Zaaktypebeheer Acties

Algemeen

In Zaaktypebeheer kunnen in de stap ‘Acties’ functionaliteiten in werking worden gezet die betrekking hebben op enkel dat zaaktype.

ZTB Zaakacties

Formulier

De functionaliteiten voor het webformulier (externe zaakregistratie).

Zaakgegevens hergebruiken

Als de aanvrager eerder een zaak van dit zaaktype heeft aangevraagd wordt in de eerste stap van het registratieformulier of webformulier gevraagd of de gegevens van de vorige zaak hergebruikt moeten worden.

Keuze = Ja: De waarden van de laatst geregistreerde zaak worden overgenomen in het formulier.
Keuze = Nee: Een leeg formulier.

Let op: Deze functionaliteit geldt ook voor het interne formulier.

Aanvragen met publiek webformulier

Het zaaktype kan online worden aangevraagd.

Internetkassa gebruiken

Er wordt een extra stap 'betaling' aan het einde van het webformulier toegevoegd. Hier wordt de prijs weergegeven en kan de klant de online betaling met Ogono initiëren. Let op: Wanneer deze optie aanstaat moet er op het tabblad relaties een 'bedrag web' ingevuld zijn, of middels regels een prijs bepaald worden.

Zie voor meer informatie: Koppelprofiel Ogone

E-mailadres verplicht bij webformulier

Wanneer deze functionaliteit aan staat is de aanvrager verplicht een e-mailadres op te geven in de stap 'contactgegevens' van het webformulier.

Telefoonnummer verplicht bij webformulier

Wanneer deze functionaliteit aan staat is de aanvrager verplicht een telefoonnummer op te geven in de stap 'contactgegevens' van het webformulier.

Mobiel telefoonnummer verplicht bij webformulier

Wanneer deze functionaliteit aan staat is de aanvrager verplicht een mobiel telefoonnummer op te geven in de stap 'contactgegevens' van het webformulier.

Captcha uitschakelen bij vooringevulde aanvrager

Schakelt de Captcha uit bij anonieme aanvragen via Vooringevulde aanvrager.

Intern formulier

De functionaliteiten voor het registratieformulier (interne zaakregistratie)

Contactgegevens tonen bij intake

Er wordt een extra stap aan het registratieformulier toegevoegd waar het 'e-mailadres', 'telefoonummer', en 'mobiel nummer' van de aanvrager worden weergegeven, zodat deze eventueel ingevuld of gewijzigd kunnen worden.

Mogelijkheid om relaties toe te voegen bij zaakintake

Aan het einde van het registratieformulier wordt een optie weergegeven om bij registratie relaties toe te voegen aan de zaak. Deze functionaliteit werkt hetzelfde zoals betrokkenen toevoegen via de Plusknop van het zaakdossier.

Toon vertrouwelijkheid

Aan het einde van het registratieformulier wordt een optie weergegeven om de zaak bij registratie direct een bepaalde Vertrouwelijkheid te geven: Openbaar, Intern of Vertrouwelijk. Deze optie staat standaard op 'Openbaar'.

Toewijzing aanpassing bij interne intake

Zaak automatisch in behandeling nemen

Aan het einde van het registratieformulier wordt een optie weergegeven om de zaak bij registratie automatisch in behandeling te nemen. Deze optie is dan standaard aangevinkt en kan uitgevinkt worden in geval van uitzonderingen.

Toewijzing tonen bij zaakintake

Aan het einde van het registratieformulier wordt een optie weergegeven om de zaak bij registratie aan een andere afdeling/rol toe te wijzen dan de standaard zoals ingesteld op de Fasenpagina van zaaktypebeheer. Deze optie heeft standaard de waarde van zaaktypebeheer en kan gewijzigd worden voor uitzonderingen.

Zaakdossier

De functionaliteiten voor het zaakdossier

Zaak niet op aanvrager PIP publiceren

De zaken zullen niet op de PIP van de aanvrager te zien zijn. Let op: Deze functionaliteit is gebaseerd op het zaaktypeversie-ID, en niet op het zaaktype-ID. Deze functionaliteit kan niet gebruikt worden om zichtbare zaken onzichtbaar te maken of andersom.

Registratiefase vergrendelen

Standaard ziet iedereen met Behandelrechten de kenmerken binnen een Zaakdossier als 'open'. De inhoud van de velden kan eenvoudig gewijzigd worden. Maar dit is niet altijd wenselijk voor de velden in de registratiefase van het zaakdossier, omdat deze zijn ingevuld door de burger. Wanneer deze optie aangezet is ziet iedereen de kenmerken in de registratiefase standaard als 'gesloten', met onderaan de fase een knop 'ontgrendel registratiefase'. Wanneer zij op deze knop klikken zal er eerst een waarschuwing worden getoond die geaccepteerd moet worden. Wanneer geaccepteerd kan de medewerker de kenmerken zoals vanouds wijzigen. Het 'openstaan' van de registratiefase is medewerker én sessie gebonden.

Kenmerk- en documentwijzigingen van collega's in wachtrij plaatsen

Standaard ziet iedereen met Behandelrechten de kenmerken binnen een Zaakdossier als 'open'. De inhoud van de velden kan eenvoudig gewijzigd worden. Wanneer deze optie aangezet is ziet enkel de behandelaar van de zaak de kenmerken als 'open', de anderen met behandelrechten zien de kenmerken als 'gesloten' met aan de rechterzijde een knop 'wijzigen. Wanneer zij op deze knop klikken zal het betreffende kenmerk te wijzigen zijn. Zodra zij de wijziging opslaan zal de voorgestelde waarde 'ter beoordeling' komen te staan. De behandelaar van de zaak kan deze dan accepteren of weigeren. (de uitwerking van deze functionaliteit kan vergeleken worden met hoe de aanvrager wijzigingen voorstelt vanaf de PIP, maar dan voor medewerkers vanuit het zaakdossier)

Rechten valideren bij toewijzing wijzigen

Standaard kan een zaak aan elke gebruiker Toegewezen worden. Deze gebruiker krijgt daarmee Behandelrechten tot het zaakdossier, ongeacht de rechten die zijn ingesteld in het Zaaktypebeheer. Wanneer deze functionaliteit aan staat zal er op het moment van de toewijzing een controle gedaan worden op die rechten, en wanneer de gebruiker geen raadpleegrechten heeft op het zaaktype zal de toewijzingsactie niet uitgevoerd worden.

API instellingen

De functionaliteiten voor communicatie met externe software

Zaaksysteem API mag fase afronden

-

Zaakgegevens zijn publiekelijk beschikbaar

De gegevens van deze zaken kunnen door iedereen worden opgevraagd. Dit geldt voor bepaalde koppelingen met externe systemen; er is geen userinterface om de zaakgegevens in te zien.

Standaard teksten

De teksten die beheerd kunnen worden door de zaakssyteembeheerder

Publiek bevestigingsbericht

Het bericht die de aanvrager te zien krijgt bij een succesvolle zaakregistratie met het webformulier.