Zaakvernietiging
Algemeen
Net als de fysieke dossiers moeten de digitale (zaak)dossiers vernietigd worden op de vernietigingsdatum, of na bepaalde tijd worden overgedragen aan het streekarchief. Het vernietigen hoeft niet letterlijk op de vernietigingsdatum uitgevoerd te worden; één keer per jaar het proces uitvoeren is afdoende.
Dit betekent dat er in bulk vernietigd of overgedragen moet worden.
- Vernietigen
- Selecteren
- Vernietigen
- Overdragen
- Selecteren
- Overdrachtsbestand genereren
- Succesvol overdragen
- Vernietigen
- Overdrachtsbestand genereren
Selecteren
Het vernietigen is een Bulkactie. Het selecteren gaat daarom op exact dezelfde manier als voor het uitvoeren van de andere bulkacties.
De filter 'Status = Te vernietigen' is de basis. Daarnaast kan gebruik gemaakt worden van de filter 'Afdeling = [afdeling] - Gehele afdeling', om vernietigingslijsten per afdeling te maken.
Vernietigen
Het bulk-vernietigen kan worden uitgevoerd door alle zaken te selecteren en in het bulkactiemenu 'Vernietigen' te kiezen. Deze optie is enkel beschikbaar voor de Systeemrollen: Zaaksysteembeheerder en Administrator.
Zaken kunnen enkel vernietigd worden wanneer de Vernietigingsdatum van de zaak zelf, de eventuele hoofdzaak en de eventuele deelzaken in het verleden ligt. Voor gerelateerde, vervolg- en initiatorzaken zal enkel een waarschuwing getoond worden.
Wanneer enkele zaken binnen de selectie niet vernietigd moeten worden zal de vernietigingdatum naar de toekomst gewijzigd moeten worden. Dit is om te garanderen dat zaken niet zonder reden langer dan toegestaan worden bewaard.
Let op: Weg is weg. Het vernietigen van een zaak kan niet worden teruggedraaid.
Overdragen
Het overdrachtsbestand kan worden gegenereerd door alle zaken te selecteren en in het exporteermenu 'Overdrachtsbestand' te kiezen. Deze optie is enkel beschikbaar voor zaakbeheerders, zaaksysteembeheerders en administrators.
