App vergadering

Algemeen

De vergader app maakt het mogelijk om vergaderingen, zoals bijvoorbeeld die voor de Bestuurlijke Besluitvorming, en de bijbehorende onderwerpen en voorstellen in een speciaal daarvoor ontworpen vergaderoverzicht te behandelen. Voor elk type vergadering kan een apart overzicht ingericht worden.

Raadplegen

Elk type vergadering heeft zijn eigen overzicht. Via https://gemeente.zaaksysteem.nl/vergadering kunnen alle vergaderoverzichten bereikt worden.

Elk vergaderoverzicht is opgedeeld in 'Open' en 'Gearchiveerd' met twee type van weergaven: Een simpele lijst van alle voorstellen óf de voorstellen ingedeeld onder de gerelateerde vergadering (maximaal honderd per vergadering). De beheerder kan instellen welk van de twee standaard getoond wordt, en de gebruiker kan tussen de twee schakelen met het hamburgericoontje rechtsboven.

		Overzicht
		Open	Gearchiveerd
Sortering	Gegroepeerd	Openstaande vergaderingen met openstaande voorstellen (max. 100)	Afgehandelde vergaderingen met afgehandelde voorstellen (max. 100)
	Ongegroepeerd	Openstaande voorstellen	Afgehandelde voorstellen

Door een voorstel te openen kan deze in meer detail ingezien worden. Alle kenmerken worden in volgorde weergegeven (mits deze een waarde hebben), gevolgd door de besluitkenmerken, gevolgd door de documenten.

Behandelen

Medewerkers kunnen acties op voorstellen uitvoeren mits het vergadertype geconfigureerd is als 'behandelen'.

Persoonlijke notities

Aan elk voorstel kan een persoonlijke notitie toegevoegd worden door 'persoonlijke notitie toevoegen' te selecteren. Deze notities zijn enkel zichtbaar voor de gebruiker die de notitie maakt.

Besluit nemen

In het koppelprofiel kunnen 'Voorstel acceptatie kenmerken' en 'Voorstel toelichting kenmerken' toegevoegd worden. Wanneer in het zaaktype opgegeven is dat de kenmerken door de medewerker gewijzigd mogen worden kan deze bij het inzien van het voorstel een waarde selecteren en hierbij een toelichting opgegeven. De geselecteerde waarde en toelichting worden dan respectievelijk in het 'voorstel acceptatie kenmerk' en 'voorstel toelichting kenmerk' (in de zaak) opgeslagen.

Een medewerker kan een opgeslagen besluit nog wijzigen met de knop 'Wijzigen'. Ook de toelichting kan dan nog aangepast worden.

Let op: Het wijzigen van kenmerken door een medewerker met behandelrechten vereist dat de zaak een behandelaar en coördinator heeft. Zie ook: Rechten.

Beheren

De app kan ingericht en beheerd worden door de zaaksysteembeheerder.

Eerste keer inrichten

De koppeling vereist een volledig correcte inrichting om te werken. Neem dan ook contact op met Mintlab wanneer u deze koppeling voor het eerst gaan inrichten.

Algemeen

Instelling	Omschrijving
API key
Toegangsniveau	Raadplegen of Behandelen. Met de optie 'Behandelen' kan ingelogd worden om notities aan voorstellen toe te voegen.
Korte naam	Enkel kleine letters en cijfers, geen spaties of slashes
Header titel (desktop/tablet)	De titel die gebruikt wordt voor desktops en tablets
Header titel (mobiel)	De titel die gebruikt wordt voor mobiele apparaten
Header plaatje	De URL van het plaatje dat in de header van de BBV pagina wordt weergegeven
Header kleur	De hexcode van de header
Accent kleur	De hexcode van de accentkleuren, zoals vergaderingstitel
Laadbalk kleur	De hexcode van de laadbalk
Header links	De links die hier ingesteld staan worden opgenomen in het tandwielmenutje Label: De titel van de link Link: De URL waar de link naar verwijst. Moet met 'https://' beginnen
Zaaktype vergaderingen	Het vergaderzaaktype
Publicatiekenmerk voor vergaderingen	Als u controle wil hebben over welke vergaderingen in de app zichtbaar zijn en welke niet, selecteer hier dan een kenmerk uit uw vergaderzaaktype waarmee u dit wilt beinvloeden. Als dit leeg is worden alle vergaderingen getoond in de app.
Publicatiekenmerkwaarde voor vergaderingen	Selecteer hier de waarde dat het kenmerk binnen een zaak moet hebben om de vergadering te tonen binnen de app.
Zaaktype voorstellen	De voorstelzaaktypen
Publicatiekenmerk voor voorstellen	Als u controle wil hebben over welke voorstellen in de app zichtbaar zijn en welke niet, selecteer hier dan een kenmerk uit uw voorstelzaaktype waarmee u dit wilt beinvloeden. Als dit leeg is worden alle voorstellen getoond in de app.
Publicatiekenmerkwaarde voor voorstellen	Selecteer hier de waarde dat het kenmerk binnen een zaak moet hebben om het voorstel te tonen binnen de app.
Voorstel acceptatie kenmerken	De 'enkelvoudige keuze'- of 'keuzelijst'-kenmerken waarmee het besluit geregistreerd wordt (bijv: akkoord / niet akkoord).
Voorstel toelichting kenmerken	De 'groot tekstveld'-kenmerken waarmee het genomen besluit toegelicht wordt
Standaard voorstelweergave bij openen app	Als de app wordt geopend krijgt de gebruiker standaard een bepaalde voorstelweergave te zien: voorstellen die zijn gerelateerd aan vergaderingen, of een lijst met alle voorstellen onafhankelijk van of ze gerelateerd zijn aan een vergadering. Hiermee stelt u in welke weergave uw gebruikers standaard bij binnenkomst te zien krijgen. Gebruikers kunnen nadat ze de app hebben opgestart nog steeds zelf schakelen tussen beide weergaven.
Locatie APP

Kenmerken koppelen

Er kunnen verscheidene kenmerken gekoppeld worden: Vijf voor het vergaderzaaktype en de rest is voor het voorstelzaaktype. In het overzicht wordt de informatie van de voorstellen in kolommen weergegeven. Door middel van de checkboxes voor de kenmerken kan bepaald worden welke kenmerken als kolom getoond moeten worden.

Let op: In het overzicht worden enkel de kenmerken getoond die een waarde bevatten óf die zijn opgegeven als besluitkenmerk.

Let op: Wees zuinig bij het toevoegen van kolommen. De informatie die in het overzicht getoond wordt dient enkel om een overzicht te houden van alle voorstellen die in de vergadering besproken worden. Voor het inzien van alle informatie kan het voorstel geopend worden.

Let op: Standaard zal de app de technische naam van het kenmerk gebruiken voor de kolomtitels en voorsteloverzichten, maar zal wanneer ingevuld de Publieke naam gebruiken.

Titel	Aanbevolen kenmerktype	Omschrijving
Vergadering - Onderwerp	tekstveld	Het onderwerp van de vergadering
Vergadering - Datum	datum
Vergadering - Tijd	tekstveld
Vergadering - Locatie	enkelvoudige keuze	De locatie, bijvoorbeeld: Raadzaal
Vergadering - Voorzitter	tekstveld
Voorstel - Zaaknummer	Het systeemkenmerk 'zaaknummer'
Voorstel - Zaaktype	Het systeemkenmerk 'zaaktype'
Voorstel - Onderwerp	tekstveld	Een korte samenvatting
Voorstel - Portefeuillehouder	tekstveld
Voorstel - Samenvatting	rich text	Een uitgebreide beschrijving
Voorstel - Conceptbesluit college	enkelvoudige keuze
Voorstel - Conceptbesluit raad	enkelvoudige keuze
Voorstel - Definitief besluit college	enkelvoudige keuze
Voorstel - Definitief besluit raad	enkelvoudige keuze
Voorstel - Afdeling	enkelvoudige keuze
Voorstel - Aanvrager	Het systeemkenmerk 'aanvrager_naam'
Voorstel - Datum Afdeling	datum
Voorstel - Datum Management	datum
Voorstel - Datum Directie	datum
Voorstel - Datum College	datum
Voorstel - Datum Commissie	datum
Voorstel - Datum Raad	datum
Voorstel - Resultaat	Het systeemkenmerk 'resultaat'
Voorstel - Agenderingswijze	enkelvoudige keuze
Voorstel - Bijlage label #	document	*

* Wanneer er documenten gekoppeld worden aan de 'Bijlage label #' attributen zullen er (na het sluiten en heropenen van de dialoog) meer velden beschikbaar gemaakt worden, zodat er een onbeperkt aantal documentkenmerken gekoppeld kunnen worden

Zaaktypebeheer

De medewerkers die de kenmerkvoorstellen wijzigen moeten behandelrechten op het zaaktype hebben en de kenmerken moeten zo ingesteld zijn dat elke gebruiker voor slechts één 'voorstel acceptatie kenmerk' behandelrechten heeft. Dit kan bewerkstelligd worden met de functionaliteiten: Kenmerken - Specifieke behandelrechten en Afdeling/rollen van gebruikers.

Tip: Gebruik de functionaliteit Wachtrij overslaan om de wijzigingsvoorstellen automatisch te laten accepteren.

Gebruikers Gebruiker Afdeling Rol Gemeentesecretaris Concerndirectie Behandelaar Gemeentesecretaris . Burgemeester Bestuur Behandelaar Burgemeester . Wethouder X Bestuur Behandelaar Wethouder X . Wethouder Y Bestuur Behandelaar Wethouder Y . Wethouder Z Bestuur Behandelaar Wethouder Z .

Kenmerken Kenmerk Waarden Rechten Besluit gemeentesecretaris Akkoord Niet akkoord Afwezig Concerndirectie / Gemeentesecratris Besluit burgemeester Akkoord Niet akkoord Afwezig Bestuur / Burgemeester Besluit wethouder X Akkoord Niet akkoord Afwezig Bestuur / Wethouder X Besluit wethouder Y Akkoord Niet akkoord Afwezig Bestuur / Wethouder Y Besluit wethouder Z Akkoord Niet akkoord Afwezig Bestuur / Wethouder Z