Zaaktypebeheer Regels

Algemeen

Regels hebben vier eigenschappen: Regelnaam De naam van de regel die getoond wordt in het regeloverzicht. Gebruik eventueel HTML om het overzichtelijker te maken. Voorwaarden De voorwaarden van de regel die 'Waar' of 'Niet waar' kunnen zijn. Actie De acties die uitgevoerd worden als de voorwaarden 'Waar' zijn. Anders De acties die uitgevoerd worden als de voorwaarden 'Niet waar' zijn.

ZTB Regels

Regels kunnen van elkaar afhankelijk zijn en de volgorde waarin het systeem ze uitvoert (van boven naar beneden) is daarom erg belangrijk. Bijvoorbeeld: als regel A een waarde 'Ja' in kenmerk X zet, en regel B bepaalde acties enkel uitvoert wanneer kenmerk X de waarde 'Ja' heeft.

Regels aan/uit zetten

Door het vinkje voor de regelnaam uit te vinken kan een regel op inactief gezet worden zodat deze niet wordt uitgevoerd. Complexe regelsituaties kunnen op deze manier eenvoudiger onderzocht worden zonder dat de regels verwijderd hoeven worden. Ook kunnen alle titels en toelichtingen van kenmerken eenvoudig nagelopen worden door alle regels uit te zetten.

Foutmeldingen

Wanneer een regel fouten bevat zal er een rood gevarendriehoekje getoond worden voor de regelnaam. Ook zal er een gevarendriehoek bovenaan de regelaccordion getoond worden. Regels met fouten worden als inactief beschouwd en worden niet uitgevoerd. Een fout is wanneer het kenmerk verwijst naar een attribuut dat verwijderd is, of een kenmerkwaarde die inactief gezet is. </ul>

Gevarendriehoek bij regelfouten

Voorwaarden

De voorwaarde van een regel bestaat uit één of meerdere kenmerken van de zaak. Elk kenmerk van het type 'enkelvoudige keuze', 'meervoudige keuze' en 'keuzelijst' dat zich in de fase bevindt kan worden gebruikt als voorwaarde. Daarnaast zijn er de volgende systeemvoorwaarden: aanvrager, postcode, wijk en contactkanaal en de keuzekenmerken van de zaaktypebeheer 'algemeen'-pagina. Een voorwaarde en de onderliggende kenmerken kunnen elk 'Waar' of 'Niet waar' zijn. Rechtsboven is een dropdown met twee opties: 'Alle (EN)' en 'Enkele (EN/OF)'. Hiermee kan ingesteld worden dat een voorwaarde enkel 'Waar' is als alle onderliggende kenmerken 'Waar' zijn, of dat slechts één onderliggend kenmerk 'Waar' hoeft te zijn. Voor een kenmerk geldt altijd 'Enkele (EN/OF)' Voorwaarde Zaakinvulling Waar/niet waar Voorwaarde (alle) Voorwaarde (enkele) Kenmerk A - Ja = Ø - Nee = O Kenmerk A - Ja = O - Nee = Ø Kenmerk A wordt als 'niet waar' beschouwd want geen van de ingevulde opties komt overeen De voorwaarde 'alle' vereist dat alle kenmerken waar zijn. Kenmerk A = Niet waar Kenmerk B = Waar Dus de voorwaarde in zijn geheel is 'Niet waar'. De acties onder 'anders' worden uitgevoerd. De voorwaarde 'enkele' vereist dat minstens één kenmerk waar is. Kenmerk A = Niet waar Kenmerk B = Waar Dus de voorwaarde in zijn geheel is 'Waar'. De acties onder 'acties' worden uitgevoerd. Kenmerk B - Auto = Ø - Fiets = Ø - Bus = O Kenmerk B - Auto = O - Fiets = Ø - Bus = Ø Kenmerk B wordt als 'waar' beschouwd want minstens één van de ingevulde opties komt overeen

ZTB Regelactie

Aanvrager

De voorwaarde 'aanvrager' gebruikt het aanvragertype: 'Natuurlijk persoon' of 'Niet natuurlijk persoon'.

ZTB Regelvoorwaarde type aanvrager

Aanvrager postcode

De voorwaarde 'aanvrager postcode' is 'waar' wanneer de postcode van de aanvrager binnen de opgegeven reeks ligt. Hierbij tellen de grenswaarden ook mee ('min' <= x <= 'max'). In het voorbeeld worden 1000AA en 1999ZZ dus ook als 'waar' beschouwd. Een 'interne aanvrager' heeft geen postcode en wordt daarom als 'niet waar' beschouwd.

ZTB Regelvoorwaarde aanvrager postcode

Aanvrager wijk

De voorwaarde 'aanvrager wijk' is 'waar' wanneer het adres (huisnummer+postcode) van de aanvrager binnen één van de aangevinkte wijken ligt. De wijken worden door elke gemeente afzonderlijk gedefinieerd doormiddel van een CSV-bestand. Dit bestand is alsvolgt opgebouwd: straatnaam, huisnummer, huisletter, toevoeging, postcode, plaats, wijk. Waarbij 'wijk' een zelf gekozen variabele is; bijvoorbeeld: noord, oost, zuid, west, centrum.

ZTB Regelvoorwaarde aanvrager wijk

Contactkanaal

De voorwaarde 'contactkanaal' is 'waar' wanneer het contactkanaal van de zaak gelijk is aan één van de aangevinkte opties. Online aanvragen hebben het contactkanaal 'webformulier', kan het webformulier doormiddel van deze regel een andere inrichting en/of werking worden gegeven dan het registratieformulier dat door de ambtenaar intern wordt geregistreerd.

ZTB Regelvoorwaarde contactkanaal

Acties

Binnen een regel kunnen acties uitgevoerd worden wanneer de voorwaarden 'Waar' zijn en wanneer de voorwaarden 'Niet waar' zijn. Er moet minimaal één actie worden gedefinieerd voor het geval van 'waar', maar er hoeven geen acties gedefinieerd te worden voor het geval van 'niet waar'.

Toon/verberg kenmerk

'Toon kenmerk' en 'Verberg kenmerk' worden gebruikt om vragen die enkel voor bepaalde situaties gelden enkel in die bepaalde situaties te tonen, zoals:

• vragen die enkel voor organisaties bedoeld zijn
• vragen over de kinderen enkel wanneer de aanvrager aangeeft kinderen te hebben
• het uploaden van documenten enkel wanneer die vereist zijn
• etc.

Dit maakt het webformulier niet alleen klantvriendelijker, maar ook effectiever doordat deze variabele kenmerken als verplicht kunnen worden ingesteld. Immers: het kenmerk wordt alleen getoond wanneer het verplicht is, en verborgen wanneer het niet-verplicht is. Kenmerken zijn enkel verplicht wanneer zichtbaar.

Kenmerken worden standaard getoond en hier moet vooral rekening mee worden gehouden wanneer een kenmerk enkel in één specifieke situatie getoond moet worden. Een veel voorkomende beginnersfout is de aanname dat een voorwaarde met twee opties twee mogelijkheden bevat: A en B. Terwijl er ook de mogelijkheid van 'leeg' bestaat. De aanname "Tonen voor B is hetzelfde als verbergen voor A." is daardoor niet juist.

	Als kenmerk X = A, dan verberg kenmerk Y	Als kenmerk X = B, dan toon kenmerk Y, anders verberg kenmerk Y
Kenmerk X = 'leeg'	Tonen	Verbergen
Kenmerk X = A	Verbergen	Verbergen
Kenmerk X = B	Tonen	Tonen

Toon/verberg kenmerkgroep

Het is ook mogelijk om gehele kenmerkgroepen in één keer te tonen of verbergen. In het zaakdossier wordt de kenmerkgroep en alle onderliggende kenmerken getoond/verborgen (en de waarden verwijderd). Op het webformulier en registratieformulier wordt de gehele stap getoond/verborgen, inclusief vermelding in de breadcrumb. Deze functionaliteit kan bijvoorbeeld gebruikt worden om de gegevens van de partner van de aanvrager op te vragen, enkel wanneer deze aangeeft een partner te hebben.

Pauzeer aanvraag

Het 'pauzeren van een aanvraag' houdt in dat het webformulier geblokkeerd wordt door de knop 'verder' te verbergen en een bericht aan de aanvrager te tonen met een uitleg hiervoor. Op deze manier kunnen opties die niet worden toegestaan (of niet bestaan) voor de volledigheid toch opgenomen worden in het webformulier om de klant meer duidelijkheid te geven.

ZTB Regelactie pauzeren

Vul waarde in

De 'vul waarde in' actie plaatst een waarde in een kenmerk. Dit kan als 'voorinvulling' waarbij de waarde nog gewijzigd kan worden of als permanente invulling waarbij de waarde niet gewijzigd kan worden.

Regelactie: Vul waarde in

Wijzig afhandeltermijn

De actie 'wijzig afhandeltermijn' wijzigt bij het activeren van de regel de afhandeltermijn. Deze actie is enkel beschikbaar in de registratiefase en wordt enkel uitgevoerd bij het aanmaken van de zaak. Het later wijzigen van het kenmerk in het zaakdossier heeft geen invloed op de afhandeltermijn.

Genereer sjabloon

De actie 'genereer sjabloon' zorgt er voor dat een sjabloon bij de faseovergang wordt aangemaakt. Dit kan gebruikt worden wanneer er in bepaalde situaties geen sjabloon noodzakelijk is en in andere situaties wel, of wanneer in bepaalde situaties het ene sjabloon noodzakelijk is en in andere situaties een ander sjabloon. Bijvoorbeeld wanneer de klant aangeeft per e-mail op de hoogte gehouden te willen worden en er dus geen papieren ontvangstbevestiging nodig is.

Stel beide (of meer) sjablonen in op 'niet-automatisch genereren' en pas meerdere regels toe om afhankelijk van de situatie het juiste sjabloon gegenereerd te laten worden.

Toewijzing

De actie 'toewijzing' overschrijft de toewijzing voor de eerstvolgende faseovergang die is ingesteld in het zaaktypebeheer (stap 4 van zaaktypebeheer). Deze actie overschrijft niet de toewijzing die handmatig door de ambtenaar kan worden ingegeven op het registratieformulier middels de actie 'Toewijzing tonen bij zaakintake' (stap 3 van zaaktypebeheer).

E-mail versturen

De actie 'e-mail versturen' zorgt ervoor dat een e-mail bij de faseovergang wordt aangemaakt of wordt ingepland. Zie onderstaande tabel en de schermafbeeldingen van de mogelijke situaties. E-mail Verstuur moment Versturen Emailsjablonen Faseovergang Datumkenmerken Op Na/voor Kalenderdagen Weekdagen Weken Maanden Minuten

E-mail inplannen: Mogelijkheden

Het versturen bij de faseovergang vindt direct plaats. Door e-mailsjablonen standaard niet te laten versturen bij de faseovergang kan het volgende worden ingericht:

• Enkel in een bepaalde situatie een e-mailsjbloon versturen. Bijvoorbeeld: Enkel wanneer de vraag 'Wilt u op de hoogte worden gehouden?' met 'Ja' is beantwoord.
• In de ene situatie e-mail X versturen, in een andere situatie e-mail Y versturen. Bijvoorbeeld: Verschillende e-mails voor het verlenen of weigeren van een vergunning. Of: Verschillende ontvangstbevestigingen voor burgers of bedrijven.

Ingeplande e-mails worden bij de faseovergang ingepland. De verstuurdatum van deze e-mails staat dan vast. Wanneer de verstuurdatum in het kenmerk wordt gewijzigd kan de e-mail herpland worden middels de actie 'herplannen'. In het transactieoverzicht wordt de reeds ingeplande e-mail verwijderd en een nieuwe e-mail ingepland.

Internetkassa aan/uit

In de registratiefase kan met deze regelactie de internetkassa aan of uit worden gezet, voor de zaaktypen waarbij er soms wel/niet betaald moet worden.

Regelactie: Internetkassa aan/uit

Verstuur extern systeembericht

Met deze actie kunnen verschillende externe systeemberichten gestuurd worden voor de BuitenBeter en MijnOverheid koppelingen.

BuitenBeter

In BuitenBeter heeft een melding drie statussen:

Status	Omschrijving
Geregistreerd	De burger heeft zijn melding aan BuitenBeter opgestuurd
In behandeling	Door middel van het externe systeembericht kan BuitenBeter de status van de melding van 'geregistreerd' naar 'in behandeling' zetten, zodat de burger de voortgang van zijn zaak ook via BuitenBeter kan volgen.
Afgehandeld	Door middel van het externe systeembericht kan BuitenBeter de status van de melding van 'geregistreerd' of 'in behandeling' naar 'afgehandeld' zetten, zodat de burger de voortgang van zijn zaak ook via BuitenBeter kan volgen.

MijnOverheid

Berichtenbox
Een bericht aan de berichtenbox kan vergeleken worden met een e-mail. Deze bestaan uit een 'onderwerp' en een 'bericht'.

Lopende Zaken
Een bericht aan 'Lopende zaken' zorgt ervoor dat de burger een overzicht heeft van zijn lopende zaken, net zoals in de PIP maar dan met enkel de meest relevante informatie zoals 'Zaaktype', 'Extra informatie' en 'Status'.

Regelvoorbeelden

Een tekstbericht tussen de kenmerken in tonen

In sommige zaaktypen is het belangrijk om de aanvrager of medewerker informatie te tonen die niet over het hoofd gezien mag worden wanneer zij een bepaalde waarde aanvinken. De toelichtingen van kenmerken en kenmerkgroepen zijn in zo'n situatie vaak niet afdoende en het beste is om een bericht direct onder het kenmerk in kwestie te tonen. Maak hiervoor een extra toelichtingskenmerk en pas de volgende regel toe.

Als:     Situatie X
Dan:     Toon:    'Toelichtingskenmerk'
Dan:     Vul in:  'Toelichtingskenmerk' met waarde 'Let op: U geeft aan...'    {Kan waarde wijzigen = Nee}
Anders:  Verberg: 'Toelichtingskenmerk'

Als <altijd>, dan...

In sommige zaaktypen moet een regel altijd uitgevoerd worden. Gebruik hiervoor 'Contactkanaal' met alle opties aangevinkt. Dit zal altijd 'Waar' zijn.

Als:     Contactkanaal = Alle opties
Dan:     ...

Als X of Y, dan toon A, anders verberg A

In sommige zaaktypen moet een actie uitgevoerd worden als óf het ene kenmerk wordt aangevinkt óf het andere kenmerk. In dat geval kan de optie 'Enkele (EN/OF)' bij voorwaarden gebruikt worden. De regel is ook dan 'Waar' wanneer slechts één van de kenmerken wordt aangevinkt.

Als:     X of Y
Dan:     Toon: Kenmerk A
Anders:  Verberg: Kenmerk A

Als (X en R) of (Y en S), dan toon A, anders verberg A

Dit is bijna dezelfde situatie als de voorgaande, maar nu met vier voorwaarden. 'Enkele (EN/OF)' kan niet gebruikt worden, omdat de voorwaarde dan al 'Waar' is wanneer slechts één van de kenmerken wordt aangevinkt. Twee verschillende regels instellen met 'toon/verberg' werkt niet, omdat de twee dan met elkaar conflicteren. Er zou altijd één regel zijn waarvan de voorwaarde 'Niet waar' is, waardoor de regel het kenmerk verbergt, terwijl de andere het toont. Verberg daarom het kenmerk permanent met de eerste regel, en toon het vervolgens met de twee regels, ditmaal zonder anders-verberg.

Hier kan ook een tussenkenmerk voor gebruikt worden. Dit is niet noodzakelijk wanneer de actie enkel 'Toon: Kenmerk A' is, maar wanneer er een groot aantal acties mee uitgevoerd wordt kan het voordeliger zijn om dit slechts eenmalig te hoeven opvoeren. Wijzigingen kunnen dan sneller doorgevoerd worden, en eventuele andere situaties kunnen eenvoudig toegevoegd worden met enkel de actie 'Vul in tussenkenmerk = Ja'.

Zonder tussenkenmerk: Als: Altijd Dan: Verberg: A Als: X en R Dan: Toon: Kenmerk A Als: Y en S Dan: Toon: Kenmerk A

Met tussenkenmerk: Als: Altijd Dan: Vul in: 'Tussenkenmerk' = Nee Als: X en R Dan: Vul in: 'Tussenkenmerk' = Ja Als: Y en S Dan: Vul in: 'Tussenkenmerk' = Ja Als: Tussenkenmerk = Ja Dan: Toon: Kenmerk A Dan: Toon: Kenmerk B Dan: Toon: Kenmerk C Dan: Toon: Kenmerk D Dan: Toon: Kenmerk E Dan: Toon: Kenmerk F Dan: Toon: Kenmerk G Dan: Toon: Kenmerk H /of/ Dan: Pauzeer met bericht dat vaak gewijzigd moet worden.