Contacten

Zoeken

Onder contacten verstaan wij binnen het zaaksysteem; Personen, Organisaties en Behandelaren. Via de navigatie van het zaaksysteem kun je ook via Zoeken - Contact naar een zoekfunctie voor het vinden van alleen contacten. Hoewel de spot-enlighter ook contacten kan vinden biedt deze pagina de mogelijkheid om nog specifieker te zoeken op contacten. Op basis van de velden die ingevuld ingevuld kunnen worden kun je exact tot de juiste persoon, organisatie of behandelaar komen. Daarnaast kun je bijvoorbeeld, naast een specifiek resultaat, ook een resultaat-overzicht krijgen van: Alle bewoners op een specifiek adres of postcodegebied Alle organisaties die 'Bakker' in hun handelsnaam hebben Alle behandelaren van een specifieke afdeling

Bestand:Navigatie.png Hoofdmenu

Bestand:Contact-zoeken.png Contact zoeken

Contact activeren

Wanneer we via de spotenlighter een contact zoeken kunnen we het contact activeren. Een contact activeren houdt in dat je op dat moment er voor kiest te werken op basis van het contact. Wanneer je op de grote grijze "play" knop klikt activeer je een contact. Vanaf nu werk je centraal met dit contact, elke aanvraag of notitie die je start zal op de naam van deze persoon gedaan worden.

Bestand:Contact-activeren.png Spotenlighter contact

Een geactiveerd contact herken je door de gele balk onderaan je scherm die geplaatst wordt na de activatie. Vanuit deze balk kun je in een oogopslag zien met wie je aan het werk bent, je ziet o.a. de NAW gegevens. Je kunt vanuit deze balk naar de contactpagina, om een volledig klant beeld te krijgen, ook kun je kun een contactmoment of nieuwe zaak aanmaken voor dit contact. Via de rode knop verlaat je het geactiveerde contact en kun je verder werken in het zaaksysteem.

Bestand:Geactiveerd-contact.png Geactiveerd contact

Contact zoeken in makelaar

Een andere mogelijkheid is dat een contact nog niet bestaat in het zaaksysteem omdat er nog nooit eerder zaken gedaan is met deze persoon of dat het inmiddels een tijd geleden is waardoor de gegevens niet meer in het zaaksysteem aanwezig zijn. Dan kun je het contact niet via bovenstaande methode vinden, maar zul je ofwel een nieuwe zaak danwel een nieuw contactmoment voor moeten aanmaken. Wanneer je via de groene knop een nieuwe zaak aanmaakt krijg je een dialoog-venster te zien waar om een aanvrager gevraagd wordt. Wanneer je op het vergrootglas klikt opent een extra dialoog venster. Op basis van de velden die ingevuld dienen te worden kun je tot de juiste persoon komen, vergeet op dat moment niet aan te vinken dat je de persoon via de makelaar wilt opvragen.

Bestand:Navigatie.png Hoofdmenu

Bestand:Zoeken-makelaar.png Contact zoeken in makelaar

Telefoon

Onderstaande functionaliteiten zijn beschikbaar wanneer er een koppeling met de telefooncentrale aanwezig is.

Notificatie bij telefoongesprek

Wanneer een burger naar de gemeente belt zal de telefooncentrale het nummer van de burger en het nummer van de gebelde medewerker doorgeven aan het zaaksysteem. Op basis deze nummers kan het zaaksysteem het volgende bericht aan enkel de medewerker in kwestie tonen:

under construction

Beschikbaarheid

Rechtsbovenin het zaaksysteem wordt de telefonische beschikbaarheid weergegeven. Door op het icoontje te klikken kan de beschikbaarheid gewijzigd worden. Grijs icoontje - Niet beschikbaar: Wanneer de medewerker gebeld wordt zal er geen berichtgeving verschijnen. Groen icoontje - Wel beschikbaar: Wanneer de medewerker gebeld wordt zal er wel berichtgeving verschijnen. Rood icoontje - Het icoontje wordt rood weergegeven wanneer de beschikbaarheid wordt uitgeschakeld. Let op: De beschikbaarheid wordt onthouden door het zaaksysteem. Wanneer een medewerker 'beschikbaar' uitlogd, zal de medewerker bij het inloggen nog steeds 'beschikbaar' zijn.

Bestand:Topbar telefoon icoontje.png Telefonische beschikbaarheid