Archiveren: verschil tussen versies

Uit ZaaksysteemWiki
Ga naar: navigatie, zoeken
(→‎Wet- en regelgeving)
(→‎Beheerinstrumenten)
 
(43 tussenliggende versies door dezelfde gebruiker niet weergegeven)
Regel 11: Regel 11:
 
* [http://www.nationaalarchief.nl/nieuwe-archiefregeling Archiefregeling 2009]
 
* [http://www.nationaalarchief.nl/nieuwe-archiefregeling Archiefregeling 2009]
 
* Archiefverordening van de gemeente
 
* Archiefverordening van de gemeente
−
* Informatiebeheer van de gemeente
+
* Besluit Informatiebeheer van de gemeente
  
 +
<br>
 
Voor de gemeentelijke verordening en het besluit informatiebeheer zijn diverse modellen te downloaden van het internet. Zo heeft de LOPAI een aantal modellen ontwikkeld voor gemeenten, en heeft de VNG een model beschikbaar voor Gemeenschappelijke Regelingen. Onderstaand een aantal modellen:
 
Voor de gemeentelijke verordening en het besluit informatiebeheer zijn diverse modellen te downloaden van het internet. Zo heeft de LOPAI een aantal modellen ontwikkeld voor gemeenten, en heeft de VNG een model beschikbaar voor Gemeenschappelijke Regelingen. Onderstaand een aantal modellen:
  
Regel 19: Regel 20:
 
* [https://app.box.com/s/97skyx9cquhlctkn4wwk Model Archiefverordening Gemeenschappelijke Regeling]
 
* [https://app.box.com/s/97skyx9cquhlctkn4wwk Model Archiefverordening Gemeenschappelijke Regeling]
 
* [https://app.box.com/s/w8x7uk99b5p3zsdakspy Model Besluit Informatiebeheer gemeenten met benoemde archivaris]
 
* [https://app.box.com/s/w8x7uk99b5p3zsdakspy Model Besluit Informatiebeheer gemeenten met benoemde archivaris]
 +
* [https://app.box.com/s/u2e45if7hglewk4j4dpj Model Besluit Informatiebeheer gemeenten zonder benoemde archivaris]
 
* [https://app.box.com/s/whf060terldrgtypacnu Model Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke Regeling]
 
* [https://app.box.com/s/whf060terldrgtypacnu Model Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke Regeling]
 +
 +
= Ordeningsstructuur =
 +
Een belangrijk artikel uit de [http://www.nationaalarchief.nl/nieuwe-archiefregeling Archiefregeling 2009] is Artikel 18. Dit artikel behandelt de ordening en het overzicht van archiefbescheiden. Archiefbescheiden dienen te allen tijde geordend te zijn, zowel om de toegankelijkheid te bevorderen als om de samenhang tussen de archiefbescheiden (op verschillende aggregatieniveaus) duidelijk te maken. Die samenhang heeft direct te maken met de werkprocessen waarbij de archiefbescheiden gemaakt, ontvangen en gebruikt worden. De ordening sluit daarom in de regel nauw aan bij de uitvoering van taken. Het instrument daarbij is een ordeningsstructuur, die de logische ordening van archiefbescheiden regelt. Die logische ordening van digitale archiefbescheiden gebeurt door middel van metadata, zoals het toekennen van een classificatiecode (bijvoorbeeld rubrieknummer). (Bron: [http://archiefwiki.org/wiki/Artikel_18_Archiefregeling_2009 Archiefwiki])
 +
 +
Indien zaaksysteem.nl wordt gebruikt als archiefsysteem, dan is het belangrijk hier rekening mee te houden in de ordeningsstructuur van de gemeente. Zaaksysteem maakt gebruik van de standaarden van KING uit de GEMMA Modelarchitectuur. Het uitgangspunt is hierbij dat de gemeente proces- en zaakgericht werkt met deze standaarden.  Om gemeenten hierin te ondersteunen, is er een [https://docs.google.com/document/d/1bvd2FKA4hqecW5oi7vO4aI0_t_VY9WnUoT1bKRVPveI/edit?usp=sharing Model Ordeningsstructuurplan] opgesteld die gebruikt kan worden. In dit ordeningsstructuurplan wordt kort beschreven op welke wijze de gemeente haar informatiehuishouding heeft geordend.
 +
 +
= Beheerinstrumenten =
 +
Om de geldende wet- en regelgeving adequaat uit te voeren, is een beheerorganisatie nodig bij de gemeente. Deze beheerorganisatie draagt zorg voor de uitvoering en het onderhoud van de wet- en regelgeving. Wellicht het meest bekende proces is het selecteren en vernietigen van archiefbescheiden. De selectie en vernietiging wordt op basis van de [https://vng.nl/sites/default/files/2020-02/selectielijst_20200214.pdf Gemeentelijke Selectielijst 2020] gedaan. Maar voor een goede informatiehuishouding is meer nodig dan alleen het jaarlijks selecteren en vernietigen van archiefbescheiden. Om gemeenten hierin te ondersteunen, is er een aantal zaaktypen ontwikkeld die gemeenten kunnen gebruiken om deze beheerprocessen uit te voeren. In deze zaaktypen zijn de benodigde fasen, checklisten, sjablonen en velden ingericht om de processen uit te voeren. Indien zaaksysteem als archiefsysteem wordt gebruikt, is het advies om deze in te richten.
 +
<br>
 +
<br>
 +
'''Beheerprocessen'''
 +
{|
 +
|-
 +
|[[bestand:Beheren_zaaktypecatalogus.png|thumb|Beheren catalogus]]
 +
|[[bestand:Ontwerpen_zaaktype.png|thumb|Ontwerpen zaaktype]]
 +
|[[bestand:Levensloop_zaakdossier_digitaal.png|thumb|Beheren zaakdossiers]]
 +
|[[bestand:Beheren_gegevensmagazijn.png|thumb|Beheren gegevensmagazijn]]
 +
|-
 +
|[[bestand:Levensloop_ana.png|thumb|Levensloop zaakdossier (Analoog)]]
 +
|[[bestand:Levensloop_zaakdossier_digitaal.png|thumb|Levensloop zaakdossier (Digitaal)]]
 +
|[[bestand:Uitvoeren_noodvernietiging.png|thumb|Noodvernietiging]]
 +
|-
 +
||[[bestand:Incident_en_change_management.png|thumb|Beheren incidenten en wijzigingen]]
 +
|}
 +
 +
'''Zaaktypen'''
 +
 +
* [https://app.box.com/s/8ti795sbs9xvbtv19m66qq695f4haq63 Algemeen archiefbescheiden]
 +
* [[Vernietiging_archiefbescheiden|Vernietiging archiefbescheiden]]
 +
* [https://app.box.com/s/l0o8x7e3j7c1f0r5os9a0vpwl3rcvigd Deelvernietiging (deelzaak)]
 +
* [https://app.box.com/s/4qdnlnzo6k49z83e7k1jhzte47va90vg Kwaliteitstoets archiefbescheiden]
 +
* [https://app.box.com/s/b1qgabugy7n8yoj7fo22pi1zth4s1kvw Dossieruitlening]
 +
* [https://app.box.com/s/0rzwzrlepbm1d57gvt710h5sl3fsb1s5 Archiefoverbrenging]
 +
* [https://app.box.com/s/xt5ywxjkwnxwuss27bik6h10luc0mjf9 Incident]
 +
* [https://app.box.com/s/er0li9gx0jfis5osojsfst0vdrao0s9m Wijzigingsverzoek]
 +
* [https://app.box.com/s/mgfex0szwsmc383tzoi8owcdq4eyh65b Zaaktypeproject]
 +
 +
=Kwaliteitsnormen=
 +
Om een meetbaar minimum kwaliteitsniveau te garanderen, zijn kwaliteitsnormen een goed instrument om dit te bereiken. Kwaliteitsnormen die, in het kader van archiveren, van belang zijn bij zaaksysteem volgens Mintlab, zijn de [https://lijsten.forumstandaardisatie.nl/open-standaard/nen-2082 NEN2082], [http://nl.wikipedia.org/wiki/ISO/IEC_27001 ISO27001] en [https://app.box.com/s/y5erumy85v0lbcmbq3lc RODIN].
 +
 +
De NEN2082 geeft algemene eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur en geldt als de minimale verzameling die van toepassing is op elk systeem dat archiefstukken beheert (Bron: NEN). Zaaksysteem.nl is succesvol getoetst op de normen van de NEN2082 en heeft hier een verklaring voor. Op verzoek zijn de normen en de invulling daarvan in te zien. De ISO27001 is een ISO standaard voor informatiebeveiliging. De standaard bestaat feitelijk uit Deel 2 van de BS 7799, de standaard waarin wordt beschreven hoe Informatiebeveiliging procesmatig ingericht zou kunnen worden, om de beveiligingsmaatregelen uit ISO/IEC 17799 te effectueren (Bron: Wikipedia). Gemeenten die zaaksysteem binnen de SaaS-omgeving gebruiken, maken gebruik van een omgeving die hiervoor gecertificeerd is. RODIN is een selectie van maatregelen uit bestaande regelingen en normen.
 +
 +
=Toegestane bestandsformaten=
 +
Zie voor meer informatie: [[Zaakdossier_documenten#Bestandseisen|Toegestane bestandsformaten]].

Huidige versie van 14 mrt 2020 om 13:07

Inleiding

Naast het feit dat zaaksysteem te gebruiken is voor het behandelen van zaken, is zaaksysteem ook geschikt om zaken mee te archiveren. Een archief is een doeltreffend geordende verzameling teksten of documenten die het verleden documenteren t.b.v. eenvoudiger latere raadpleging (Wikipedia). Het invullen van deze definitie wordt gerealiseerd door een verzameling van technische en organisatorische maatregelen. Op deze pagina wordt een en ander samengevat om op een adequate wijze te archiveren met zaaksysteem.

Wet- en regelgeving

Zaaksysteem is in beginsel ontwikkeld voor overheidsorganisaties. Dit houdt in dat er tijdens het ontwikkelen en onderhouden van zaaksysteem rekening wordt gehouden met de wet- en regelgeving die geldt voor de overheid. Omdat de meeste deelnemers gemeenten zijn, zal deze zijn toegespitst op de gemeenten. Het is mogelijk dat enkele regelgeving kan afwijzen omdat de deelnemende organisatie behoort tot een andere categorie overheidsorganisatie. Bijvoorbeeld een Gemeenschappelijke Regeling of een Uitvoeringsdienst.


Voor de gemeentelijke verordening en het besluit informatiebeheer zijn diverse modellen te downloaden van het internet. Zo heeft de LOPAI een aantal modellen ontwikkeld voor gemeenten, en heeft de VNG een model beschikbaar voor Gemeenschappelijke Regelingen. Onderstaand een aantal modellen:

Ordeningsstructuur

Een belangrijk artikel uit de Archiefregeling 2009 is Artikel 18. Dit artikel behandelt de ordening en het overzicht van archiefbescheiden. Archiefbescheiden dienen te allen tijde geordend te zijn, zowel om de toegankelijkheid te bevorderen als om de samenhang tussen de archiefbescheiden (op verschillende aggregatieniveaus) duidelijk te maken. Die samenhang heeft direct te maken met de werkprocessen waarbij de archiefbescheiden gemaakt, ontvangen en gebruikt worden. De ordening sluit daarom in de regel nauw aan bij de uitvoering van taken. Het instrument daarbij is een ordeningsstructuur, die de logische ordening van archiefbescheiden regelt. Die logische ordening van digitale archiefbescheiden gebeurt door middel van metadata, zoals het toekennen van een classificatiecode (bijvoorbeeld rubrieknummer). (Bron: Archiefwiki)

Indien zaaksysteem.nl wordt gebruikt als archiefsysteem, dan is het belangrijk hier rekening mee te houden in de ordeningsstructuur van de gemeente. Zaaksysteem maakt gebruik van de standaarden van KING uit de GEMMA Modelarchitectuur. Het uitgangspunt is hierbij dat de gemeente proces- en zaakgericht werkt met deze standaarden. Om gemeenten hierin te ondersteunen, is er een Model Ordeningsstructuurplan opgesteld die gebruikt kan worden. In dit ordeningsstructuurplan wordt kort beschreven op welke wijze de gemeente haar informatiehuishouding heeft geordend.

Beheerinstrumenten

Om de geldende wet- en regelgeving adequaat uit te voeren, is een beheerorganisatie nodig bij de gemeente. Deze beheerorganisatie draagt zorg voor de uitvoering en het onderhoud van de wet- en regelgeving. Wellicht het meest bekende proces is het selecteren en vernietigen van archiefbescheiden. De selectie en vernietiging wordt op basis van de Gemeentelijke Selectielijst 2020 gedaan. Maar voor een goede informatiehuishouding is meer nodig dan alleen het jaarlijks selecteren en vernietigen van archiefbescheiden. Om gemeenten hierin te ondersteunen, is er een aantal zaaktypen ontwikkeld die gemeenten kunnen gebruiken om deze beheerprocessen uit te voeren. In deze zaaktypen zijn de benodigde fasen, checklisten, sjablonen en velden ingericht om de processen uit te voeren. Indien zaaksysteem als archiefsysteem wordt gebruikt, is het advies om deze in te richten.

Beheerprocessen

Beheren catalogus
Ontwerpen zaaktype
Beheren zaakdossiers
Beheren gegevensmagazijn
Levensloop zaakdossier (Analoog)
Levensloop zaakdossier (Digitaal)
Noodvernietiging
Beheren incidenten en wijzigingen

Zaaktypen

Kwaliteitsnormen

Om een meetbaar minimum kwaliteitsniveau te garanderen, zijn kwaliteitsnormen een goed instrument om dit te bereiken. Kwaliteitsnormen die, in het kader van archiveren, van belang zijn bij zaaksysteem volgens Mintlab, zijn de NEN2082, ISO27001 en RODIN.

De NEN2082 geeft algemene eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur en geldt als de minimale verzameling die van toepassing is op elk systeem dat archiefstukken beheert (Bron: NEN). Zaaksysteem.nl is succesvol getoetst op de normen van de NEN2082 en heeft hier een verklaring voor. Op verzoek zijn de normen en de invulling daarvan in te zien. De ISO27001 is een ISO standaard voor informatiebeveiliging. De standaard bestaat feitelijk uit Deel 2 van de BS 7799, de standaard waarin wordt beschreven hoe Informatiebeveiliging procesmatig ingericht zou kunnen worden, om de beveiligingsmaatregelen uit ISO/IEC 17799 te effectueren (Bron: Wikipedia). Gemeenten die zaaksysteem binnen de SaaS-omgeving gebruiken, maken gebruik van een omgeving die hiervoor gecertificeerd is. RODIN is een selectie van maatregelen uit bestaande regelingen en normen.

Toegestane bestandsformaten

Zie voor meer informatie: Toegestane bestandsformaten.

Overgenomen van "http://wiki.zaaksysteem.nl/index.php?title=Archiveren&oldid=10096"