Documentintake: verschil tussen versies

Uit ZaaksysteemWiki
Ga naar: navigatie, zoeken
(→‎Een gescand document ontvangen)
 
(24 tussenliggende versies door dezelfde gebruiker niet weergegeven)
Regel 1: Regel 1:
 
__TOC__
 
__TOC__
 +
De documentintake kan benaderd worden vanuit het [[Dashboard|Hoofdmenu]].
  
−
= Een gescand document ontvangen =
+
=== Een gescand document ontvangen ===
 
{|
 
{|
 
|- style="vertical-align:top;"
 
|- style="vertical-align:top;"
−
|Wanneer de scanstraat is en het [http://wiki.zaaksysteem.nl/Koppelprofiel_Scanstraat Koppelprofiel Scanstraat] ingericht zijn kunnen er documenten naar het zaaksysteem gescand worden. De scanner plaatst het document op de server en binnen enkele minuten worden deze bestanden door het zaaksysteem ontvangen, ingelezen, en komen deze in de documentenintake te staan.
+
|Wanneer de scanstraat en het [[Koppelprofiel_Scanstraat|Koppelprofiel Scanstraat]] ingericht zijn kunnen er documenten naar het zaaksysteem gescand worden. De scanner plaatst het document op de server en binnen enkele minuten worden deze bestanden door het zaaksysteem ontvangen, ingelezen, en komen deze in de documentenintake te staan.
−
|[[bestand:documentintake.png|thumb|Documentintake]]
+
 
−
|- style="vertical-align:top;"
+
In het overzicht zijn er drie mogelijke acties voor elke document:
−
|Wanneer de bestanden in het overzicht geplaatst worden zie je naast het bestand een drietal knoppen staan.
 
 
<ol>
 
<ol>
−
<li>Een document aan een zaak koppelen</li>
+
<li>Een document aan een zaak toevoegen</li>
 
<li>Een zaak vanuit een document starten</li>
 
<li>Een zaak vanuit een document starten</li>
 
<li>Een document verwijderen</li>
 
<li>Een document verwijderen</li>
 
</ol>
 
</ol>
−
|[[bestand:documentintake-zaak.png|thumb|Documentintake: 3 knopjes]]
+
|[[bestand:documentintake.png|thumb|Documentintake]]
 
|}
 
|}
  
−
= Een document aan een zaak toevoegen =
+
=== Een document aan een zaak toevoegen ===
−
{|
+
{| width=100%
 
|- style="vertical-align:top;"
 
|- style="vertical-align:top;"
−
|Wanneer je een document aan een bestaande zaak wilt koppen kies je voor de eerste knop.<br>
+
|Wanneer een document aan een bestaande zaak toegevoegd wordt kunnen verschillende instellingen opgegeven worden:
−
<br>
+
{| class="wikitable"
−
Zodra je hier op klikt zie je een venster "Voeg toe aan zaak" verschijnen met daarin een aantal velden. In het eerste veld kun je aangeven aan welke zaak je dit documtent wilt koppelen. In dit veld kun je zoeken op zaaktype, zaaknummer, aanvrager etc. Het automatisch aanvullen zal het resultaat wat getoond word steeds verder verkleinen tot dat je de juiste zaak kunt aanklikken.
+
|-
−
Ook kun je het document nog van een andere naam voorzien en aangeven of dit een zaaktypedocument is.
+
!Instelling
−
|[[bestand:documentintake-toevoegen-zaak.png|thumb|Aan een zaak toevoegen]]
+
!Omschrijving
 +
|-
 +
|Zaak
 +
|De zaak waaraan het document toegevoegd moet worden kan gevonden worden door te zoeken op de metadata van de zaak: Zaaktype, zaaknummer, aanvrager, etc.
 +
|-
 +
|Omschrijving
 +
|Een omschrijving van het document kan opgegeven worden
 +
|-
 +
|Richting
 +
|De richting van het document: Inkomend, Uitgaand, Intern
 +
|-
 +
|Ontvangst- of verzenddatum
 +
|Wanneer de richting als 'Inkomend' of 'Uitgaand' geselecteerd wordt zal er een kalender getoond worden waar respectievelijk de 'Ontvangstdatum' of 'Verzenddatum' opgegeven kunnen worden.
 +
|-
 +
|Zaakdocument
 +
|Wanneer een zaak geselecteerd wordt zullen hier de mogelijke zaakdocumenten weergegeven worden, zodat het document direct als dusdanig aan de zaak toegevoegd wordt.
 +
|}
 +
|[[bestand:Documentintake document toevoegen.png|thumb|Document aan zaak toevoegen]]
 
|}
 
|}
  
−
= Een zaak vanuit een document starten =
+
=== Een zaak vanuit een document starten ===
−
{|
+
{| width=100%
 
|- style="vertical-align:top;"
 
|- style="vertical-align:top;"
−
|Wanneer je nieuwe zaak wilt starten vanuit dit document dan kies je voor de tweede knop.<br>
+
|Wanneer een document met een nieuwe zaak geregistreerd moet worden zal dit op dezelfde manier gebeuren als wanneer een nieuwe zaak via de [[Plusknop|Plusknop]] geregistreerd wordt.
−
<br>
+
 
−
Zodra je hier op klikt zie je een venster verschijnen naast de grote groene knop. Dit venster is nagenoeg hetzelfde als wanneer je regulier een nieuwe zaak aanmaakt. Echter zie je in dit venster dat er een document gekoppeld zit aan deze zaak. Vervolgens volg je de reguliere stappen om een zaak aan te maken en zal het document in het documententabblad van het zaakdossier geplaatst zijn.
+
Het verschil is dat boven het registratieformulier de instellingen van het document meegegeven kunnen worden. Dit zijn dezelfde instellingen als voor het toevoegen van een document aan een zaak: Richting, Ontvangst- of Verzenddatum, Omschrijving.
−
|[[bestand:documentintake-nieuwe-zaak.png|thumb|Een zaak starten]]
+
 
 +
|[[bestand:Documentintake zaak starten.png|thumb|Een zaak starten a.d.h.v een document]]
 
|}
 
|}
 +
 +
=== Een document verwijderen ===
 +
Een document dat uit de documentintake verwijderd wordt is permanent verwijderd.
 +
 +
=== Rechten ===
 +
Normaal zien gebruikers enkel de documenten die op hun naam staan. Gebruikers met de volgende [[Gebruikers#rollen|Systeemrollen]] kunnen alle documenten zien:
 +
<ul>
 +
<li>Administrator</li>
 +
<li>Zaaksysteembeheerder</li>
 +
<li>Documentintaker</li>
 +
<li>Zaakbeheerder</li>
 +
</ul>
 +
Gebruikers die deze rollen niet hebben zien enkel de documenten die op hun naam staan. Zie [[Koppelprofiel_Scanstraat#Type_documentintake|Type documentintake]] om te zien hoe documenten op naam gezet kunnen worden.

Huidige versie van 19 aug 2016 om 11:07

De documentintake kan benaderd worden vanuit het Hoofdmenu.

Een gescand document ontvangen

Wanneer de scanstraat en het Koppelprofiel Scanstraat ingericht zijn kunnen er documenten naar het zaaksysteem gescand worden. De scanner plaatst het document op de server en binnen enkele minuten worden deze bestanden door het zaaksysteem ontvangen, ingelezen, en komen deze in de documentenintake te staan.

In het overzicht zijn er drie mogelijke acties voor elke document:

  1. Een document aan een zaak toevoegen
  2. Een zaak vanuit een document starten
  3. Een document verwijderen
Documentintake

Een document aan een zaak toevoegen

Wanneer een document aan een bestaande zaak toegevoegd wordt kunnen verschillende instellingen opgegeven worden:
Instelling Omschrijving
Zaak De zaak waaraan het document toegevoegd moet worden kan gevonden worden door te zoeken op de metadata van de zaak: Zaaktype, zaaknummer, aanvrager, etc.
Omschrijving Een omschrijving van het document kan opgegeven worden
Richting De richting van het document: Inkomend, Uitgaand, Intern
Ontvangst- of verzenddatum Wanneer de richting als 'Inkomend' of 'Uitgaand' geselecteerd wordt zal er een kalender getoond worden waar respectievelijk de 'Ontvangstdatum' of 'Verzenddatum' opgegeven kunnen worden.
Zaakdocument Wanneer een zaak geselecteerd wordt zullen hier de mogelijke zaakdocumenten weergegeven worden, zodat het document direct als dusdanig aan de zaak toegevoegd wordt.
Document aan zaak toevoegen

Een zaak vanuit een document starten

Wanneer een document met een nieuwe zaak geregistreerd moet worden zal dit op dezelfde manier gebeuren als wanneer een nieuwe zaak via de Plusknop geregistreerd wordt.

Het verschil is dat boven het registratieformulier de instellingen van het document meegegeven kunnen worden. Dit zijn dezelfde instellingen als voor het toevoegen van een document aan een zaak: Richting, Ontvangst- of Verzenddatum, Omschrijving.

Een zaak starten a.d.h.v een document

Een document verwijderen

Een document dat uit de documentintake verwijderd wordt is permanent verwijderd.

Rechten

Normaal zien gebruikers enkel de documenten die op hun naam staan. Gebruikers met de volgende Systeemrollen kunnen alle documenten zien:

  • Administrator
  • Zaaksysteembeheerder
  • Documentintaker
  • Zaakbeheerder

Gebruikers die deze rollen niet hebben zien enkel de documenten die op hun naam staan. Zie Type documentintake om te zien hoe documenten op naam gezet kunnen worden.

Overgenomen van "http://wiki.zaaksysteem.nl/index.php?title=Documentintake&oldid=9284"