Contacten
Inhoud
Algemeen
Contacten in zaaksysteem zijn Burgers, Organisaties en Medewerkers.
Contact aanmaken
Contacten kunnen worden aangemaakt via de Plusknop.
Contact zoeken
Contacten kunnen direct gezocht worden via het Algemeen zoeken of in bulk via Contact Zoeken.
Contactoverzicht
Alle zaken, contactmomenten en gegevens van een contact staan samengevat op het Contactoverzicht.
Contact activeren
Een Contact activeren zorgt ervoor dat zaken en contactmomenten eenvoudig aangemaakt kunnen worden.
Contactmoment aanmaken
Een contactmoment met een contact kan in het zaaksysteem geregistreerd worden door Nieuw contactmoment. Wanneer een contactmoment wordt toegevoegd aan een zaak waarvan een ander de behandelaar is zal deze behandelaar hier een Notificatie voor ontvangen.
Gegevens van burgers
Alle gegevens van burgers die bij het aanmaken van contacten ingevoerd kan worden of op contactoverzichten weergegeven wordt.
Authentiek
| Bron | BRP (landelijk) koppeling | Omschrijving | Authentiek |
|---|---|---|---|
| GBA | Ja | Een actieve BRP koppeling met het zaaksysteem | Authentiek |
| DigiD | Ja | Registratie van de persoon via DigiD. De persoon wordt opgevraagd via de landelijke BRP en geïmporteerd als authentiek contact. | Authentiek |
| DigiD | Nee | Registratie van de persoon via DigiD. De persoon wordt gevraagd zijn eigen gegeven op te voeren. | Niet-authentiek |
| Zaaksysteem | Handmatige registratie in het zaaksysteem | Niet-authentiek |
Bron
De bron van waaruit het contact is aangemaakt: GBA, digid, zaaksysteem.
BSN
Het 8 of 9 cijferige BSN van de burger. Dit veld is niet verplicht.
Naam
De naam van burger, bestaande uit: Voornamen, tussenvoegsel, geslachtsnaam en naamgebruik. Voor handmatig aangemaakte contacten zal naamgebruik gelijk zijn aan het tussenvoegsel gevolgd door de achternaam.
Adellijke titel
De adellijke titel van de burger.
Geboortedatum
De geboortedatum van de burger. Dit gegeven is enkel beschikbaar via de BRP-koppeling.
Overlijdensdatum
De overlijdensdatum van de burger. Bij het openen van een zaakdossier waarvan de aanvrager overleden wordt een melding aan de gebruiker getoond.
Geslacht
Het geslacht van de burger: Man, Vrouw.
Binnengemeentelijk
In zaaktypebeheer kan aangegeven worden of het zaaktype door binnengemeentelijke en/of buitengemeentelijke burgers aangevraagd mag worden. Wanneer deze instelling aan staat dan is de burger 'Binnengemeentelijk' en anders is de burger 'Buitengemeentelijk'.
Deze instelling wordt automatisch bepaald voor burgers die geïmporteerd worden vanuit het (landelijk) BRP; voor handmatig opgevoerd contacten kan dit door de medewerker beheerd worden; voor burgers die via digid registreren (zonder landelijke BRP koppeling) zal de instelling standaard uit staan.
Adres
Het adres van de burger kan op verschillende manieren geregistreerd worden:
- Enkel een verblijfadres
- Enkel een briefadres
- Verblijf- en briefadres
- Buitenlands adres
Burgers die zichzelf via DigiD registreren kunnen enkel een verblijfadres opgeven.
Er wordt aan de gebruiker een melding getoond bij het openen van het contactoverzicht, het openen van het zaakdossier en het registreren van een zaak.
Magicstrings
Er zijn drie 'type' magicstrings voor de adres-Systeemkenmerken:
- [[aanvrager_x]]
- [[aanvrager_verblijf_x]]
- [[aanvrager_correspondentie_x]]
De standaard magicstring zal dynamisch het verblijf- of correspondentieadres gebruiken, afhankelijk van welke gevuld is. In het uitzonderlijke geval dat beide gevuld zijn zal het correspondentieadres gebruikt worden.
Verblijfadres
Het verblijfadres van de burger, bestaande uit: Straatnaam, Huisnummer, Huisletter, Toevoeging, Postcode, Woonplaats.
Correspondentieadres
Het correspondentieadres (briefadres) van de burger, bestaande uit: Straatnaam, Huisnummer, Huisletter, Toevoeging, Postcode, Woonplaats.
Buitenlands adres
Het buitenlandse adres van de burger. Hiervoor zijn drie adresregels beschikbaar, waarvan minimaal de eerste ingevuld moet worden.
Onjuist adres
Contacten moeten een adres hebben en dit adres moet volledig en correct zijn. De vereisten zijn: Straatnaam, Huisnummer, Postcode (AAAA11), Woonplaats. Er kunnen geen handelingen uitgevoerd worden met contacten die geen juist adres hebben, zoals bijvoorbeeld het inzien van het contactoverzicht of het registreren van een zaak.
Contactgegevens
Het telefoonnummer, mobiel nummer en e-mailadres van de burger. Deze kunnen op verschillende plekken beheerd worden door zowel medewerker als burger zelf:
Overig
De volgende gegevens worden niet weergegeven, maar hebben wel invloed op de werking binnen zaaksysteem.
In onderzoek
Wanneer een burger in onderzoek staat is de gemeente vaak op zoek naar deze persoon om de vaste verblijfplaats vast te stellen. Er wordt daarom aan de gebruiker een melding getoond bij het openen van het contactoverzicht, het openen van het zaakdossier en het registreren van een zaak. De burger zelf kan geen zaken registreren via het webformulier en zal verzocht worden om contact op te nemen met de gemeente.
Geheimhouding
Wanneer een burger geheimhouding heeft mogen de gegevens van deze persoon niet aan niet-overheidsinstanties verstrekt worden. Er wordt daarom aan de gebruiker een melding getoond bij het openen van het contactoverzicht, het openen van het zaakdossier en het registreren van een zaak.
Permanente notitie
Dit veld is enkel intern beschikbaar en kan gebruikt worden voor het plaatsen van een korte notitie. Deze notitie zal bij het openen van het contactoverzicht getoond als melding getoond worden.
Gegevens van organisaties
Alle gegevens van organisaties die bij het aanmaken van contacten ingevoerd kan worden of op contactoverzichten weergegeven wordt.
Type
De waarde is 'Niet-natuurlijk persoon (Organisatie)' voor organisaties.
Bron
De bron van waaruit het contact is aangemaakt: KvK, eHerkenning, zaaksysteem.
KVK nummer
Het 8 cijferige KvK nummer van de organisatie. Dit veld is verplicht.
Vestigingsnummer
Het 1-12 cijferige vestigingsnummer van de organisatie.
Handelsnaam
De handelsnaam van de organisatie.
Rechtsvorm
De rechtsvorm van de organisatie:
- Eenmanszaak
- Maatschap
- Vennootschap onder firma
- Commanditaire vennootschap met een beherend voetnoot
- Besloten vennootschap met gewone structuur
- Naamloze vennootschap met gewone structuur
- Europese naamloze vennootschap (SE) met gewone structuur
- Vereniging van eigenaars
- Kerkgenootschap
- Stichting
- Publiekrechtelijke rechtspersoon
- Coöperatie
- Vereniging
Adres
Het adres van een bedrijf kan op twee manieren geregistreerd worden:
- (binnenlands) Adres
- Buitelands adres
Adres
Het adres van de organiatie, bestaande uit: Straatnaam, Huisnummer, Huisletter, Toevoeging, Postcode, Woonplaats.
Buitenlands adres
Het buitenlandse adres van de organisatie. Hiervoor zijn drie adresregels beschikbaar, waarvan minimaal de eerste ingevuld moet worden.
Contactpersoon
De contactpersoon van de organisatie: Naam, Telefoonnummer, E-mailadres. Deze gegevens zijn enkel beschikbaar via de KvK-koppeling.
Contactgegevens
Het telefoonnummer, mobiel nummer en e-mailadres van de organisatie. Deze kunnen op verschillende plekken beheerd worden door zowel medewerker als organisatie zelf:
Interne notitie
Dit veld is enkel intern beschikbaar en kan gebruikt worden voor het plaatsen van een korte notitie. Deze notitie zal bij het openen van het contactoverzicht getoond als melding getoond worden.
Gegevens van medewerkers
De gegevens van medewerkers kunnen op twee manieren beheerd worden:
- Geïmporteerd via de AD-koppeling
- Handmatig bij Gebruikersbeheer
