Documentintake

De documentintake kan benaderd worden vanuit het Hoofdmenu.

Een gescand document ontvangen

Wanneer de scanstraat en het Koppelprofiel Scanstraat ingericht zijn kunnen er documenten naar het zaaksysteem gescand worden. De scanner plaatst het document op de server en binnen enkele minuten worden deze bestanden door het zaaksysteem ontvangen, ingelezen, en komen deze in de documentenintake te staan. In het overzicht zijn er drie mogelijke acties voor elke document: Een document aan een zaak toevoegen Een zaak vanuit een document starten Een document verwijderen

Documentintake

Een document aan een zaak toevoegen

Wanneer een document aan een bestaande zaak toegevoegd wordt kunnen verschillende instellingen opgegeven worden: Instelling Omschrijving Zaak De zaak waaraan het document toegevoegd moet worden kan gevonden worden door te zoeken op de metadata van de zaak: Zaaktype, zaaknummer, aanvrager, etc. Omschrijving Een omschrijving van het document kan opgegeven worden Richting De richting van het document: Inkomend, Uitgaand, Intern Ontvangst- of verzenddatum Wanneer de richting als 'Inkomend' of 'Uitgaand' geselecteerd wordt zal er een kalender getoond worden waar respectievelijk de 'Ontvangstdatum' of 'Verzenddatum' opgegeven kunnen worden. Zaakdocument Wanneer een zaak geselecteerd wordt zullen hier de mogelijke zaakdocumenten weergegeven worden, zodat het document direct als dusdanig aan de zaak toegevoegd wordt.

Document aan zaak toevoegen

Een zaak vanuit een document starten

Wanneer een document met een nieuwe zaak geregistreerd moet worden zal dit op dezelfde manier gebeuren als wanneer een nieuwe zaak via de Groene knop geregistreerd wordt. Het verschil is dat boven het registratieformulier de instellingen van het document meegegeven kunnen worden. Dit zijn dezelfde instellingen als voor het toevoegen van een document aan een zaak: Richting, Ontvangst- of Verzenddatum, Omschrijving.

Een zaak starten a.d.h.v een document

Een document verwijderen

Een document dat uit de documentintake verwijderd wordt is permanent verwijderd.

Rechten

Normaal zien gebruikers enkel de documenten die op hun naam staan. Gebruikers met de volgende Systeemrollen kunnen alle documenten zien:

• Administrator
• Zaaksysteembeheerder
• Documentintaker
• Zaakbeheerder

Gebruikers die deze rollen niet hebben zien enkel de documenten die op hun naam staan. Zie Type documentintake om te zien hoe documenten op naam gezet kunnen worden.