Catalogus

Inleiding

Bestand:Dossierbeheer.png

Catalogus

De catalogus is de centrale bibliotheek van het zaaksysteem waarin alle metadata wordt opgeslagen van processen, zaaktypen en sjablonen. Naast de kenmerken van de Gemma Zaaktypecatalogus (ZTC), bevat het vele plus-elementen (kenmerken) en sjablonen die nodig zijn om het zaaksysteem te gebruiken. De ZTC van het zaaksysteem is een 'warm' ZTC. Dit houdt in dat wanneer je als beheerder een kenmerk wijzigt van een zaaktype, dit ook direct de praktijk is wanneer een zaak wordt aangevraagd. De ZTC van Zaaksysteem.nl bestaat uit meerdere objecten, te weten:

• Zaaktypen (incl. E-formulieren)
• Kenmerken (eigen dataobjecten)
• Mailsjablonen
• Documentsjablonen
• Producten en diensten
• Vragen en antwoorden

Kenmerken

Kenmerken zijn informatieobjecten die centraal worden opgeslagen, maar meervoudig kunnen worden gebruikt. Binnen het zaaksysteem willen we deze kenmerken onderscheiden in een drietal categorieën;

Systeemkenmerken

Systeemkenmerken zijn globale kenmerken die vastgelegd zijn in het zaaksysteem, omdat deze voor elk zaaktype geldig zijn. Zo heeft elke zaak bijvoorbeeld een registratiedatum of een zaaknummer. Deze kenmerken zijn dan ook overal bruikbaar.

Hieronder staan alle systeemkenmerken in twee blokken:

1. Systeemkenmerken van aanvrager/ontvanger, welke grotendeels overeenkomen. Vervang waar mogelijk 'aanvrager' door 'ontvanger'.
2. De overige systeemkenmerken

Systeemkenmerken: Aanvrager / Ontvanger

#	Magic-string	Naam	Beschrijving
1	[[aanvrager_aanhef]]	Aanvrager/ontvanger aanhef	Afhankelijk van het geslacht van de aanvrager/ontvanger : meneer mevrouw
2	[[aanvrager_aanhef1]]	Aanvrager/ontvanger aanhef1	Afhankelijk van het geslacht van de aanvrager/ontvanger : heer mevrouw
3	[[aanvrager_aanhef2]]	Aanvrager/ontvanger aanhef2	Afhankelijk van het geslacht van de aanvrager/ontvanger : de heer mevrouw
4	[[aanvrager_voornamen]]	Aanvrager/ontvanger voornamen	Voornaam van de aanvrager/ontvanger: Piet Doortje Samira Djino Maria Roderick
5	[[aanvrager_voorvoegsel]]	Aanvrager/ontvanger voorvoegsel	Voorvoegsel van de aanvrager/ontvanger: de van der van
6	[[aanvrager_achternaam]]	Aanvrager/ontvanger achternaam	Achternaam van de aanvrager/ontvanger : (gebruiksnaam) Jansen de Boer van der Valk
7	[[aanvrager_geslachtsnaam]]	Aanvrager/ontvanger geslachtsnaam	Geslachtsnaam van de aanvrager/ontvanger. (geboortenaam) Jansen Boer Valk
8	[[ontvanger]]	Ontvanger naam	Volledige naam van de ontvanger: (geboortenaam)) P. Jansen D. S. van Klaasen D. R. van der Waals
9	[[aanvrager_naam]]	Aanvrager/ontvanger naam	Volledige naam van de aanvrager/ontvanger: (geboortenaam) P. Jansen D. S. van Klaasen D. R. van der Waals
10	[[aanvrager_volledigenaam]]	Aanvrager/ontvanger volledigenaam	Volledige naam van de aanvrager/ontvanger: (gebruiksnaam) P. Jansen D. S. van Klaasen D. R. van der Waals
11	[[aanvrager_straat]]	Aanvrager/ontvanger straatnaam	Straatnaam van de aanvrager/ontvanger.
12	[[aanvrager_huisnummer]]	Aanvrager/ontvanger huisnummer	Huisnummer van de aanvrager/ontvanger. 12 56 a 34 II
13	[[aanvrager_postcode]]	Aanvrager/ontvanger postcode	Postcode van de aanvrager/ontvanger: 1337JK 3141PI
14	[[aanvrager_woonplaats]]	Aanvrager/ontvanger woonplaats	Woonplaats van de aanvrager/ontvanger.
15	[[aanvrager_tel]]	Aanvrager/ontvanger Tel.	Telefoonnummer (vast) van de aanvrager/ontvanger.
16	[[aanvrager_mobiel]]	Aanvrager/ontvanger mobiel	Mobiele telefoonnummer van de aanvrager/ontvanger.
17	[[aanvrager_email]]	Aanvrager/ontvanger E-mail	E-mailadres van de aanvrager/ontvanger.
18	[[aanvrager_burgerservicenummer]]	Aanvrager/ontvanger burgerservicenummer	Burgerservicenummer van de aanvrager/ontvanger.
19	[[aanvrager_geslacht]]	Aanvrager/ontvanger geslacht	Geslacht van de aanvrager/ontvanger: man vrouw
20	[[aanvrager_geboorteplaats]]	Aanvrager/ontvanger geboorteplaats	Geboorteplaats van de aanvrager/ontvanger.
21	[[aanvrager_geboortedatum]]	Aanvrager/ontvanger geboortedatum	Geboortedatum van de aanvrager/ontvanger.
22	[[aanvrager_huwelijksdatum]]	Aanvrager/ontvanger huwelijksdatum	Huwelijksdatum van de aanvrager/ontvanger.
23	[[aanvrager_overlijdensdatum]]	Aanvrager/ontvanger overlijdensdatum	Overlijdensdatum van de aanvrager/ontvanger.
24	[[aanvrager_type]]	Aanvrager/ontvanger type	Type aanvrager/ontvanger: Natuurlijk persoon Niet natuurlijk persoon Behandelaar
25	[[aanvrager_handelsnaam]]	Aanvrager/ontvanger handelsnaam	Handelsnaam van de aanvrager/ontvanger. (bedrijven)
26	[[aanvrager_kvknummer]]	Aanvrager/ontvanger KvK-nummer	KVK-nummer van de aanvrager/ontvanger.
27	[[aanvrager_login]]	Aanvrager login	KVK-nummer van de aanvrager.
28	[[aanvrager_password]]	Aanvrager wachtwoord	Wachtwoord van de aanvrager. (GemeenteID)
29	[[aanvrager_afdeling]]	Aanvrager/ontvanger afdeling	Afdeling van de aanvrager/ontvanger.

Systeemkenmerken: Overig

Magic-string	Naam	Beschrijving
[[aanleiding]]	Aanleiding	Waarde van het veld 'Aanleiding' in Zaaktypebeheer - Algemeen.
[[afdeling]]	Afdeling	Afdeling van de zaak.
[[afhandeldatum]]	Afhandeldatum	Afhandeldatum van de zaak: MM-DD-JJJJ
[[afhandeldatum_volledig]]	Afhandeldatum volledig	Afhandeldatum van de zaak tot op de seconde: MM-DD-JJJJ UU-MM-SS
[[archiefclassificatiecode]]	Archiefclassicatiecode	Waarde van het veld 'Archiefclassicatiecode' in Zaaktypebeheer - Algemeen.
[[archiefnominatie]]	Archiefnominatie	Waarde van het veld 'Archiefnominatie' in Zaaktypebeheer - Algemeen.
[[bag]]	Bag	Waarde van het veld 'Bag' in Zaaktypebeheer - Algemeen.
[[bedrag_web]]	Zaakbedrag	De prijs van de zaak
[[bedrijven_id]]	BedrijvenID	Het kvk-nummer van de aanvrager.
[[behandelaar]]	Behandelaar	De volledige naam van de behandelaar.
[[behandelaar_afdeling]]	Behandelaar afdeling	Afdeling van de behandelaar.
[[behandelaar_email]]	Behandelaar E-mail	E-mailadres van de behandelaar.
[[behandelaar_tel]]	Behandelaar Tel.	Telefoonnummer van de behandelaar.
[[behandelaar_handtekening]]	Behandelaar Handtekening	Handtekening van de behandelaar.
[[besluit]]	Besluit	Besluit van de zaak, wordt bepaald door het kenmerk dat als 'besluit' is gemarkeerd.
[[besluittype]]	Besluittype	Het besluittype: collegebesluit mandaatbesluit raadsbesluit
[[betaalstatus]]	Status online betaling	De status van de betaling via de internetkassa bij een online aanvraag: geslaagd niet geslaagd <leeg>
[[bewaartermijn]]	Bewaartermijn	Bewaartermijn van de zaak, wordt bepaald door het resultaat van de zaak.
[[bezwaar_en_beroep_mogelijk]]	Bezwaar en beroep mogelijk	Waarde van het veld 'Bezwaar en beroep mogelijk' in Zaaktypebeheer - Algemeen.
[[contactkanaal]]	Contactkanaal	Wijze waarop de aanvraag is gedaan: balie telefoon post e-mail webformulier Online aanvragen worden onder 'webformulier' geregistreerd.
[[coordinator]]	Coordinator	Volledige naam van de coördinator.
[[coordinator_email]]	Coordinator E-mail	E-mailadres van de coördinator.
[[coordinator_tel]]	Coordinator Tel.	Telefoonnummer van de coördinator.
[[dagen]]	Dagen resterend	Aantal dagen tot de streefafhandeldatum.
[[deelzaken_afgehandeld]]	Deelzaken afgehandeld	Afhankelijk van de status van de deelzaken: Wanneer alle deelzaken zijn afgehandeld: 'Ja' Anders: 'Nee'
[[doel]]	Doel	Waarde van het veld 'Doel' in Zaaktypebeheer - Algemeen.
[[doorlooptijd_service]]	Doorlooptijd service	Getal dat is ingevoerd voor het aantal kalenderdagen, dagen, weken, maanden.
[[doorlooptijd_wettelijk]]	Doorlooptijd wettelijk	Getal dat is ingevoerd voor het aantal kalenderdagen, dagen, weken, maanden.
[[e_formulier]]	E formulier	Waarde van het veld 'E formulier' in Zaaktypebeheer - Algemeen.
[[extra_informatie]]	Extra informatie	Waarde van het veld 'Extra informatie' in Zaaktypebeheer - Algemeen, met verwerkte magicstrings.
[[gebruiker_naam]]	Gebruiker naam	Naam van de gebruiker die de betreffende handeling uitvoert.
[[gepubliceerd]]	Gepubliceerd	Datum en tijdstip waarop de zaak gepubliceerd is
[[generieke_categorie]]	Generieke categorie	Generieke categorie waaronder het zaaktype in de catalogus is geplaatst.
[[wettelijke_grondslag]]	Wettelijke grondslag	Wettelijke grondslag van het zaaktype.
[[lokale_grondslag]]	Lokale grondslag	Lokale grondslag van het zaaktype.
[[handelingsinitiator]]	Handelingsinitiator	De handelingsinitioator van het zaaktype: aanmelden aanvragen indienen
[[identificatie]]	Identificatie	Waarde van het veld 'Identificatie' in Zaaktypebeheer - Algemeen.
[[lex_silencio_positivo]]	Lex silencio positivo	Waarde van het veld 'Lex silencio positivo' in Zaaktypebeheer - Algemeen.
[[omschrijving_of_toelichting]]	Omschrijving of toelichting	Waarde van het veld 'Omschrijving of toelichting' in Zaaktypebeheer - Algemeen.
[[opschorten_mogelijk]]	Opschorten mogelijk	Waarde van het veld 'Opschorten mogelijk' in Zaaktypebeheer - Algemeen.
[[internetbetaling]]	Internetbetaling	Status van de betaling: Geslaagd Niet geslaagd
	Payment status	Status van de betaling: Geslaagd Niet geslaagd
[[pip_feedback_mail]]	PIP feedback mail	De waarde van het feedback veld, zodat een kopie van de feedback naar de aanvrager gestuurd kan worden.
[[pdc_tarief]]	Zaakbedrag	De prijs van de zaak
[[procesbeschrijving]]	Procesbeschrijving	Waarde van het veld 'Procesbeschrijving' in Zaaktypebeheer - Algemeen.
[[publicatie]]	Publicatie	Waarde van het veld 'Publicatie' in Zaaktypebeheer - Algemeen.
[[publicatietekst]]	Publicatietekst	Waarde van het veld 'Publicatietekst' in Zaaktypebeheer - Algemeen.
[[registratiedatum]]	Registratiedatum	Registratiedatum van de zaak: MM-DD-JJJJ
[[registratiedatum_volledig]]	Registratiedatum volledig	Registratiedatum van de zaak tot op de seconde: MM-DD-JJJJ UU-MM-SS
[[resultaat]]	Resultaat	Resultaat van de zaak: verleend geweigerd vastgesteld etc
[[resultaat_omschrijving]]	Resultaat omschrijving	Omschrijving van het resultaat van de zaak.
[[resultaat_toelichting]]	Resultaat toelichting	Toelichting van het resultaat van de zaak.
[[selectielijst]]	Selectielijst	Selectielijt van het resultaat van de zaak.
[[sjabloon_aanmaakdatum]]	Sjabloon aanmaakdatum	Datum waarop een documentsjabloon of e-mailsjabloon wordt aangemaakt.
[[startdatum]]	Startdatum	Registratiedatum van de zaak: MM-DD-JJJJ
[[statusnummer]]	Status	De benaming van de huidige status: In behandeling Opgeschort Afgehandeld
[[streefafhandeldatum]]	Streefafhandeldatum	Dit is de datum waar wij als gemeente naar streven om de zaak behandeld en afgerond te hebben.
[[trefwoorden]]	Trefwoorden	Waarde van het veld 'Trefwoorden' in Zaaktypebeheer - Algemeen.
[[trigger]]	Trigger	Waarde van het veld 'Trigger' in Zaaktypebeheer - Relaties: intern extern internextern
[[uname]]	Uname	Softwarenaam', 'Softwareversie', 'Startdatum software', 'Softwareleverancier', 'Licentietype', 'Softwarenaam'
[[verantwoordelijke]]	Verantwoordelijke	Waarde van het veld 'Verantwoordelijke' in Zaaktypebeheer - Algemeen.
[[verantwoordingsrelatie]]	Verantwoordingsrelatie	Waarde van het veld 'Verantwoordingsrelatie' in Zaaktypebeheer - Algemeen.
[[verdagingstermijn]]	Verdagingstermijn	Waarde van het veld 'Verdagingstermijn' in Zaaktypebeheer - Algemeen.
[[verlenging_mogelijk]]	Verlenging mogelijk	Waarde van het veld 'Verlenging mogelijk' in Zaaktypebeheer - Algemeen.
[[verlengingstermijn]]	Verlengingstermijn	Waarde van het veld 'Verlengingstermijn' in Zaaktypebeheer - Algemeen.
[[uiterste_vernietigingsdatum]]	Vernietigingsdatum	Wanneer deze datum verstreken is, zal de zaak worden meegenomen in het vernietigingsproces.
[[vertrouwelijkheid]]	Vertrouwelijkheid	De vertrouwelijkheidsstatus van de zaak: Openbaar Intern Vertrouwelijk
[[vertrouwelijkheidsaanduiding]]	Vertrouwelijkheidsaanduiding	Waarde van het veld 'Vertrouwelijkheidsaanduiding' in Zaaktypebeheer - Algemeen.
[[vervolg_van]]	Vervolg van	Het zaaknummer van de 'vorige' zaak.
[[voortgang]]	Voortgang	Percentage van tijd sinds registratiedatum ten opzichte van werkelijke streefafhandeltermijn: Streeftermijn: 5 kalenderdagen Registratiedatum: 9-1-2013 08:00 Streefafhandeldatum: 9-6-2013 08:00 Nu: 9-12-2013 16:00 ((nu-registratiedatum)/(streefafhandeldatum-registratiedatum))*100 = (11.333/5)*100 = 226.26
[[wet_dwangsom]]	Wet dwangsom	Waarde van het veld 'Wet dwangsom' in Zaaktypebeheer - Algemeen.
[[wkpb]]	WKPB	Waarde van het veld 'Wkpb' in Zaaktypebeheer - Algemeen.
[[zaak_fase]]	Zaak fase	Huidige fase van de zaak.
[[zaak_mijlpaal]]	Zaak mijlpaal	Huidige mijlpaal van de zaak.
[[zaaknummer]]	Zaaknr	Zaaknummer.
[[zaaknummer_hoofdzaak]]	Zaaknummer hoofdzaak	Zaaknummer van de hoofdzaak van de zaak.
[[pid]]	Parent ID	Zaaknummer van de hoofdzaak van de zaak.
[[alle_relaties]]	Zaakrelaties	Alle zaaknummers van zaken met een relatie tot de zaak: 1000, 2000, 3000
	Relates to	Zaaknummer van gerelateerde zaken pre-documentairly: 1000, 2000, 3000
[[zaak_bedrag]]	Zaakbedrag	De prijs van de zaak
[[zaaktype]]	Zaaktype	Zaaktype.
[[zaaktype_versie]]	Zaaktype versie	Nummer van de zaaktypeversie van de zaak.
[[zaaktype_versie_begindatum]]	Zaaktype versie begindatum	Begindatum van de zaaktypeversie van de zaak.
[[zaaktype_versie_einddatum]]	Zaaktype versie einddatum	Einddatum van de zaaktypeversie van de zaak.

Eigen kenmerken

Naast de systeemkenmerken moeten er in de zaken ook gegevens worden opgeslagen die specifiek zijn voor de zaak zelf. Deze kenmerken kunnen door de beheerder worden aangemaakt in de catalogus en worden toegevoegd via zaaktypebeheer. De meeste kenmerken zijn zaaktypespecifiek, maar door deze methodiek kunnen kenmerken ook generiek worden ingezet. Zo kan bijvoorbeeld het kenmerk 'Onderwerp' aan meerdere zaaktypen worden toegevoegd.

Type kenmerken

Er zijn verschillende typen kenmerken voor de verschillende doeleinden. Er zijn tekstvelden waar simpele tekst kan worden ingevuld, maar ook kenmerken die verschillende functionaliteiten bevatten. Zo is er bijvoorbeeld het 'enkelvoudige keuze'-kenmerk, waar door de beheerder aangegeven kan worden welke opties mogelijk moeten zijn, en waar de klant of medewerker vervolgens één van de opties kan selecteren.	Bestand:Enkelvoudige keuze catalogus.png Enkelvoudige keuze - Catalogus	Bestand:Enkelvoudige keuze zaakdossier.png Enkelvoudige keuze - Zaakdossier
Of het 'webadres'-kenmerk, waar de ingevoerde URL automatisch in een nieuw tabblad geopend wordt wanneer op de bijbehorende knop wordt gedrukt.	Bestand:Webadres zaakdossier.png Webadres - Zaakdossier

Versiebeheer voor kenmerken

Van elk kenmerk worden versies bijgehouden. Elke keer dat een kenmerk wordt opgeslagen wordt dit als een nieuwe versie opgenomen. Het volgende wordt over deze handeling geregistreerd: Het versienummer De datum en het tijdstip De gebruiker De mogelijkheden, inclusief actief/inactief. Dit geldt enkel voor kenmerken met opties: 'enkelvoudige keuze', 'meervoudige keuze' en keuzelijst'.

Kenmerkhistorie

Documentsjablonen

Het unieke van zaaksysteem.nl is dat het een eigen sjablonengenerator heeft op basis van LibreOffice. Dit maakt het mogelijk om geautomatiseerd documenten aan te maken op basis van een sjabloon. Denk hierbij aan een ontvangstbevestiging of een beschikking. Documentsjablonen worden centraal in de catalogus beheerd, en in een zaaktype geselecteerd om te gebruiken.

Documentsjabloon aanmaken

Nieuwe documentsjablonen worden gemaakt door documenten op te maken en deze op te slaan als een ODT-bestand. Je kunt hiervoor LibreOffice gebruiken, maar ook Microsoft Office 2010 kan documenten opslaan in dit formaat.

Een documentsjabloon werkt met ‘magicstrings’. Dit zijn kenmerken binnen een zaak, die het zaak-systeem kan invullen tijdens het genereren van een document.

Variabele documentsjablonen

Er zijn situaties waarin een sjabloon meer variabele teksten bevat dan er vanuit het zaaksysteem worden overgenomen.

Voorbeeld:
De brief aan de burger met het resultaat van de vergunningaanvraag. Met de magicstring [resultaat] wordt 'verleend' of 'geweigerd' opgenomen in het sjabloon. In geval van weigering moet er een tekst over 'mogelijkheden tot bezwaar' worden opgenomen, maar dit tekstblok hoeft niet aanwezig te zijn in het zaakdossier. Zonder te werken met variabele teksten zijn er drie oplossingen, geen van allen optimaal:

• De tekst later handmatig toevoegen of verwijderen
• Twee sjablonen gebruiken: een verleen-sjabloon en een weiger-sjabloon
• Accepteren dat de tekst ook aanwezig is in geval van verlening

De oplossing is om het tekstblok variabel te maken aan de waarde van het [resultaat], op een vergelijkbare wijze als kenmerken in het zaakdossier worden getoond of verborgen. LibreOffice ziet [resultaat] als normale tekst, en niet als variabele, want LibreOffice heeft zijn eigen variabelen. Daarom moet eerst de LibreOffice variabele worden aangemaakt, met de waarde [resultaat]: Selecteer in het menu Insert - Fields - Other... (Ctrl+F2) Selecteer op het tabblad Variables 'Set Variables' en 'Text' Vul een willekeurige naam in: 'NaamNaarKeuze', met als waarde: '[resultaat]' Zet de cursor op de juiste plek in het document en klik 'Insert'	Stap 1: Menu voor variabele	Stap 2,3,4: Dialog voor variabele
Vervolgens kan het variabele tekstblok gemaakt worden: Zet de cursor op de juiste plek of selecteer het blok tekst en selecteer in het menu Insert - Section Vul een willekeurige naam in onder 'New section' Vink 'Hide' aan en geef de voorwaarde op waaronder het blok verborgen moet worden, alsvolgt: [naam_variabele]==[waarde], in het voorbeeld: NaamNaarKeuze=="verleend" Bij het aanmaken van het sjabloon wordt eerst [resultaat] vervangen door 'verleend'. LibreOffice wordt hierdoor getriggerd en verbergt het tekstblok met daarin de bezwaartekst. Als [resultaat] vervangen wordt door 'geweigerd' triggered LibreOffice niet en wordt het tekstblok niet verborgen.	Stap 5: Menu voor variabele tekstblok	Stap 6,7,8: Dialog voor variabele tekstblok

Iteratie: gerelateerde zaken

Iteratie zorgt ervoor dat informatie voor de magicstrings niet uit de zaak zelf wordt opgehaald, maar uit alle gerelateerde zaken. Dit kan vervolgens op drie manieren worden weergegeven:

• Inline itereren: Op één regel, gescheiden door <komma><spatie>
• Tekstblok newline itereren: Een tekstblok dat geïtereerd wordt voor elke gerelateerde zaak, gescheiden door <enter>
• Tabel itereren: Eén tabelrij itereren om één tabel te vormen met informatie uit de gerelateerde zaken

Inline itereren

	Input	Output
Inline	De volgende zaken zijn verwerkt: [[itereer:zaak_relaties:zaaknummer]].	De volgende zaken zijn verwerkt: 2462, 2463, 2465, 2467.

Newline itereren

In de sjablonen kan een tekstblok herhaald worden voor elk van de gerelateerde en vervolgzaken die de zaak heeft. Bijvoorbeeld om een overzicht van deze zaken te maken, of, om een bepaalde situatie binnen de zaken te laten beschrijven. Zie ook de voorbeeldafbeelding. Zet de cursor op de juiste plek of selecteer het blok tekst en selecteer in het menu Insert - Section Vul als naam itereer:zaak_relaties in bij 'New section' Vul vervolgens het tekstblok in met de gewenste tekst Let op: Na elke iteratie zal een witregel geplaatst worden.	Menu voor variabele tekstblok	Dialog voor variabele tekstblok
Meerdere iteratievelden kunnen worden toegevoegd door de naamgeving als volgt te kiezen: itereer:zaak_relaties # <willekeurige tekst> Bijvoorbeeld: itereer:zaak_relaties # [[zaaknummer]] itereer:zaak_relaties # [[onderwerp]] itereer:zaak_relaties # [[mor_categorie]]	Voorbeeld zakenoverzicht	Voorbeeld itererend tekstblok

Tabel itereren

Om een tabel te itereren moet een tabel met één rij de naam itereer:zaak_relaties krijgen. In de 'nieuwe tabel'-dialog kan deze naam worden ingevoerd.

Tabel dialog

E-mailsjablonen

Het is ook mogelijk om e-mailsjablonen te beheren binnen de catalogus. Dit zijn e-mails (die ook gevuld kunnen worden met magic strings) en verstuurd kunnen worden tijdens het behandelen van een zaak.

Het is ook mogelijk om zaakdocumenten toe te voegen aan een e-mailsjabloon. Indien dit document aanwezig is binnen een zaak wordt dit toegevoegd als bijlage, bijvoorbeeld een inspectierapport.

Voorbeeld emailsjabloon:

Geachte heer / mevrouw [[aanvrager_achternaam]],

Uw ingediende aanvraag voor een [[zaaktype]] met zaaknummer [[zaaknummer]] is [[resultaat]].

Wij hebben een brief met aanvullende uitleg gestuurd naar:

[[aanvrager_aanhef1]] [[aanvrager_achternaam]]
[[aanvrager_straat]] [[aanvrager_huisnummer]]
[[aanvrager_postcode]]
[[aanvrager_woonplaats]]

Wij hopen u hierbij voldoende geïnformeerd te hebben.

Met vriendelijke groet,

[[behandelaar]]

Iteratie: gerelateerde zaken

Iteratie zorgt ervoor dat informatie voor de magicstrings niet uit de zaak zelf wordt opgehaald, maar uit alle gerelateerde zaken. Dit kan vervolgens op twee manieren worden weergegeven:

• Inline itereren: Op één regel gescheiden door <komma><spatie>
• Newline itereren: Over meerdere regels gescheiden door <enter>

	Input	Output
Inline	De volgende zaken zijn verwerkt: [[itereer:zaak_relaties:zaaknummer]].	De volgende zaken zijn verwerkt: 2462, 2463, 2465, 2467.
Newline	{{ itereer over zaak_relaties Uw aanvraag voor een [[zaaktype]] ([[zaaknummer]]) is [[resultaat]]. }}	Uw aanvraag voor een parkeervergunning (24153) is verleend. Uw aanvraag voor een subsidie (26845) is geweigerd. Uw aanvraag voor een verhuizing (27843) is verwerkt.

Zaaktypen

Import & Export

Zaaktypen importeren

Een zaaktype importeren is zeer eenvoudig. Zorg dat je in de categorie staat waar je het zaaktype wilt importeren. Kies rechtsboven voor het plus symbool en selecteer “Zaaktype importeren”. Kies het zaaktype bestand dat je wilt uploaden. Zodra de upload klaar is kom je in een scherm waar een overzicht is van waarschuwingen over dubbel gebruikte elementen.

Bestand:Zt-importeren.png Catalogus importknop

Een zaaktype maakt namelijk gebruik van een aantal elementen zoals kenmerken en sjablonen. Om te voorkomen dat bij een import elementen dubbel in het systeem komen kun je gebruik maken van elementen die al aanwezig zijn. Hierdoor zijn er meer zoekmogelijkheden en blijft het systeem overzichtelijk. Per element hoef je maar één keer op te geven hoe het geïmporteerd moet worden.  Wanneer je dit gedaan hebt en alles staat op groen druk je op importeren en dan wordt het zaaktype toegevoegd aan de zaaktypecatalogus.

Bestand:Zt-import-file.png Import overzicht

In de catalogus kan de import van een zaaktype worden geïnitieerd via de plusknop. Er worden verschillende zaaktypebestanden ondersteund:

• zaaksysteem.nl
• I-Navigator
• I-Controller
• KING ZTC2.0 (Referentiezaaktypen)

zaaksysteem.nl

Bij deze wijze van import hoort een .ztb-bestand. Wanneer een zaaktype uit de catalogus wordt geëxporteerd, wordt deze opgeslagen als .ztb-bestand. Op 'importeren' klikken opent dan de importpagina voor het toegevoegde zaaktype, waar alle attributen worden weergegeven in rood of groen. Op de rode moet nog actie worden ondernomen; de groene zijn klaar om geïmporteerd te worden (maar kunnen nog wel gewijzigd worden).

Zaaktype import

Zaaktypen
Hoofdzaaktype (MAIN) Bij het importeren van het hoofdzaaktype kan worden aangegeven in welke map deze moet komen, en kan eventueel de naamgeving worden aangepast. Wanneer er al een zaaktype met dezelfde naam op de omgeving aanwezig is, is het mogelijk om dit zaaktype te overschrijven.

Zaaktyperelatie

Wanneeer de hoofdzaak relaties heeft met andere zaaktypen dan worden deze zaaktypen niet meegeëxporteerd, maar de relatie wordt wel opgeslagen, zodat bij de import het juiste zaaktype hierbij geselecteerd kan worden. Het is daarom het handigst om eerst die zaaktyperelaties toe te voegen en daarna pas de hoofdzaak.

Zaaktype import zaaktyperelaties

Kenmerken

Bij het importeren van een kenmerk kan worden aangegeven in welke map deze moet komen, en kan eventueel de naamgeving worden aangepast. Wanneer er al een kenmerk met dezelfde naam op de omgeving aanwezig is, is het mogelijk om deze te overschrijven. Bij het overschrijven van 'enkelvoudige keuze', 'meervoudige keuze' en 'keuzelijst'-kenmerken zijn er meerdere mogelijkheden: De optie is inactief en bestaat niet op de omgeving - Deze optie wordt dan als inactief geïmporteerd De optie is actief en bestaat niet op de omgeving - Deze optie wordt dan als actief geïmporteerd De optie is inactief en bestaat wel op de omgeving - Deze optie wordt dan op inactief gezet De optie is actief en bestaat wel op de omgeving - Deze optie wordt dan op actief gezet Het effect is dat de uiteindelijke situatie in het zaaktype gelijk is aan die van het importbestand.

Zaaktype import kenmerken

E-mails

Bij het importeren van een e-mailsjabloon kan worden aangegeven in welke map deze moet komen, en kan eventueel de naamgeving worden aangepast. Wanneer er al een e-mailsjabloon met dezelfde naam op de omgeving aanwezig is, is het mogelijk om deze te overschrijven.

Zaaktype import emailsjablonen

Sjablonen

Bij het importeren van een sjabloon kan worden aangegeven in welke map deze moet komen, en kan eventueel de naamgeving worden aangepast. Wanneer er al een sjabloon met dezelfde naam op de omgeving aanwezig is, is het mogelijk om deze te overschrijven.

Zaaktype import documentsjablonen

Rechten

Wanneer afdelingen of rollen op de omgeving bestaan worden deze automatisch geselecteerd. Wanneer deze niet op de omgeving bestaan moet een andere afdeling of rol geselecteerd worden.

Zaaktype import afdeling Zaaktype import rol

I-Navigator

I-navigator overzicht

De i-navigator geeft in het startscherm een overzicht van alle zaaktypen die geïmporteerd kunnen worden. Elk zaaktype heeft een uniek identificatienummer, waarmee gecontroleerd wordt of dit zaaktype al voorkomt in het zaaksysteem.

Wanneer een zaaktype nog niet voorkomt dan wordt deze rood weergegeven en alle instellingen kunnen naar keuze worden ingesteld. Wanneer een zaaktype wel al voorkomt dan wordt deze groen weergegeven en zullen reeds geimporteerde documenten en checklistitems onwijzigbaar worden weergegeven. De overige instellingen, documenten en checklistitems kunnen dan nog worden toegevoegd.

Zaaktypen exporteren

Een zaaktype exporteren is zeer eenvoudig. Zorg dat je in de categorie staat waar het zaaktype staat. Kies aan de rechterzijde naast het zaaktype het knopje met de pijl naar beneden. Kies voor de optie Exporteren uit de navigatie die tevoorschijn komt. Het downloaden van het zaaktype wordt gestart.

Catalogus exportknop

Zaaktypestore

In de zaaktypestore tref je een overzicht aan van zaaktypen die je kunt downloaden om te gebruiken binnen de eigen organisatie. De aangeboden zaaktypen kun je in het zaaksysteem importeren en bewerken naar eigen smaak. Wanneer je als organisatie ook een zaaktype hebben ontwikkeld kun je deze aanmelden bij ons zodat wij deze kunnen controleren en ook in de zaaktypestore kunnen plaatsen.

Zaaktypestore

Versiebeheer voor zaaktypen

Algemeen

Een zaaktype kan meerdere versies hebben. Elke keer dat een zaaktype wordt gewijzigd of wordt 'overschreven' door een import levert dit een nieuwe versie op. Dit is noodzakelijk om de integriteit van de informatie (in zaken) te waarborgen. Wanneer een zaaktype gewijzigd wordt mag dit namelijk geen invloed hebben op de al bestaande zaken van dit zaaktypen, anders kan niet met zekerheid worden nagegaan hoe die zaak (dat dossier) exact tot stand is gekomen of zou informatie zelfs kunnen verdwijnen.

Elk zaaktype wordt gekenmerkt door twee identificatienummers, namelijk:

• Zaaktype_ID: Een zaaksysteembreed uniek nummer voor het zaaktype als geheel van alle versies. (incrementeel)
• Zaaktypeversie_ID: Een zaaksysteembreed uniek nummer voor zaaktypen (incrementeel)

Dit is wellicht verwarrend. Daarom een voorbeeld:

Naam	Zaaktype_ID	Zaaktypeversie_ID	Kenmerken ter illustratie
Melding penbare ruimte	1	1	Omschrijving
Melding penbare ruimte	1	2	Omschrijving, Terugkoppeling
Melding openbare ruimte	1	3	Omschrijving, Terugkoppeling
Uittreksel GBA	2	4	Bijlage
Melding openbare ruimte	1	5	Omschrijving, Terugkoppeling, Onderwerp
Melding openbare ruimte	1	6	Omschrijving, Onderwerp, Bijlage
Uittreksel GBA	2	7	Bijlage, Type
Melding openbare ruimte	1	8	Omschrijving, Bijlage

Elke zaaktypeversie kan daarom gezien worden als een uniek zaaktype. De relatie tussen de versies wordt aangehouden voor het versiebeheer, maar ook om bijvoorbeeld te kunnen filteren op zaaktypen in ZakenZoeken.

Versies beheren

In de catalogus kan het versiebeheer van het zaaktype worden benaderd door uit de actiedropdown 'Versiebeheer' te selecteren. In de dialog die je dan te zien krijgt zie je een overzicht van alle versies die dit zaaktype heeft gehad met de volgende informatie: id: Dit is het Zaaktypeversie_ID datum: De datum waarop de versie is gecreëerd user: De persoon die de versie heeft gecreëerd comment: Ruimte voor een systeemcomment actie: De knop waarmee een andere versie van het zaaktype actief kan worden gezet

Versiebeheer zaaktypen

Kennisbank

Inleiding

De kennisbank van het zaaksysteem bestaat uit vragen en antwoorden en producten en diensten. Dit houdt in dat een KCC medewerker vereenvoudigd haar werk kan doen door via de spotenlighter vragen, productnamen of diensten in te vullen.

Vragen en antwoorden

Vragen en Antwoorden aanmaken

Wanneer je in de catalogus in een categorie zit kun je via de plusknop rechtsboven een vraag aanmaken door deze optie te kiezen. Bij het aanmaken van een vraag (bijvoorbeeld 'mag ik meer als drie meter uitbouwen') kun je je informatie over een tweetal tabs verdelen (vraag, antwoord) en kun je per pagina zowel externe als interne informatie kwijt over het product. Dit is bij uitstek bedoeld om de KCC medewerker te ondersteunen bij het uitvoeren van haar werkzaamheden.

Bestand:Vraag.png Vraagbeheer

Vragen koppelen

Aan de rechterzijde kun je, via de plus-knop, relaties maken met zaaktypen en producten. Dit houdt in dat je directe verwijzingen maakt naar het aanvraagformulier of naar productomschrijvingen welke gerelateerd zijn aan de vraag.

Producten en diensten

Producten en diensten kunnen beheert worden in de catalogus. De meerwaarde hiervan is dat er tevens relaties gelegd kunnen worden met zaaktypen en/of vragen. Dit is vooral erg handig bij het KCC. Ook is het mogelijk om producten en diensten van diverse leveranciers in te lezen. Dit kan door ‘Importeren’ te selecteren in de catalogus. Hetzelfde geldt voor vragen.

Producten aanmaken

Wanneer je in de catalogus in een categorie zit kun je via de plusknop rechtsboven een product aanmaken door deze optie te kiezen. Bij het aanmaken van een product (bijvoorbeeld een kap-vergunning) kun je je informatie over een viertal tabs verdelen (omschrijving, voorwaarden, aanpak en kosten) en kun je per pagina zowel externe als interne informatie kwijt over het product. Dit is bij uitstek bedoeld om de KCC medewerker te ondersteunen bij het uitvoeren van haar werkzaamheden.

Bestand:Producten.png Productbeheer

Producten koppelen

Aan de rechterzijde kun je, via de plus-knop, relaties maken met zaaktypen en vragen. Dit houdt in dat je directe verwijzingen maakt naar het aanvraagformulier of naar vragen die moeten leiden naar het product waar je mee bezig bent.
<br?

Algemene tips

Het zaaksysteem heeft een eenvoudig zaaktypebeheer wat volledig webbased te gebruiken is. Dit levert een hoop voordelen op. Zo is het niet nodig om software te installeren op je computer en werkt het systeem dus ook op bijvoorbeeld een iPad. Helaas zijn er ook wat beperkingen. Zo is ook het zaaksysteem gebonden aan de mogelijkheden van de verschillende webbrowsers zoals Internet Explorer, Chrome of Firefox. Om er zeker van te zijn dat je met vol enthousiasme zaaktype kan blijven configureren staan hieronder wat tips:

• Publiceer tussentijds. Het kan gebeuren dat je sessie verloopt binnen het zaaksysteem. Als je een behoorlijke tijd bezig bent geweest met het bouwen van een zaaktype, is het erg vervelend om te ontdekken dat daardoor je wijzigingen zijn verloren. Vergeet niet zo nu en dan je wijzigingen te publiceren. Op die manier worden de wijzigingen opgeslagen en voorkom je tevens dat je sessie verloopt.

• Test tussentijds. Er zijn veel mogelijkheden binnen het zaaksysteem. Met name bij complexe zaaktypen is het mogelijk dat je door de bomen het bos niet meer ziet. Als je dan een configuratiefout moet opzoeken kan het een aardige zoektocht worden. Dit is deels te voorkomen door tussentijds je resultaten te testen en je zaaktype stapje voor stapje te bouwen. Als er dan iets fout zit zie je dit direct en kan je het aanpassen.

• Werken met tabbladen. Werken met tabbladen in een browser is geen probleem, maar het is te adviseren om niet meerdere tabbladen met hetzelfde zaaktype tegelijk open te hebben. Omdat het zaaksysteem met sessies werkt, kan het voorkomen dat bepaalde instellingen door elkaar worden gehaald. Mocht je dus hetzelfde zaaktype in twee vensters willen tonen, open deze dan in twee verschillende browsers.

• Kenmerken publiceren voor gebruik regels. Een mooie functionaliteit is het kunnen toepassen van regels op de kenmerken. Om een regel te kunnen gebruiken moeten eerst alle kenmerken zijn gepubliceerd. Als je dus een paar nieuwe kenmerken in een fase zet zul je het zaaktype eerst moeten publiceren alvorens je de regels kan toevoegen.

• Werkende sjablonen. Het zaaksysteem maakt gebruik van OpenOffice voor het gebruiken van documentsjablonen (ODF formaat). Om een sjabloon te maken in het ODF-formaat heb je niet per definitie OpenOffice nodig. Ook Microsoft Office 2010 is in staat om in ODF-formaat op te slaan. Dit betekent dat de documenten in XML worden opgeslagen. Het wil wel eens voorkomen dat met 'Copy-Paste' acties of uitwisseling tussen programma's de XML net even anders wordt weergegeven. Dit kan ervoor zorgen dat Magic Strings niet goed worden ingevuld. Geen paniek. Verwijder de tekst en vul de Magic String handmatig in, sla opnieuw op. Naar alle waarschijnlijkheid werkt het nu wel.