Zaakdossier fasen

Algemeen

Fasen

Een Zaakdossier bevat meerdere behandelfasen die tijdens de behandeling van de zaak doorlopen worden. Standaard heeft een Zaaktype twee fasen: Registreren, Afhandelen. Complexere zaaktypen hebben daar nog fasen tussenin, zoals: Toetsen, Behandelen, Besluiten. De verschillende fasen worden bovenaan het faseoverzicht weergegeven.

Een zaak bestaat pas zodra deze Geregistreerd is en zal zich dus minimaal in de tweede fase, de fase na 'Registreren', bevinden. Door een fase af te ronden wordt een zaak naar de volgende fase gezet, om uiteindelijk met de laatste fase afronding afgehandeld te worden.

Opslaan van wijzigingen

Wijzigingen worden automatisch opgeslagen:

• In geval van tekstvelden: Vijf seconden na gestopt is met typen
• In geval van tekstvelden: Wanneer er buiten het tekstveld geklikt wordt
• In geval van aanvinkkenmerken: Direct

De status van het opslaan wordt rechtsbovenaan het zaakdossier weergegeven:

• Bezig met opslaan...
• Alle wijzigingen zijn opgeslagen

Het opslaan kan enkele seconden duren. Als er weggenavigeerd wordt voordat de wijzigingen opgeslagen zijn zal een waarschuwing gegeven worden.

Inhoud

Kenmerken

Kenmerken zijn alle velden waar waarden ingevuld, geselecteerd of aangevinkt kunnen worden. Net zoals de kenmerken van een bal 'rood', 'rond' en 'licht' kunnen zijn, bestaat een zaak uit 'kenmerken' gevuld met informatie, zoals: adres, beoordeling, aantallen, etc.

Er zijn verschillende type kenmerken: Overzicht van kenmerktypen

Kenmerken kunnen verplicht zijn. In dat geval moeten ze ingevuld zijn voordat de zaak naar de Volgende fase gezet kan worden, of voordat de zaak kan worden afgehandeld.

Documentkenmerken

Kenmerken van het type 'document' zijn uploadvelden waarmee documenten toegevoegd kunnen worden aan het zaakdossier. Documenten die hier worden geupload zijn vervolgens ook zichtbaar op het tabblad documenten, waar ze gelabeld zijn met de titel van het documentkenmerk. Het is ook mogelijk om, andersom, documenten te uploaden op het tabblad documenten en ze daar te labelen. De documenten zullen dan in het documentkenmerk op de behandelfase weergegeven worden.

In verschillende situaties zal een document 'ter beoordeling' staan. Deze documenten kunnen dan beoordeeld en geaccepteerd/geweigerd worden in de documentenwachtrij op het Tabblad documenten.

Objectmutaties

Objecten kunnen worden toegevoegd, bewerkt, gerelateerd en verwijderd worden vanuit het zaakdossier. Let op: Dit is enkel zo voor zaaktypen waarbij dit is ingesteld door de beheerder. Er zijn vier objectmutaties mogelijk: Aanmaken, relateren, bewerken en verwijderen. De beheerder stelt bij het zaaktypebeheer in welke acties aanwezig zijn. Objectmutaties worden eerst aangemaakt en vervolgens bij de eerstvolgende faseovergang of de zaakafronding uitgevoerd. Object aanmaken Een nieuw object aanmaken. Deze wordt automatisch gerelateerd aan het zaakdossier. Object relateren Een bestaand object relateren aan het zaakdossier. Object bewerken Een bestaand object bewerken. Deze wordt automatisch gerelateerd aan het zaakdossier. Object verwijderen Een bestaand object verwijderen. Deze actie verwijdert het object permanent uit het gehele zaaksysteem(!). Resultaat Elke zaak heeft een resultaat, zoals een vergunning die 'verleend' of 'geweigerd' wordt. Aan de hand van het resultaat worden tevens de archiefinstellingen bepaald. Zie voor meer informatie hierover: Zaaktypebeheer - Resultaten.

Objectacties die worden uitgevoerd bij de faseovergang Object aanmaken