Inrichting per zaaktype
Gemeentesecretaris	Mag zaken behandelen Mag zoekopdrachten uitvoeren	Inrichting per zaaktype
Wethouder	Mag zaken behandelen Mag zoekopdrachten uitvoeren	Inrichting per zaaktype
Zaakbeheerder	Mag zaken behandelen Mag zoekopdrachten uitvoeren Mag beheeracties uitvoeren in zaken Mag verplichte velden overslaan bij registratie Mag documentintake beheren	Inrichting per zaaktype
Zaaktypebeheerder	Mag zaken behandelen Mag zoekopdrachten uitvoeren Mag beheeracties uitvoeren in zaken Mag verplichte velden overslaan bij registratie Mag zaaktypen beheren	Inrichting per zaaktype
Zaaksysteembeheerder	Mag zaken behandelen Mag zoekopdrachten uitvoeren Mag contacten beheren Mag beheeracties uitvoeren in zaken Mag verplichte velden overslaan bij registratie Mag zaaktypen beheren Mag rollen toewijzen Mag documentintake beheren Mag zaken vernietigen	Inrichting per zaaktype
Zaakverdeler	Mag zaken behandelen Mag zaken verdelen Mag zoekopdrachten uitvoeren	Inrichting per zaaktype

Naast de rollen die systeemrechten hebben, worden inhoudelijke rechten per zaaktype ingericht. Hierin geeft de beheerder aan wat een bepaalde rol mag binnen een bepaald zaaktype. Zaaksysteem.nl hanteert een eenvoudig rechtensysteem van drie verschillende niveaus (raadplegen, behandelen, beheren). Dit eenvoudige systeem wordt ingezet omdat de visie van zaaksysteem.nl is dat informatie delen een succesfactor is in het verbeteren van de dienstverlening. Een complex rechtensysteem (per document of veld) past niet meer in een maatschappij waarin steeds meer verschillende professionals afhankelijk zijn van het delen van deze informatie. Daarnaast heeft elke ambtenaar een ambtseed of -belofte afgelegd waarin de integriteit van gebruik van informatie reeds is georganiseerd.

Recht	Toelichting	Schermafbeelding
Zaken raadplegen	Zaken toegankelijk binnen zoekopdrachten Zaakdossiers inhoudelijke lezen
Zaken behandelen	Wijzigen van kenmerken (waaronder documenten) Fase verhogen Behandelaar wijzigen Betrokkene toevoegen Zaak verlengen Opschorten/activeren Vroegtijdig afhandelen Zaak relateren Zaak starten (deelzaak of gerelateerde zaak) Zaak kopieren
Zaken beheren	Fase wijzigen Status wijzigen Afdeling wijzigen Coordinator wijzigen Aanvrager wijzigen Zaaktype wijzigen Vernietigingsdatum wijzigen