Zaakdossier

Zaakdossier

Een zaak behandel je vanuit vanuit het zaakdossier. Het zaakdossier benader je door een zaak te openen. Het zaakdossier biedt de mogelijkheid een zaak overzichtelijk te behandelen.

Klik op de functionaliteit waar je meer over wilt weten

Behandelfasen

Het zaakdossier is navigeerbaar door de tabbladen. De uitgeschreven tabbladen zijn de behandelfasen van de zaak. Een zaak bestaat uit minimaal twee fasen de registratie fase en de afhandelfase maar daartussen kunnen nog meer fasen liggen.

In een fase dienen alle verplichte kenmerken te worden ingevuld, documenten te worden toegevoegd en checklists te worden afgevinkt alvorens de fase afgerond kan worden.

Kenmerken

Kenmerken zijn alle velden waar je waarden kunt invullen, selecteren en aanvinken. Net zoals de kenmerken van een bal 'rood', 'rond', 'licht' kunnen zijn, geef je in de 'kenmerken' de kenmerken van een zaak op: adres, beoordeling, aantallen, etc.

Kenmerken kunnen verplicht zijn. In dat geval moeten ze ingevuld zijn voordat de zaak naar de volgende fase gezet kan worden, of kan worden afgerond.

Documenten

Kenmerken van het type 'document' zijn uploadvelden waarmee documenten toegevoegd kunnen worden aan het zaakdossier. Documenten die hier worden geupload zijn vervolgens ook zichtbaar op het tabblad documenten, waar ze gelabeld zijn met de titel van het documentkenmerk. Het is ook mogelijk om, andersom, documenten te uploaden op het tabblad documenten en ze daar te labelen. De documenten zullen dan in het documentkenmerk op de behandelfase weergegeven worden.

In verschillende situaties zal een document 'ter beoordeling' staan. Deze documenten kunnen dan beoordeeld en geaccepteerd/geweigerd worden in de documentenwachtrij op het tabblad documenten.

Checklists

Checklists staan rechtsonderin de behandelfasen. Er zijn checklists die worden ingesteld vanuit het zaaktypebeheer, maar er kunnen ook handmatig checklists worden toegevoegd. Een fase kan pas afgerond worden wanneer alle checklists zijn afgevinkt, zodat hiermee gegarandeerd kan worden dat bepaalde handelingen niet vergeten worden.

Objecten

Objecten kunnen worden toegevoegd, bewerkt, gerelateerd en verwijderd worden vanuit het zaakdossier. Let op: Dit is enkel zo voor zaaktypen waarbij dit is ingesteld door de beheerder. Er zijn maximaal vier objectacties mogelijk: Aanmaken, relateren, bewerken en verwijderen. De beheerder stelt bij het zaaktypebeheer in welke acties aanwezig zijn. Acties worden eerst ingepland en vervolgens bij de eerstvolgende faseovergang of de zaakafronding uitgevoerd. Object aanmaken Een nieuw object aanmaken. Deze wordt automatisch gerelateerd aan het zaakdossier. Object relateren Een bestaand object relateren aan het zaakdossier. Object bewerken Een bestaand object bewerken. Deze wordt automatisch gerelateerd aan het zaakdossier. Object verwijderen Een bestaand object verwijderen. Deze actie verwijdert het object permanent uit het gehele zaaksysteem(!).

Objectacties die worden uitgevoerd bij de faseovergang Object aanmaken

Faseacties

<under construction>

Tabblad: Zaakrelaties

Op het tabblad 'Zaakrelaties' worden alle relaties van de zaak getoond: Gerelateerde zaken, geplande zaken en gerelateerde objecten.

Gerelateerde zaken

Gerelateerde zaken kunnen zijn: Hoofdzaak - In dit geval wordt de zaak weergegeven boven de zaak zelf, met de relatie op niveau A en de zaak zelf op niveau B. Deelzaak - In dit geval wordt de zaak weergegeven onder de zaak zelf, met de relatie op niveau B en de zaal zelf op niveau A. (respectievelijk C en B als de zaak een hoofdzaak én deelzaak heeft) Gerelateerde zaak - In dit geval wordt de zaak weergegeven onder het kopje 'gerelateerde zaken'. Deze relaties kunnen eenvoudig aangelegd en verbroken worden. Vervolgzaak - Dit is een type 'gerelateerde zaak' waarbij de zaak gestart is bij het afronden van de initiatorzaak. Initiatorzaak - Dit is een type 'gerelateerde zaak' waarbij de zaak als vervolgzaak is aangemaakt bij het afronden van de initiatorzaak.

Gerelateerde zaken

Geplande zaken

Ingeplande zaken worden weergegeven onder het kopje 'Geplande zaken'. Voor uitleg over hoe zaken ingepland kunnen worden, zie: Zaak inplannen. Door een zaak te selecteren en voor 'bewerken' te kiezen kan de planning aangepast worden.

Geplande zaken

Gerelateerde objecten

Gerelateerde objecten worden weergegeven onder 'gerelateerde objecten'. Door op het object te klikken kan het objectdossier ingezien worden.

Gerelateerde objecten

Vertrouwelijkheid

In de header van het zaakdossier staat ook de vertrouwelijkheidsaanduiding: Openbaar, Intern of Vertrouwelijk. Door hierop te klikken kan de vertrouwelijkheid eenvoudig gewijzigd worden. Let op: Zolang de pagina niet herladen wordt kan de vertrouwelijkheid vrijelijk gewijzigd worden. Echter, als de pagina wel herladen wordt kan het zijn dat de nieuwe vertrouwelijkheid niet de rechten verleend om de vertrouwelijkheid terug te zetten naar de oorspronkelijke staat.

Vertrouwelijkheidsaanduiding

Beheer

Op de pagina 'rechten' van het zaaktypebeheer kan ingesteld worden welke rechten bij welke vertrouwelijkheid horen: In de linkerkolom kunnen de rechten ingesteld worden voor zaken met de vertrouwelijkheid 'Openbaar' en 'Intern' In de rechterkolom kunnen de rechten ingesteld worden voor zaken met de vertrouwelijkheid 'Vertrouwelijk'

Pagina rechten