Functionele randvoorwaarden

Het zaaksysteem is een applicatie waarmee de functioneel beheer ook 'applicaties' kan ontwerpen op basis van zero coding. Er zijn diverse functionele componenten beschikbaar waarmee de functioneel beheerder bedrijfsprocessen in het zaaktypebeheer kan modelleren tot een werkende applicatie. Het zaaksysteem is te vergelijken met een bak met lego waarbij zelf gebouwd kan worden. Dit is de kracht van het zaaksysteem, maar het is wel van belang om hier randvoorwaarden en uitgangspunten bij toe te passen zodat de kwaliteit van het zaaksysteem gewaarborgd blijft. Het afwijken hiervan kan er toe leiden dat de performancenormen in mindere mate worden behaald.

Functioneel component	Randvoorwaarde of uitgangspunt
Zaaktypen in de catalogus	Het aantal zaaktypen in de catalogus beïnvloed in principe niet de kwaliteit van het zaaksysteem en er zit dan ook geen technisch maximum aan. Voor het behalen van de normen geldt een maximum aantal van 250 zaaktypen. Dit vanwege de functionele beheersbaarheid.
Kenmerken in de catalogus	Het aantal kenmerken in de catalogus beïnvloed in principe niet de kwaliteit van het zaaksysteem en er zit dan ook geen technisch maximum aan. Voor het behalen van de normen geldt een maximum aantal van 2000 kenmerken. Dit vanwege de functioenel beheersbaarheid van de catalogus.
Sjablonen in de catalogus	Het aantal sjablonen beïnvloed in principe niet de kwaliteit van het zaaksysteem en er zit dan ook geen technisch maximum aan. Voor het behalen van de normen geldt een maximum aantal van 250 sjablonen. Dit vanwege de beheersbaarheid van de zaaktypen en de beheerlast.
Kenmerken in zaaktypen	Kenmerken worden gebruikt om gegevens van de zaak op te slaan, maar ook om slimme formulieren en beslisbomen te maken. Hoe meer kenmerken een zaaktype bevat, hoe meer data er moet worden opgeslagen in een zaak en dus invloed heeft op de kwaliteit. Voor het behalen van de normen geldt een maximum aantal van maximaal 50 kenmerken per fase en maximaal 200 kenmerken per zaaktype. Het is mogelijk om één kenmerk meerdere keren binnen hetzelfde zaaktype te gebruiken. Een kenmerk mag maximaal één keer per fase opgenomen worden en wanneer een kenmerk in meerdere fasen opgenomen is mag er met regels geen conflicterende situatie ingericht worden.
Sjablonen in zaaktypen	Het genereren van documenten met behulp van sjablonen is een intensief proces voor het zaaksysteem. Wanneer dit handmatig door de behandelaar wordt gestart, is er niet veel aan de hand maar wanneer het zaaksysteem dit proces geautomatiseerd moet uitvoeren, dan zorgt dit voor een belasting. Voor het behalen van de normen geldt een maximum aantal van 1 geautomatiseerd sjabloon per faseovergang te gebruiken.
Regels in zaaktypen	Het inrichten van regels kan diverse intelligentie toevoegen aan een zaaktype. Het is van van belang om rekening te houden met het uitgangspunt dat het zaaksysteem de behandelaar op een generieke wijze ondersteunt bij het uitvoeren van bedrijfsprocessen. Het is geen specifieke vakapplicatie waarin alle intelligentie van de behandelaar is geautomatiseerd. De impact van een regel op de performance hangt af van de regelactie die moet worden uitgevoerd. Daarnaast kunnen meerdere acties binnen een regel worden ingericht. Voor het behalen van de normen geldt een maximum aantal van 50 regels per fase voor met name de beheersbaarheid van het zaaktype.
E-mails in zaaktypen	Het versturen van e-mailberichten aan de hand van e-mailsjablonen is een eenvoudig proces voor het zaaksysteem. Het is wel mogelijk dat de performance van het proces beïnvloed wordt door het toevoegen van bijlagen. Voor het behalen van de normen geldt een maximum aantal van 3 geautomatiseerde e-mailberichten versturen per faseovergang.
Deel- en vervolgzaken	Het inrichten van een deelzaak houdt in dat er een volledige zaakregistratie wordt uitgevoerd (bij het starten van de deelzaak). Wanneer dit handmatig door de behandelaar wordt gestart, is er niet veel aan de hand maar wanneer het zaaksysteem dit proces geautomatiseerd moet uitvoeren, dan zorgt dit voor een belasting. Voor het behalen van de normen geldt een maximum aantal van 1 deelzaak geautomatiseerd per faseovergang in te richten.
Relaties	Bij een zaak kunnen relaties worden gelegd met andere zaken en objecten. Bij het presenteren van deze relaties binnen een zaak, wordt de data van de relaties opgevraagd om de informatie te tonen. Hoe meer relaties er binnen een zaak gepresenteerd moeten worden, hoer meer data er opgehaald moet worden. Voor het behalen van de normen geldt een maximum aantal van 25 relaties per zaak vast te leggen.

• Voor alle inrichting van zaaktypen geldt het advies om een kwaliteitstoets aan te vragen bij Mintlab