Algemeen
In zaaksysteem kunnen op veel plekken zaken toegevoegd worden. Al deze toevoegingen worden geïnitieerd vanuit de plusknop. Er zijn drie vaste opties; dit zijn de groene knoppen. Daarnaast worden er variabele opties getoond afhankelijk van de pagina waaruit de knop gebruikt wordt.
Vaste opties
In volgorde van weergave:
Variabele opties
Elke pagina in zaaksysteem heeft zijn eigen zaken die toegevoegd kunnen worden. De plusknop toont de opties van de zaken die toegevoegd kunnen worden op de pagina die bekeken wordt.
Dashboard
Op het dashboard zijn de volgende opties aanwezig:
Voeg widget toe
Zie voor meer informatie over widgets: Widget.
Zaakdossier
In het zaakdossier zijn de volgende opties aanwezig:
Voeg geplande zaak toe
Vanuit de zaak kunnen zaken voor de toekomst ingepland worden. Deze worden dan op de gekozen moment(en) aangemaakt als vervolgzaak. Zowel de geplande zaak als de vervolgzaak zijn zichtbaar op het tabblad Zaakrelaties.
In de dialog moet de volgende informatie opgegeven worden:
| Instelling
|
Omschrijving
|
| Zaaktype:
|
Het type waarvan de vervolgzaken aangemaakt moeten worden
|
| Objectrelaties kopiëren:
|
De keuze om Objectrelaties mee te kopiëren naar de vervolgzaken: Ja / Nee
|
| Vanaf (datum):
|
De datum waarop de eerste zaak van de reeks aangemaakt wordt
|
| Interval:
|
Het type tijdsperiode waar de planning gebruik van maakt: Dagelijks / Wekelijks / Maandelijks / Jaarlijks
|
| Frequentie:
|
Het aantal tijdsperiodes tussen elke herhaling
|
| Aantal herhalingen:
|
Het aantal keer dat het aanmaken van zaken moet plaats vinden
|
Bijvoorbeeld:
Met een begindatum van 20 januari 2015, een maandelijkse interval, een frequentie van 3 en het aantal herhalingen op 6 zullen de zaken op de volgende data aangemaakt worden:
- 20-01-2015 ... (begindatum)
- 20-04-2015 ... (3 maanden interval)
- 20-07-2015
- 20-10-2015
- 20-01-2016
- 20-04-2016 ... (6 herhalingen)
|
|
Verstuur e-mail
E-mailsjablonen zijn net als de documentsjablonen sjablonen met statische en dynamische tekst. De zaaksysteembeheerder heeft deze E-mailsjablonen aangemaakt en via Zaaktypebeheer toegevoegd aan de fase van het zaaktype.
Voeg betrokkene toe
De aanvrager en/of ontvanger van een zaak worden automatisch als betrokkene toegevoegd bij het registreren van de zaak. Daarnaast kunnen er ook nog handmatig betrokkenen toegevoegd worden. Dit kan op twee locaties:
- bij het registreren van de zaak als medewerker, mits deze functionaliteit voor het zaaktype in Zaaktypebeheer acties geactiveerd is.
- via de plusknop in het menu van een openstaand zaakdossier
In de dialog moet de volgende informatie opgegeven worden:
| Instelling
|
Omschrijving
|
| Relatietype
|
Keuze voor het zoeken op burgers of organisaties
|
| Selecteer een betrokkene
|
Zoek en selectieveld voor het contact dat als betrokkene toegevoegd moet worden
|
| Rol relatie
|
Een zelfgekozen rol die de relatie tot de zaak of aanvrager omschrijft.
Bijvoorbeeld: Contactpersoon, Gemachtigde, Makelaar
Let op: Elke relatie kan éénmaal toegevoegd worden, zodat met de gegenereerde magicstring naar deze relatie verwezen kan worden.
|
| Magicstring prefix
|
Een magicstring prefix, zodat de gegevens van de betrokkene op dezelfde manier als die van de aanvrager of ontvanger gebruikt kunnen worden in e-mail- of documentsjablonen.
Bijvoorbeeld: [contactpersoon_naam], [contactpersoon_aanhef], [contactpersoon_email]
|
| Gemachtigd voor deze zaak
|
Een gemachtigd persoon heeft toegang tot de zaak via de PIP, net zoals de aanvrager van de zaak.
De gemachtigde kan dus: De zaak inzien, kenmerken wijzigen, documenten toevoegen en downloaden, en feedback sturen.
|
| Verstuur bevestiging per e-mail
|
De gemachtigde persoon zal een e-mail ontvangen. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van het e-mailsjabloon dat geselecteerd is op in de Zaaksysteemconfiguratie.
|
Genereer document
Met sjablonen kunnen documenten gegenereerd worden die gebaseerd zijn op de sjablonen.
Zaaksysteemsjablonen<u>
De Sjablonen worden door de zaaksysteembeheerder beheerd vanuit de Catalogus en toegevoegd aan fasen van de zaaktypen in Zaaktypebeheer. Sjablonen bestaan uit statische en dynamische tekst, waarbij de informatie uit de zaak gebruikt wordt voor de dynamische tekst. De sjablonen zijn ook per fase beschikbaar in de Faseacties.
<u>Xentialsjablonen<u>
Sjablonen van Xential kunnen enkel handmatig aangemaakt worden.
Voeg bestand toe
Zie voor meer informatie: Documenten.
Overig
In ontwikkeling.
|
