Archiveren

Inleiding

Naast het feit dat zaaksysteem te gebruiken is voor het behandelen van zaken, is zaaksysteem ook geschikt om zaken mee te archiveren. Een archief is een doeltreffend geordende verzameling teksten of documenten die het verleden documenteren t.b.v. eenvoudiger latere raadpleging (Wikipedia). Het invullen van deze definitie wordt gerealiseerd door een verzameling van technische en organisatorische maatregelen. Op deze pagina wordt een en ander samengevat om op een adequate wijze te archiveren met zaaksysteem.

Wet- en regelgeving

Zaaksysteem is in beginsel ontwikkeld voor overheidsorganisaties. Dit houdt in dat er tijdens het ontwikkelen en onderhouden van zaaksysteem rekening wordt gehouden met de wet- en regelgeving die geldt voor de overheid. Omdat de meeste deelnemers gemeenten zijn, zal deze zijn toegespitst op de gemeenten. Het is mogelijk dat enkele regelgeving kan afwijzen omdat de deelnemende organisatie behoort tot een andere categorie overheidsorganisatie. Bijvoorbeeld een Gemeenschappelijke Regeling of een Uitvoeringsdienst.

• Archiefwet 1995
• Wijziging archiefbesluit (1 januari 2013)
• Archiefregeling 2009
• Archiefverordening van de gemeente
• Besluit Informatiebeheer van de gemeente

Voor de gemeentelijke verordening en het besluit informatiebeheer zijn diverse modellen te downloaden van het internet. Zo heeft de LOPAI een aantal modellen ontwikkeld voor gemeenten, en heeft de VNG een model beschikbaar voor Gemeenschappelijke Regelingen. Onderstaand een aantal modellen:

• Model Archiefverordening gemeenten met benoemde archivaris
• Model Archiefverordening gemeenten zonder benoemde archivaris
• Model Archiefverordening Gemeenschappelijke Regeling
• Model Besluit Informatiebeheer gemeenten met benoemde archivaris
• Model Besluit Informatiebeheer gemeenten zonder benoemde archivaris
• Model Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke Regeling

Ordeningsstructuur

Een belangrijk artikel uit de Archiefregeling 2009 is Artikel 18. Dit artikel behandelt de ordening en het overzicht van archiefbescheiden. Archiefbescheiden dienen te allen tijde geordend te zijn, zowel om de toegankelijkheid te bevorderen als om de samenhang tussen de archiefbescheiden (op verschillende aggregatieniveaus) duidelijk te maken. Die samenhang heeft direct te maken met de werkprocessen waarbij de archiefbescheiden gemaakt, ontvangen en gebruikt worden. De ordening sluit daarom in de regel nauw aan bij de uitvoering van taken. Het instrument daarbij is een ordeningsstructuur, die de logische ordening van archiefbescheiden regelt. Die logische ordening van digitale archiefbescheiden gebeurt door middel van metadata, zoals het toekennen van een classificatiecode (bijvoorbeeld rubrieknummer). (Bron: Archiefwiki)

Indien zaaksysteem.nl wordt gebruikt als archiefsysteem, dan is het belangrijk hier rekening mee te houden in de ordeningsstructuur van de gemeente. Zaaksysteem maakt gebruik van de standaarden van KING uit de GEMMA Modelarchitectuur. Het uitgangspunt is hierbij dat de gemeente proces- en zaakgericht werkt met deze standaarden. Om gemeenten hierin te ondersteunen, is er een Model Ordeningsstructuurplan opgesteld die gebruikt kan worden. In dit ordeningsstructuurplan wordt kort beschreven op welke wijze de gemeente haar informatiehuishouding heeft geordend.

Beheer en uitvoering

Om de geldende wet- en regelgeving adequaat uit te voeren, is een beheerorganisatie nodig bij de gemeente. Deze beheerorganisatie draagt zorg voor de uitvoering en het onderhoud van de wet- en regelgeving. Wellicht het meest bekende proces is het selecteren en vernietigen van archiefbescheiden. De selectie en vernietiging wordt op basis van de Gemeentelijke Selectielijst 1996 gedaan. Maar voor een goede informatiehuishouding is meer nodig dan alleen het jaarlijks selecteren en vernietigen van archiefbescheiden. Om gemeenten hierin te ondersteunen, is er een aantal zaaktypen ontwikkeld die gemeenten kunnen gebruiken om deze beheerprocessen uit te voeren. In deze zaaktypen zijn de benodigde fasen, checklisten, sjablonen en velden ingericht om de processen uit te voeren. Indien zaaksysteem als archiefsysteem wordt gebruikt, is het advies om deze in te richten.

Beheerprocessen

• Ontwerpen zaaktype
• Beheren zaaktypecatalogus
• Beheren incidenten en wijzigingen
• Beheren zaakdossiers
• Beheren gegevensmagazijn

Zaaktypen

• Vernietiging archiefbescheiden
• Deelvernietiging (deelzaak)
• Kwaliteitstoets archiefbescheiden
• Dossieruitlening
• Archiefoverdracht

Kwaliteitsnormen

Om een meetbaar minimum kwaliteitsniveau te garanderen, zijn kwaliteitsnormen een goed instrument om dit te bereiken. Kwaliteitsnormen die, in het kader van archiveren, van belang zijn bij zaaksysteem volgens Mintlab, zijn de NEN2082, ISO27001 en RODIN.

De NEN2082 geeft algemene eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur en geldt als de minimale verzameling die van toepassing is op elk systeem dat archiefstukken beheert (Bron: NEN). Zaaksysteem.nl is succesvol getoetst op de normen van de NEN2082 en heeft hier een verklaring voor. Op verzoek zijn de normen en de invulling daarvan in te zien. De ISO27001 is een ISO standaard voor informatiebeveiliging. De standaard bestaat feitelijk uit Deel 2 van de BS 7799, de standaard waarin wordt beschreven hoe Informatiebeveiliging procesmatig ingericht zou kunnen worden, om de beveiligingsmaatregelen uit ISO/IEC 17799 te effectueren (Bron: Wikipedia). Gemeenten die zaaksysteem binnen de SaaS-omgeving gebruiken, maken gebruik van een omgeving die hiervoor gecertificeerd is. RODIN is een selectie van maatregelen uit bestaande regelingen en normen.

Toegestane bestandsformaten

In het belang van een duurzaam digitaal archief kunnen helaas niet alle bestandsformaten worden toegestaan. Hoewel het technisch mogelijk is, levert het praktische problemen op aan de achterkant. Er zijn veel 'exotische' formaten waar onvoldoende garantie kan worden gegeven dat deze ook na 30 jaar nog geopend kunnen worden. Het uitgangspunt bij zaaksysteem is dat (digitale) bestanden die worden toegevoegd, gelezen of geconverteerd kunnen worden door zaaksysteem. Open formaten worden in principe toegestaan en kunnen desgewenst per release worden uitgebreid. De huidige bestandsformaten die worden toegestaan zijn:

• .bmp (image/bmp)
• .csv (text/csv)
• .doc (application/msword)
• .docx (application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document)
• .dot (application/msword)
• .gif (image/gif)
• .jpeg (image/jpeg)
• .jpg (image/jpeg)
• .odp (application/vnd.oasis.opendocument.presentation)
• .odt (application/vnd.oasis.opendocument.text)
• .ods (application/vnd.oasis.opendocument.spreadsheet)
• .pdf (application/pdf)
• .png (image/png)
• .ppt (application/vnd.ms-powerpoint)
• .pptx (application/vnd.ms-powerpoint)
• .svg (image/svg+xml)
• .tif (image/tiff)
• .tiff (image/tiff)
• .rtf (ext/rtf)
• .xls (application/vnd.ms-excel)
• .xlsx (application/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheet)
• .xml (text/xml)