Koppelprofiel I-navigator

Inleiding

De i-Navigator stelt organisaties in staat om de complete informatiehuishouding centraal in kaart te brengen en te beheren. De informatiehuishouding – of informatiearchitectuur – vormt de schakel tussen de organisatiearchitectuur (processen en organisatie) enerzijds en de technische architectuur (systemen en infrastructuur) anderzijds. U beschrijft en beheert in de i-Navigator uw werkprocessen (bijvoorbeeld uit Model-DSP), de informatieobjecten die een rol een spelen bij die werkprocessen, de basis- en kernregistraties die worden geraadpleegd door de werkprocessen en de informatiesystemen waarin deze registraties worden beheerd. Tevens maakt het gebruik van de i-Navigator dat uw organisatie één vaste plek heeft om het informatiebeleid vast te leggen en het vervolgens beschikbaar te stellen aan alle applicaties die deze informatie gebruiken. Denk hierbij met name aan procesapplicaties zoals DMS en Zaaksystemen. Hiermee wordt een hoge mate van uniformiteit bereikt en zijn eventuele aanpassingen in het informatiebeleid gemakkelijk door te voeren. (Tekst: https://www.sdu.nl/i-Navigator). De koppeling met de I-Navigator is een importmodule voor functioneel beheerders van het zaaksysteem. Het biedt de beheerder (en dus de organisatie) de mogelijkheid om zaaktypen te importeren en wijzigingen bij te houden op basis van de gegevens die worden beheerd binnen de de I-Navigator. Zaaksysteem.nl en de I-Navigator zijn verschillende soorten producten en om deze goed samen te laten werken, is het van belang om te begrijpen welke componenten worden toegepast en hoe dit zijn uitwerking heeft binnen het zaaksysteem. Deze pagina is bedoeld om de beheerder meer inzicht te geven in de mogelijkheden.

Voorbereidingen

Het gebruik van de importmodule is niet complex, maar het is wel van belang om te weten hoe het gebruikt moet worden en welke voorwaarden hieraan zijn verbonden. Op die manier kom je als beheerder niet voor onaangename verrassingen te staan. Is het de eerste keer dat je de importmodule gaat gebruiken? Dan adviseren we om via het Control Panel een nieuwe omgeving aan te maken.

Basiszaaktypen Zaaksysteem.nl

Wanneer je als beheerder de zaaktypen van de I-Navigator wilt importeren, dan zijn deze anders opgebouwd dan de zaaktypen van het Zaaksysteem. Het zaaksysteem kent andere functionaliteiten dan de beheersoftware van de I-Navigator en om dit goed op elkaar te laten afstemmen, kies je als beheerder een Sjabloon-zaaktype wat het zaaksysteem zal gebruiken bij de import. Het Sjabloon-zaaktype zorgt ervoor dat alle onderdelen van het zaaksysteem correct blijven werken. Wanneer er een import wordt uitgevoerd, kopieert het zaaksysteem het Sjabloon-zaaktype en overschrijft deze met de aanvullende gegevens en instellingen uit de I-Navigator. Vanuit Zaaksysteem.nl adviseren wij om het zaaktype Basiszaaktype Dun te gebruiken als Sjabloon-zaaktype. Dit zaaktype is te vinden in de basiscatalogus.

Standaard wordt Zaaksysteem.nl geleverd met een Basiscatalogus en een Modelcatalogus. De Basiscatalogus bevat een aantal basiszaaktypen om volledig zaakgericht te werken, waarbij de bedrijfsvoering centraal staat. Dit betekent dat er wel een bepaalde mate van procesafhandeling is ingericht, maar dat deze generiek van aard is. Deze zaaktypen kunnen als sjabloon worden gebruikt voor het ontwikkelen van nieuwe zaaktypen. Het biedt alle benodigde bouwstenen om goede zaaktypen te maken. Daarnaast is er ook de modelcatalogus, deze bevat uitgewerkte modellen (die gebaseerd zijn op de basiscatalogus). Denk hierbij aan een Evenementenvergunning of een Collegevoorstel.

Zaaktype	Toelichting	Download
Basiszaaktype Dun	Dit zaaktype is bedoeld als sjabloon om processen op een generieke wijze af te handelen. Het zaaktype is gericht op het registreren van metadata binnen het zaaksysteem en biedt een zeer minimale procesafhandeling. Het zaaktype wordt hernoemd naar Algemeen Poststuk.	Link
Basiszaaktype Dik	Dit zaaktype dient als sjabloon voor alle processen waarbij een besluit nodig is. Het biedt een gestandaardiseerde fasering en onderdelen voor procesafhandeling (zoals Verzoek om aanvulling, Sjablonen, Besluitvorming, etc.).	Link

Basiszaaktype voor import

Alvorens je als beheerder een import gaat uitvoeren, is het goed om te begrijpen dat je een basiszaaktype (template) nodig hebt wat je toepast voor de import. Dit betekent dat dit zaaktype wordt gekopieerd en waarbij de geselecteerde gegevens van de I-Navigator worden overgeschreven, zoals de resultaten en de bijbehorende bewaartermijnen. Het is mogelijk om per zaaktype (vanuit de I-Navigator) een ander basiszaaktype te gebruiken. Deze instellingen worden bewaard door het zaaksysteem.

Exportbestand

Zaaksysteem.nl ondersteunt de XML-versie 1.5.02 van de I-Navigator. Dit betekent dat je er zorg voor moet dragen dat bij het maken van een exportbestand het deze versie moet zijn. Verder is het van belang om te weten dat het zaaksysteem een restrictie heeft ingebouwd voor het accepteren van 100 zaaktypen omwille van het behouden van de sessie met de webbrowser bij het importeren.

Download voorbeeldbestand

Importeren

Het beheren van de zaaktypen gebeurt in Zaaksysteem.nl binnen de catalogus. Dit geldt ook voor de zaaktypen die vanuit de I-Navigator worden geimporteerd. Je kunt een exportbestand eenvoudig inladen door binnen een map op de plus te klikken, en voor Importeren te kiezen.

Exportbestand inladen

Ga naar een map in de catalogus Klik op de Plusknop om de beschikbare opties te tonen Selecteer Importeren om objecten/zaaktypen te importeren in de catalogus Er wordt een nieuwe pagina geladen waarbij je een keuze moet maken wat je wil importeren. Selecteer Zaaktypen als objecttype en vervolgens I-Navigator (versie 1.5.02) als formaat Voeg het exportbestand van de I-Navigator toe Na het uploaden wordt het bestand door het zaaksysteem gevalideerd Na een succesvolle validatie kun je op de knop Volgende klikken

Importeren

Bestand inladen

Eigenschappen instellen

Nadat de vorige beschreven stap succesvol is uitgevoerd, wordt er een nieuwe pagina geladen door het zaaksysteem. In deze pagina worden alle zaaktypen getoond die vanuit het exportbestand zijn geladen (max. 100). Voor elk zaaktype wordt een regel getoond en kunnen eigenschappen worden ingesteld alvorens het daadwerkelijk wordt geimporteerd. Wanneer een zaaktype in het rood wordt getoond, dan betekent dit dat er instellingen nodig zijn om deze correct te importeren. Wanneer een zaaktype in het groen wordt getoond, dan betekent dit dat het direct kan worden geimporteerd (meestal betekent dit dat het wordt bijgewerkt). De eigenschappen die ingesteld kunnen worden: Algemene attributen De algemene attributen zijn attributen die voor elk zaaktype van het zaaksysteem moeten worden ingevuld. Veel van deze attributen zijn gebaseerd op de attributen vanuit de GEMMA ZTC2.1 en aangevuld met andere overige attributen. Enkele voorbeelden zijn: Naam, Doel, Grondslag, etc. Let op: Voor de import van de I-Navigator wordt het veld Identificatie gebruikt om bij te houden welk zaaktype geimporteerd is vanuit het exportbestand. Zaakdocumenten De I-Navigator werkt met documenttypen. Deze kunnen gekoppeld worden aan kenmerken die zich in de catalogus van het zaaksysteem bevinden als binnen een zaaktype als zaakdocumenten worden gebruikt. Checklistitems De Checklistitems die in de I-Navigator worden beheerd, kunnen worden toegevoegd aan een fase van een zaaktype. Resultaten De resultaten (en de bewaartermijnen) die in de I-Navigator worden beheerd, kunnen worden gekoppeld aan generieke resultaten die zich in het zaaktype bevinden

Overzicht

Zaaktypen instellen

Uitvoeren update

Wanneer een import wordt uitgevoerd, bewaard het zaaksysteem het feit dat deze is uitgevoerd in het veld Identificatie van het zaaksysteem. Wanneer er een nieuwe import wordt uitgevoerd, zal het zaaksysteem grafisch aangeven welk zaaktype nieuw is, en welke wordt bijgewerkt.