Documentintake

Een gescand document ontvangen

Wanneer de scanstraat is ingericht kunnen er documenten naar het zaaksysteem gescand worden. De scanner plaatst het document op de server en binnen enkele minuten worden deze bestanden door het zaaksysteem ontvangen, ingelezen, en komen deze in de documentenintake te staan.	Documentintake
Wanneer de bestanden in het overzicht geplaatst worden zie je naast het bestand een drietal knoppen staan. Een document aan een zaak koppelen Een zaak vanuit een document starten Een document verwijderen	Bestand:Documentintake-zaak.png Documentintake: 3 knopjes
ICT/beheer: Bestanden met de syntax <inlognaam><dash><bestandsnaam> zullen enkel zichtbaar zijn voor de medewerker met diezelfde inlognaam, terwijl de overige documenten enkel voor de zaakbeheerders zichtbaar zijn. Het is de bedoeling dat de prefix <inlognaam><dash> automatisch wordt meegegeven door de scanner. Bijvoorbeeld: Het document 'ttestpersoon-Besluit 2013.pdf' zal in de documentintake van Tinus Testpersoon worden geplaatst met bestandsnaam 'Besluit 2013.pdf'

Een document aan een zaak toevoegen

Wanneer je een document aan een bestaande zaak wilt koppen kies je voor de eerste knop. Zodra je hier op klikt zie je een venster "Voeg toe aan zaak" verschijnen met daarin een aantal velden. In het eerste veld kun je aangeven aan welke zaak je dit documtent wilt koppelen. In dit veld kun je zoeken op zaaktype, zaaknummer, aanvrager etc. Het automatisch aanvullen zal het resultaat wat getoond word steeds verder verkleinen tot dat je de juiste zaak kunt aanklikken. Ook kun je het document nog van een andere naam voorzien en aangeven of dit een zaaktypedocument is.

Bestand:Documentintake-toevoegen-zaak.png Aan een zaak toevoegen

Een zaak vanuit een document starten

Wanneer je nieuwe zaak wilt starten vanuit dit document dan kies je voor de tweede knop. Zodra je hier op klikt zie je een venster verschijnen naast de grote groene knop. Dit venster is nagenoeg hetzelfde als wanneer je regulier een nieuwe zaak aanmaakt. Echter zie je in dit venster dat er een document gekoppeld zit aan deze zaak. Vervolgens volg je de reguliere stappen om een zaak aan te maken en zal het document in het documententabblad van het zaakdossier geplaatst zijn.

Bestand:Documentintake-nieuwe-zaak.png Een zaak starten