Vernietiging archiefbescheiden

Inleiding

Elke zaak ontvangt aan de hand van het resultaat een bewaartermijn. Deze bewaartermijn van een zaak wordt bij de overheid bepaald aan de hand van een selectielijst. Voor gemeenten is dit de Gemeentelijke Selectielijst 1996. Bij een zaak wordt bijvoorbeeld bij het 'verlenen' van een vergunning een andere bewaartermijn gebruikt dan wanneer de vergunning wordt 'geweigerd'. Zodra een behandelaar de behandelaar de zaak afhandelt, dan wordt de bewaartermijn aan de hand van het resultaat geplaatst. Aan de hand van de bewaartermijn van een zaak, wordt vervolgens een vernietigingsdatum ingesteld. Wanneer een zaak in aanmerking komt voor vernietiging, dan zal deze worden beoordeeld tijdens de uitvoeren van de vernietiging.

Bewaartermijnen in een zaak

Zaken vernietigen

Gemeenten zijn wettelijk verplicht om zaken te vernietigen als deze niet meer relevant zijn voor de gemeente. Zoals in de inleiding aangegeven, wordt hiervoor een selectielijst gebruikt. In de praktijk betekent dit dat veel gemeenten in keer per jaar vernietiging uitvoeren van dossiers waarvan de bewaartermijn verstreken is. Hetzelfde principe geldt ook voor een digitaal archief, en dit wordt ondersteund door het zaaksysteem. Om gemeenten hierin te ondersteunen is er een zaaktype gemaakt waarmee het proces kan worden uitgevoerd en de resultaten worden vastgelegd. Het opstellen van de vernietigingslijst gebeurt met het maken van een overzicht. Onderstaand een kort stappenplan voor het planmatig selecteren en vernietigen van zaakdossiers: 1. Importeer het zaaktype Vernietigen archiefbescheiden in het zaaksysteem 2. Wijzig eventueel het zaaktype conform de organisatorische wensen en publiceer het 3. Start een zaak van het zaaktype Vernietigenarchiefbescheiden 4. Voeg de vernietigingslijst toe aan de zaak 5. Vernietig de te vernietigen zaken via Zaken zoeken > Acties > Vernietigen

Vernietigingslijst zaken