Catalogus

Uit ZaaksysteemWiki
Versie door Admin (overleg | bijdragen) op 20 mrt 2014 om 06:29 (Versiebeheer voor zaaktypen)
Ga naar: navigatie, zoeken

Inleiding

De catalogus is de centrale bibliotheek van het zaaksysteem waarin alle metadata wordt opgeslagen van processen, zaaktypen en sjablonen. Naast de kenmerken van de Gemma Zaaktypecatalogus (ZTC), bevat het vele plus-elementen (kenmerken) en sjablonen die nodig zijn om het zaaksysteem te gebruiken. De ZTC van het zaaksysteem is een 'warm' ZTC. Dit houdt in dat wanneer je als beheerder een kenmerk wijzigt van een zaaktype, dit ook direct de praktijk is wanneer een zaak wordt aangevraagd. De ZTC van Zaaksysteem.nl bestaat uit meerdere objecten, te weten:

  • Zaaktypen (incl. E-formulieren)
  • Kenmerken (eigen dataobjecten)
  • Mailsjablonen
  • Documentsjablonen
  • Producten en diensten
  • Vragen en antwoorden

Kenmerken

Kenmerken zijn informatieobjecten die centraal worden opgeslagen, maar meervoudig kunnen worden gebruikt. Binnen het zaaksysteem willen we deze kenmerken onderscheiden in een drietal categorieën;

Systeemkenmerken

Systeemkenmerken zijn globale kenmerken die vastgelegd zijn in het zaaksysteem, omdat deze voor elk zaaktype geldig zijn. Zo heeft elke zaak bijvoorbeeld een registratiedatum of een zaaknummer. Deze kenmerken zijn dan ook overal bruikbaar.

Hieronder staan alle systeemkenmerken in twee blokken:

  1. Systeemkenmerken van aanvrager/ontvanger, welke grotendeels overeenkomen. Vervang waar mogelijk 'aanvrager' door 'ontvanger'.
  2. De overige systeemkenmerken


Systeemkenmerken: Aanvrager / Ontvanger
# Magic-string Naam Beschrijving
1 [[aanvrager_aanhef]] Aanvrager/ontvanger aanhef Afhankelijk van het geslacht van de aanvrager/ontvanger :
  • meneer
  • mevrouw
  • 2 [[aanvrager_aanhef1]] Aanvrager/ontvanger aanhef1 Afhankelijk van het geslacht van de aanvrager/ontvanger :
  • heer
  • mevrouw
  • 3 [[aanvrager_aanhef2]] Aanvrager/ontvanger aanhef2 Afhankelijk van het geslacht van de aanvrager/ontvanger :
  • de heer
  • mevrouw
  • 4 [[aanvrager_voornamen]] Aanvrager/ontvanger voornamen Voornaam van de aanvrager/ontvanger:
  • Piet
  • Doortje Samira
  • Djino Maria Roderick
  • 5 [[aanvrager_voorvoegsel]] Aanvrager/ontvanger voorvoegsel Voorvoegsel van de aanvrager/ontvanger:
  • de
  • van der
  • van
  • 6 [[aanvrager_achternaam]] Aanvrager/ontvanger achternaam Achternaam van de aanvrager/ontvanger : (gebruiksnaam)
  • Jansen
  • de Boer
  • van der Valk
  • 7 [[aanvrager_geslachtsnaam]] Aanvrager/ontvanger geslachtsnaam Geslachtsnaam van de aanvrager/ontvanger. (geboortenaam)
  • Jansen
  • Boer
  • Valk
  • 8 [[ontvanger]] Ontvanger naam Volledige naam van de ontvanger: (geboortenaam))
  • P. Jansen
  • D. S. van Klaasen
  • D. R. van der Waals
  • 9 [[aanvrager_naam]] Aanvrager/ontvanger naam Volledige naam van de aanvrager/ontvanger: (geboortenaam)
  • P. Jansen
  • D. S. van Klaasen
  • D. R. van der Waals
  • 10 [[aanvrager_volledigenaam]] Aanvrager/ontvanger volledigenaam Volledige naam van de aanvrager/ontvanger: (gebruiksnaam)
  • P. Jansen
  • D. S. van Klaasen
  • D. R. van der Waals
  • 11 [[aanvrager_straat]] Aanvrager/ontvanger straatnaam Straatnaam van de aanvrager/ontvanger.
    12 [[aanvrager_huisnummer]] Aanvrager/ontvanger huisnummer Huisnummer van de aanvrager/ontvanger.
  • 12
  • 56 a
  • 34 II
  • 13 [[aanvrager_postcode]] Aanvrager/ontvanger postcode Postcode van de aanvrager/ontvanger:
  • 1337JK
  • 3141PI
  • 14 [[aanvrager_woonplaats]] Aanvrager/ontvanger woonplaats Woonplaats van de aanvrager/ontvanger.
    15 [[aanvrager_tel]] Aanvrager/ontvanger Tel. Telefoonnummer (vast) van de aanvrager/ontvanger.
    16 [[aanvrager_mobiel]] Aanvrager/ontvanger mobiel Mobiele telefoonnummer van de aanvrager/ontvanger.
    17 [[aanvrager_email]] Aanvrager/ontvanger E-mail E-mailadres van de aanvrager/ontvanger.
    18 [[aanvrager_burgerservicenummer]] Aanvrager/ontvanger burgerservicenummer Burgerservicenummer van de aanvrager/ontvanger.
    19 [[aanvrager_geslacht]] Aanvrager/ontvanger geslacht Geslacht van de aanvrager/ontvanger:
  • man
  • vrouw
  • 20 [[aanvrager_geboorteplaats]] Aanvrager/ontvanger geboorteplaats Geboorteplaats van de aanvrager/ontvanger.
    21 [[aanvrager_geboortedatum]] Aanvrager/ontvanger geboortedatum Geboortedatum van de aanvrager/ontvanger.
    22 [[aanvrager_huwelijksdatum]] Aanvrager/ontvanger huwelijksdatum Huwelijksdatum van de aanvrager/ontvanger.
    23 [[aanvrager_overlijdensdatum]] Aanvrager/ontvanger overlijdensdatum Overlijdensdatum van de aanvrager/ontvanger.
    24 [[aanvrager_type]] Aanvrager/ontvanger type Type aanvrager/ontvanger:
  • Natuurlijk persoon
  • Niet natuurlijk persoon
  • Behandelaar
  • 25 [[aanvrager_handelsnaam]] Aanvrager/ontvanger handelsnaam Handelsnaam van de aanvrager/ontvanger. (bedrijven)
    26 [[aanvrager_kvknummer]] Aanvrager/ontvanger KvK-nummer KVK-nummer van de aanvrager/ontvanger.
    27 [[aanvrager_login]] Aanvrager login KVK-nummer van de aanvrager.
    28 [[aanvrager_password]] Aanvrager wachtwoord Wachtwoord van de aanvrager. (GemeenteID)
    29 [[aanvrager_afdeling]] Aanvrager/ontvanger afdeling Afdeling van de aanvrager/ontvanger.


    Systeemkenmerken: Overig
    Magic-string Naam Beschrijving
    [[aanleiding]] Aanleiding Waarde van het veld 'Aanleiding' in Zaaktypebeheer - Algemeen.
    [[afdeling]] Afdeling Afdeling van de zaak.
    [[afhandeldatum]] Afhandeldatum Afhandeldatum van de zaak:
  • MM-DD-JJJJ
  • [[afhandeldatum_volledig]] Afhandeldatum volledig Afhandeldatum van de zaak tot op de seconde:
  • MM-DD-JJJJ UU-MM-SS
  • [[archiefclassificatiecode]] Archiefclassicatiecode Waarde van het veld 'Archiefclassicatiecode' in Zaaktypebeheer - Algemeen.
    [[archiefnominatie]] Archiefnominatie Waarde van het veld 'Archiefnominatie' in Zaaktypebeheer - Algemeen.
    [[bag]] Bag Waarde van het veld 'Bag' in Zaaktypebeheer - Algemeen.
    [[bedrag_web]] Zaakbedrag De prijs van de zaak
    [[bedrijven_id]] BedrijvenID Het kvk-nummer van de aanvrager.
    [[behandelaar]] Behandelaar De volledige naam van de behandelaar.
    [[behandelaar_afdeling]] Behandelaar afdeling Afdeling van de behandelaar.
    [[behandelaar_email]] Behandelaar E-mail E-mailadres van de behandelaar.
    [[behandelaar_tel]] Behandelaar Tel. Telefoonnummer van de behandelaar.
    [[behandelaar_handtekening]] Behandelaar Handtekening Handtekening van de behandelaar.
    [[besluit]] Besluit Besluit van de zaak, wordt bepaald door het kenmerk dat als 'besluit' is gemarkeerd.
    [[besluittype]] Besluittype Het besluittype:
  • collegebesluit
  • mandaatbesluit
  • raadsbesluit
  • [[betaalstatus]] Status online betaling De status van de betaling via de internetkassa bij een online aanvraag:
  • geslaagd
  • niet geslaagd
  • <leeg>
  • [[bewaartermijn]] Bewaartermijn Bewaartermijn van de zaak, wordt bepaald door het resultaat van de zaak.
    [[bezwaar_en_beroep_mogelijk]] Bezwaar en beroep mogelijk Waarde van het veld 'Bezwaar en beroep mogelijk' in Zaaktypebeheer - Algemeen.
    [[contactkanaal]] Contactkanaal Wijze waarop de aanvraag is gedaan:
  • balie
  • telefoon
  • post
  • e-mail
  • webformulier
    Online aanvragen worden onder 'webformulier' geregistreerd.
  • [[coordinator]] Coordinator Volledige naam van de coördinator.
    [[coordinator_email]] Coordinator E-mail E-mailadres van de coördinator.
    [[coordinator_tel]] Coordinator Tel. Telefoonnummer van de coördinator.
    [[dagen]] Dagen resterend Aantal dagen tot de streefafhandeldatum.
    [[deelzaken_afgehandeld]] Deelzaken afgehandeld Afhankelijk van de status van de deelzaken:
  • Wanneer alle deelzaken zijn afgehandeld: 'Ja'
  • Anders: 'Nee'
  • [[doel]] Doel Waarde van het veld 'Doel' in Zaaktypebeheer - Algemeen.
    [[doorlooptijd_service]] Doorlooptijd service Getal dat is ingevoerd voor het aantal kalenderdagen, dagen, weken, maanden.
    [[doorlooptijd_wettelijk]] Doorlooptijd wettelijk Getal dat is ingevoerd voor het aantal kalenderdagen, dagen, weken, maanden.
    [[e_formulier]] E formulier Waarde van het veld 'E formulier' in Zaaktypebeheer - Algemeen.
    [[extra_informatie]] Extra informatie Waarde van het veld 'Extra informatie' in Zaaktypebeheer - Algemeen, met verwerkte magicstrings.
    [[gebruiker_naam]] Gebruiker naam Naam van de gebruiker die de betreffende handeling uitvoert.
    [[gepubliceerd]] Gepubliceerd Datum en tijdstip waarop de zaak gepubliceerd is
    [[generieke_categorie]] Generieke categorie Generieke categorie waaronder het zaaktype in de catalogus is geplaatst.
    [[wettelijke_grondslag]] Wettelijke grondslag Wettelijke grondslag van het zaaktype.
    [[lokale_grondslag]] Lokale grondslag Lokale grondslag van het zaaktype.
    [[handelingsinitiator]] Handelingsinitiator De handelingsinitioator van het zaaktype:
  • aanmelden
  • aanvragen
  • indienen
  • [[identificatie]] Identificatie Waarde van het veld 'Identificatie' in Zaaktypebeheer - Algemeen.
    [[lex_silencio_positivo]] Lex silencio positivo Waarde van het veld 'Lex silencio positivo' in Zaaktypebeheer - Algemeen.
    [[omschrijving_of_toelichting]] Omschrijving of toelichting Waarde van het veld 'Omschrijving of toelichting' in Zaaktypebeheer - Algemeen.
    [[opschorten_mogelijk]] Opschorten mogelijk Waarde van het veld 'Opschorten mogelijk' in Zaaktypebeheer - Algemeen.
    [[internetbetaling]] Internetbetaling Status van de betaling:
  • Geslaagd
  • Niet geslaagd
  • Payment status Status van de betaling:
  • Geslaagd
  • Niet geslaagd
  • [[pdc_tarief]] Zaakbedrag De prijs van de zaak
    [[procesbeschrijving]] Procesbeschrijving Waarde van het veld 'Procesbeschrijving' in Zaaktypebeheer - Algemeen.
    [[publicatie]] Publicatie Waarde van het veld 'Publicatie' in Zaaktypebeheer - Algemeen.
    [[publicatietekst]] Publicatietekst Waarde van het veld 'Publicatietekst' in Zaaktypebeheer - Algemeen.
    [[registratiedatum]] Registratiedatum Registratiedatum van de zaak:
  • MM-DD-JJJJ
  • [[registratiedatum_volledig]] Registratiedatum volledig Registratiedatum van de zaak tot op de seconde:
  • MM-DD-JJJJ UU-MM-SS
  • [[resultaat]] Resultaat Resultaat van de zaak:
  • verleend
  • geweigerd
  • vastgesteld
  • etc
  • [[resultaat_omschrijving]] Resultaat omschrijving Omschrijving van het resultaat van de zaak.
    [[resultaat_toelichting]] Resultaat toelichting Toelichting van het resultaat van de zaak.
    [[selectielijst]] Selectielijst Selectielijt van het resultaat van de zaak.
    [[sjabloon_aanmaakdatum]] Sjabloon aanmaakdatum Datum waarop een documentsjabloon of e-mailsjabloon wordt aangemaakt.
    [[startdatum]] Startdatum Registratiedatum van de zaak:
  • MM-DD-JJJJ
  • [[statusnummer]] Status De benaming van de huidige status:
  • In behandeling
  • Opgeschort
  • Afgehandeld
  • [[streefafhandeldatum]] Streefafhandeldatum Dit is de datum waar wij als gemeente naar streven om de zaak behandeld en afgerond te hebben.
    [[trefwoorden]] Trefwoorden Waarde van het veld 'Trefwoorden' in Zaaktypebeheer - Algemeen.
    [[trigger]] Trigger Waarde van het veld 'Trigger' in Zaaktypebeheer - Relaties:
  • intern
  • extern
  • internextern
  • [[uname]] Uname Softwarenaam', 'Softwareversie', 'Startdatum software', 'Softwareleverancier', 'Licentietype', 'Softwarenaam'
    [[verantwoordelijke]] Verantwoordelijke Waarde van het veld 'Verantwoordelijke' in Zaaktypebeheer - Algemeen.
    [[verantwoordingsrelatie]] Verantwoordingsrelatie Waarde van het veld 'Verantwoordingsrelatie' in Zaaktypebeheer - Algemeen.
    [[verdagingstermijn]] Verdagingstermijn Waarde van het veld 'Verdagingstermijn' in Zaaktypebeheer - Algemeen.
    [[verlenging_mogelijk]] Verlenging mogelijk Waarde van het veld 'Verlenging mogelijk' in Zaaktypebeheer - Algemeen.
    [[verlengingstermijn]] Verlengingstermijn Waarde van het veld 'Verlengingstermijn' in Zaaktypebeheer - Algemeen.
    [[uiterste_vernietigingsdatum]] Vernietigingsdatum Wanneer deze datum verstreken is, zal de zaak worden meegenomen in het vernietigingsproces.
    [[vertrouwelijkheid]] Vertrouwelijkheid De vertrouwelijkheidsstatus van de zaak:
    • Openbaar
    • Intern
    • Vertrouwelijk
    [[vertrouwelijkheidsaanduiding]] Vertrouwelijkheidsaanduiding Waarde van het veld 'Vertrouwelijkheidsaanduiding' in Zaaktypebeheer - Algemeen.
    [[vervolg_van]] Vervolg van Het zaaknummer van de 'vorige' zaak.
    [[voortgang]] Voortgang Percentage van tijd sinds registratiedatum ten opzichte van werkelijke streefafhandeltermijn:
  • Streeftermijn: 5 kalenderdagen
  • Registratiedatum: 9-1-2013 08:00
  • Streefafhandeldatum: 9-6-2013 08:00
  • Nu: 9-12-2013 16:00
  • ((nu-registratiedatum)/(streefafhandeldatum-registratiedatum))*100 = (11.333/5)*100 = 226.26
  • [[wet_dwangsom]] Wet dwangsom Waarde van het veld 'Wet dwangsom' in Zaaktypebeheer - Algemeen.
    [[wkpb]] WKPB Waarde van het veld 'Wkpb' in Zaaktypebeheer - Algemeen.
    [[zaak_fase]] Zaak fase Huidige fase van de zaak.
    [[zaak_mijlpaal]] Zaak mijlpaal Huidige mijlpaal van de zaak.
    [[zaaknummer]] Zaaknr Zaaknummer.
    [[zaaknummer_hoofdzaak]] Zaaknummer hoofdzaak Zaaknummer van de hoofdzaak van de zaak.
    [[pid]] Parent ID Zaaknummer van de hoofdzaak van de zaak.
    [[alle_relaties]] Zaakrelaties Alle zaaknummers van zaken met een relatie tot de zaak:
  • 1000, 2000, 3000
  • Relates to Zaaknummer van gerelateerde zaken pre-documentairly:
  • 1000, 2000, 3000
  • [[zaak_bedrag]] Zaakbedrag De prijs van de zaak
    [[zaaktype]] Zaaktype Zaaktype.
    [[zaaktype_versie]] Zaaktype versie Nummer van de zaaktypeversie van de zaak.
    [[zaaktype_versie_begindatum]] Zaaktype versie begindatum Begindatum van de zaaktypeversie van de zaak.
    [[zaaktype_versie_einddatum]] Zaaktype versie einddatum Einddatum van de zaaktypeversie van de zaak.


    Eigen kenmerken

    Naast de systeemkenmerken moeten er in de zaken ook gegevens worden opgeslagen die specifiek zijn voor de zaak zelf. Deze kenmerken kunnen door de beheerder worden aangemaakt in de catalogus en worden toegevoegd via zaaktypebeheer. De meeste kenmerken zijn zaaktypespecifiek, maar door deze methodiek kunnen kenmerken ook generiek worden ingezet. Zo kan bijvoorbeeld het kenmerk 'Onderwerp' aan meerdere zaaktypen worden toegevoegd.

    Type kenmerken
    Er zijn verschillende typen kenmerken voor de verschillende doeleinden. Er zijn tekstvelden waar simpele tekst kan worden ingevuld, maar ook kenmerken die verschillende functionaliteiten bevatten.


    Zo is er bijvoorbeeld het 'enkelvoudige keuze'-kenmerk, waar door de beheerder aangegeven kan worden welke opties mogelijk moeten zijn, en waar de klant of medewerker vervolgens één van de opties kan selecteren.

    Bestand:Enkelvoudige keuze catalogus.png
    Enkelvoudige keuze - Catalogus
    Bestand:Enkelvoudige keuze zaakdossier.png
    Enkelvoudige keuze - Zaakdossier
    Of het 'webadres'-kenmerk, waar de ingevoerde URL automatisch in een nieuw tabblad geopend wordt wanneer op de bijbehorende knop wordt gedrukt.
    Bestand:Webadres zaakdossier.png
    Webadres - Zaakdossier
    Versiebeheer voor kenmerken
    Van elk kenmerk worden versies bijgehouden. Elke keer dat een kenmerk wordt opgeslagen wordt dit als een nieuwe versie opgenomen. Het volgende wordt over deze handeling geregistreerd:
    • Het versienummer
    • De datum en het tijdstip
    • De gebruiker
    • De mogelijkheden, inclusief actief/inactief. Dit geldt enkel voor kenmerken met opties: 'enkelvoudige keuze', 'meervoudige keuze' en keuzelijst'.


    Kenmerkhistorie

    Documentsjablonen

    Het unieke van zaaksysteem.nl is dat het een eigen sjablonengenerator heeft op basis van LibreOffice. Dit maakt het mogelijk om geautomatiseerd documenten aan te maken op basis van een sjabloon. Denk hierbij aan een ontvangstbevestiging of een beschikking. Documentsjablonen worden centraal in de catalogus beheerd, en in een zaaktype geselecteerd om te gebruiken.

    Documentsjabloon aanmaken

    Nieuwe documentsjablonen worden gemaakt door documenten op te maken en deze op te slaan als een ODT-bestand. Je kunt hiervoor LibreOffice gebruiken, maar ook Microsoft Office 2010 kan documenten opslaan in dit formaat.

    Een documentsjabloon werkt met ‘magicstrings’. Dit zijn kenmerken binnen een zaak, die het zaak-systeem kan invullen tijdens het genereren van een document.

    Variabele documentsjablonen

    Er zijn situaties waarin een sjabloon meer variabele teksten bevat dan er vanuit het zaaksysteem worden overgenomen.

    Voorbeeld:
    De brief aan de burger met het resultaat van de vergunningaanvraag. Met de magicstring [resultaat] wordt 'verleend' of 'geweigerd' opgenomen in het sjabloon. In geval van weigering moet er een tekst over 'mogelijkheden tot bezwaar' worden opgenomen, maar dit tekstblok hoeft niet aanwezig te zijn in het zaakdossier. Zonder te werken met variabele teksten zijn er drie oplossingen, geen van allen optimaal:

    • De tekst later handmatig toevoegen of verwijderen
    • Twee sjablonen gebruiken: een verleen-sjabloon en een weiger-sjabloon
    • Accepteren dat de tekst ook aanwezig is in geval van verlening


    De oplossing is om het tekstblok variabel te maken aan de waarde van het [resultaat], op een vergelijkbare wijze als kenmerken in het zaakdossier worden getoond of verborgen.


    LibreOffice ziet [resultaat] als normale tekst, en niet als variabele, want LibreOffice heeft zijn eigen variabelen. Daarom moet eerst de LibreOffice variabele worden aangemaakt, met de waarde [resultaat]:

    1. Selecteer in het menu Insert - Fields - Other... (Ctrl+F2)
    2. Selecteer op het tabblad Variables 'Set Variables' en 'Text'
    3. Vul een willekeurige naam in: 'NaamNaarKeuze', met als waarde: '[resultaat]'
    4. Zet de cursor op de juiste plek in het document en klik 'Insert'
    Stap 1: Menu voor variabele
    Stap 2,3,4: Dialog voor variabele
    Vervolgens kan het variabele tekstblok gemaakt worden:
    1. Zet de cursor op de juiste plek of selecteer het blok tekst en selecteer in het menu Insert - Section
    2. Vul een willekeurige naam in onder 'New section'
    3. Vink 'Hide' aan en geef de voorwaarde op waaronder het blok verborgen moet worden, alsvolgt: [naam_variabele]==[waarde], in het voorbeeld: NaamNaarKeuze=="verleend"


    Bij het aanmaken van het sjabloon wordt eerst [resultaat] vervangen door 'verleend'. LibreOffice wordt hierdoor getriggerd en verbergt het tekstblok met daarin de bezwaartekst. Als [resultaat] vervangen wordt door 'geweigerd' triggered LibreOffice niet en wordt het tekstblok niet verborgen.

    Stap 5: Menu voor variabele tekstblok
    Stap 6,7,8: Dialog voor variabele tekstblok

    Iteratie: gerelateerde zaken

    Iteratie zorgt ervoor dat informatie voor de magicstrings niet uit de zaak zelf wordt opgehaald, maar uit alle gerelateerde zaken. Dit kan vervolgens op drie manieren worden weergegeven:

    • Inline itereren: Op één regel, gescheiden door <komma><spatie>
    • Tekstblok newline itereren: Een tekstblok dat geïtereerd wordt voor elke gerelateerde zaak, gescheiden door <enter>
    • Tabel itereren: Eén tabelrij itereren om één tabel te vormen met informatie uit de gerelateerde zaken
    Inline itereren
    Input Output
    Inline
    De volgende zaken zijn verwerkt: [[itereer:zaak_relaties:zaaknummer]].
    De volgende zaken zijn verwerkt: 2462, 2463, 2465, 2467.
    Newline itereren
    In de sjablonen kan een tekstblok herhaald worden voor elk van de gerelateerde en vervolgzaken die de zaak heeft. Bijvoorbeeld om een overzicht van deze zaken te maken, of, om een bepaalde situatie binnen de zaken te laten beschrijven. Zie ook de voorbeeldafbeelding.
    1. Zet de cursor op de juiste plek of selecteer het blok tekst en selecteer in het menu Insert - Section
    2. Vul als naam itereer:zaak_relaties in bij 'New section'
    3. Vul vervolgens het tekstblok in met de gewenste tekst

    Let op: Na elke iteratie zal een witregel geplaatst worden.

    Menu voor variabele tekstblok
    Dialog voor variabele tekstblok
    Meerdere iteratievelden kunnen worden toegevoegd door de naamgeving als volgt te kiezen: itereer:zaak_relaties # <willekeurige tekst>

    Bijvoorbeeld:

    • itereer:zaak_relaties # [[zaaknummer]]
    • itereer:zaak_relaties # [[onderwerp]]
    • itereer:zaak_relaties # [[mor_categorie]]
    Voorbeeld zakenoverzicht
    Voorbeeld itererend tekstblok
    Tabel itereren
    Om een tabel te itereren moet een tabel met één rij de naam itereer:zaak_relaties krijgen. In de 'nieuwe tabel'-dialog kan deze naam worden ingevoerd.
    Tabel dialog

    E-mailsjablonen

    Het is ook mogelijk om e-mailsjablonen te beheren binnen de catalogus. Dit zijn e-mails (die ook gevuld kunnen worden met magic strings) en verstuurd kunnen worden tijdens het behandelen van een zaak.

    Het is ook mogelijk om zaakdocumenten toe te voegen aan een e-mailsjabloon. Indien dit document aanwezig is binnen een zaak wordt dit toegevoegd als bijlage, bijvoorbeeld een inspectierapport.

    Voorbeeld emailsjabloon:

    Geachte heer / mevrouw [[aanvrager_achternaam]],
    
    Uw ingediende aanvraag voor een [[zaaktype]] met zaaknummer [[zaaknummer]] is [[resultaat]].
    
    Wij hebben een brief met aanvullende uitleg gestuurd naar:
    
    [[aanvrager_aanhef1]] [[aanvrager_achternaam]]
    [[aanvrager_straat]] [[aanvrager_huisnummer]]
    [[aanvrager_postcode]]
    [[aanvrager_woonplaats]]
    
    Wij hopen u hierbij voldoende geïnformeerd te hebben.
    
    Met vriendelijke groet,
    
    [[behandelaar]]
    

    Iteratie: gerelateerde zaken

    Iteratie zorgt ervoor dat informatie voor de magicstrings niet uit de zaak zelf wordt opgehaald, maar uit alle gerelateerde zaken. Dit kan vervolgens op twee manieren worden weergegeven:

    • Inline itereren: Op één regel gescheiden door <komma><spatie>
    • Newline itereren: Over meerdere regels gescheiden door <enter>
    Input Output
    Inline
    De volgende zaken zijn verwerkt: [[itereer:zaak_relaties:zaaknummer]].
    De volgende zaken zijn verwerkt: 2462, 2463, 2465, 2467.
    Newline
    {{ itereer over zaak_relaties
    Uw aanvraag voor een [[zaaktype]] ([[zaaknummer]]) is [[resultaat]].
    }}
    Uw aanvraag voor een parkeervergunning (24153) is verleend.
    Uw aanvraag voor een subsidie (26845) is geweigerd.
    Uw aanvraag voor een verhuizing (27843) is verwerkt.

    Zaaktypen

    Import & Export

    Zaaktypen importeren
    Een zaaktype importeren is zeer eenvoudig. Zorg dat je in de categorie staat waar je het zaaktype wilt importeren. Kies rechtsboven voor het plus symbool en selecteer “Zaaktype importeren”. Kies het zaaktype bestand dat je wilt uploaden. Zodra de upload klaar is kom je in een scherm waar een overzicht is van waarschuwingen over dubbel gebruikte elementen.
    Bestand:Zt-importeren.png
    Catalogus importknop
    Een zaaktype maakt namelijk gebruik van een aantal elementen zoals kenmerken en sjablonen. Om te voorkomen dat bij een import elementen dubbel in het systeem komen kun je gebruik maken van elementen die al aanwezig zijn. Hierdoor zijn er meer zoekmogelijkheden en blijft het systeem overzichtelijk. Per element hoef je maar één keer op te geven hoe het geïmporteerd moet worden. 

    Wanneer je dit gedaan hebt en alles staat op groen druk je op importeren en dan wordt het zaaktype toegevoegd aan de zaaktypecatalogus.

    Zaaktypen exporteren
    Een zaaktype exporteren is zeer eenvoudig. Zorg dat je in de categorie staat waar het zaaktype staat. Kies aan de rechterzijde naast het zaaktype het knopje met de pijl naar beneden. Kies voor de optie Exporteren uit de navigatie die tevoorschijn komt. Het downloaden van het zaaktype wordt gestart.
    Catalogus exportknop
    Zaaktypestore
    In de zaaktypestore tref je een overzicht aan van zaaktypen die je kunt downloaden om te gebruiken binnen de eigen organisatie. De aangeboden zaaktypen kun je in het zaaksysteem importeren en bewerken naar eigen smaak.

    Wanneer je als organisatie ook een zaaktype hebben ontwikkeld kun je deze aanmelden bij ons zodat wij deze kunnen controleren en ook in de zaaktypestore kunnen plaatsen.

    Zaaktypestore

    Versiebeheer voor zaaktypen

    Algemeen

    Een zaaktype kan meerdere versies hebben. Elke keer dat een zaaktype wordt gewijzigd levert dit een nieuwe versie op. Dit is noodzakelijk om de integriteit van de informatie (in zaken) te waarborgen. Wanneer een zaaktype gewijzigd worden mag dit namelijk geen invloed hebben op de al bestaande zaken van dit zaaktypen, anders kan niet met zekerheid worden nagegaan hoe die zaak (dat dossier) exact tot stand is gekomen of zou informatie zelfs kunnen verdwijnen.

    Elk zaaktype wordt gekenmerkt door twee identificatienummers, namelijk:

    • Zaaktype_ID: Een zaaksysteembreed uniek nummer voor het zaaktype als geheel van alle versies. (incrementeel)
    • Zaaktypeversie_ID: Een zaaksysteembreed uniek nummer voor zaaktypen (incrementeel)

    Dit is wellicht verwarrend. Daarom een voorbeeld:

    Naam Zaaktype_ID Zaaktypeversie_ID Kenmerken ter illustratie
    Melding penbare ruimte 1 1 Omschrijving
    Melding penbare ruimte 1 2 Omschrijving, Terugkoppeling
    Melding openbare ruimte 1 3 Omschrijving, Terugkoppeling
    Uittreksel GBA 2 4 Bijlage
    Melding openbare ruimte 1 5 Omschrijving, Terugkoppeling, Onderwerp
    Melding openbare ruimte 1 6 Omschrijving, Onderwerp, Bijlage
    Uittreksel GBA 2 7 Bijlage, Type
    Melding openbare ruimte 1 8 Omschrijving, Bijlage

    Elke zaaktypeversie kan daarom gezien worden als een uniek zaaktype. De relatie tussen de versies wordt aangehouden voor het versiebeheer, maar ook om bijvoorbeeld te kunnen filteren op zaaktypen in ZakenZoeken.

    Versies beheren
    In de catalogus kan het versiebeheer van het zaaktype worden benaderd door uit de actiedropdown 'Versiebeheer' te selecteren. In de dialog die je dan te zien krijgt zie je een overzicht van alle versies die dit zaaktype heeft gehad met de volgende informatie:
    • id: Dit is het Zaaktypeversie_ID
    • datum: De datum waarop de versie is gecreëerd
    • user: De persoon die de versie heeft gecreëerd
    • comment: Ruimte voor een systeemcomment
    • actie: De knop waarmee een andere versie van het zaaktype actief kan worden gezet
    Versiebeheer zaaktypen

    Algemene tips

    Het zaaksysteem heeft een eenvoudig zaaktypebeheer wat volledig webbased te gebruiken is. Dit levert een hoop voordelen op. Zo is het niet nodig om software te installeren op je computer en werkt het systeem dus ook op bijvoorbeeld een iPad. Helaas zijn er ook wat beperkingen. Zo is ook het zaaksysteem gebonden aan de mogelijkheden van de verschillende webbrowsers zoals Internet Explorer, Chrome of Firefox. Om er zeker van te zijn dat je met vol enthousiasme zaaktype kan blijven configureren staan hieronder wat tips:

    • Publiceer tussentijds. Het kan gebeuren dat je sessie verloopt binnen het zaaksysteem. Als je een behoorlijke tijd bezig bent geweest met het bouwen van een zaaktype, is het erg vervelend om te ontdekken dat daardoor je wijzigingen zijn verloren. Vergeet niet zo nu en dan je wijzigingen te publiceren. Op die manier worden de wijzigingen opgeslagen en voorkom je tevens dat je sessie verloopt.

    • Test tussentijds. Er zijn veel mogelijkheden binnen het zaaksysteem. Met name bij complexe zaaktypen is het mogelijk dat je door de bomen het bos niet meer ziet. Als je dan een configuratiefout moet opzoeken kan het een aardige zoektocht worden. Dit is deels te voorkomen door tussentijds je resultaten te testen en je zaaktype stapje voor stapje te bouwen. Als er dan iets fout zit zie je dit direct en kan je het aanpassen.

    • Werken met tabbladen. Werken met tabbladen in een browser is geen probleem, maar het is te adviseren om niet meerdere tabbladen met hetzelfde zaaktype tegelijk open te hebben. Omdat het zaaksysteem met sessies werkt, kan het voorkomen dat bepaalde instellingen door elkaar worden gehaald. Mocht je dus hetzelfde zaaktype in twee vensters willen tonen, open deze dan in twee verschillende browsers.

    • Kenmerken publiceren voor gebruik regels. Een mooie functionaliteit is het kunnen toepassen van regels op de kenmerken. Om een regel te kunnen gebruiken moeten eerst alle kenmerken zijn gepubliceerd. Als je dus een paar nieuwe kenmerken in een fase zet zul je het zaaktype eerst moeten publiceren alvorens je de regels kan toevoegen.

    • Werkende sjablonen. Het zaaksysteem maakt gebruik van OpenOffice voor het gebruiken van documentsjablonen (ODF formaat). Om een sjabloon te maken in het ODF-formaat heb je niet per definitie OpenOffice nodig. Ook Microsoft Office 2010 is in staat om in ODF-formaat op te slaan. Dit betekent dat de documenten in XML worden opgeslagen. Het wil wel eens voorkomen dat met 'Copy-Paste' acties of uitwisseling tussen programma's de XML net even anders wordt weergegeven. Dit kan ervoor zorgen dat Magic Strings niet goed worden ingevuld. Geen paniek. Verwijder de tekst en vul de Magic String handmatig in, sla opnieuw op. Naar alle waarschijnlijkheid werkt het nu wel.