Catalogus
Inhoud
Inleiding
De catalogus is de centrale bibliotheek van het zaaksysteem waarin alle metadata wordt opgeslagen van processen, zaaktypen en sjablonen. Naast de kenmerken van de Gemma Zaaktypecatalogus (ZTC), bevat het vele plus-elementen (kenmerken) en sjablonen die nodig zijn om het zaaksysteem te gebruiken. De ZTC van het zaaksysteem is een 'warm' ZTC. Dit houdt in dat wanneer je als beheerder een kenmerk wijzigt van een zaaktype, dit ook direct de praktijk is wanneer een zaak wordt aangevraagd. De ZTC van Zaaksysteem.nl bestaat uit meerdere objecten, te weten:
Bestand:Dossierbeheer.png
Kenmerken
Algemeen
Kenmerken zijn informatieobjecten die centraal worden opgeslagen, maar meervoudig kunnen worden gebruikt. Binnen het zaaksysteem willen we deze kenmerken onderscheiden in een drietal categorieën;
Systeemkenmerken
Systeemkenmerken zijn globale kenmerken die vastgelegd zijn in het zaaksysteem, omdat deze voor elk zaaktype geldig zijn. Zo heeft elke zaak bijvoorbeeld een registratiedatum of een zaaknummer. Deze kenmerken zijn dan ook overal bruikbaar.
Hieronder staan alle systeemkenmerken op alfabetische volgorde. Per kenmerk wordt beschreven waartoe het dient en een voorbeeld gegeven van hoe het toegepast kan worden.
| Naam | Magic-string | Beschrijving | |
|---|---|---|---|
| aanvrager_aanhef | [[aanvrager_aanhef]] | Afhankelijk van het geslacht van de aanvrager: - meneer - mevrouw | |
| aanvrager_aanhef1 | [[aanvrager_aanhef1]] | Afhankelijk van het geslacht van de aanvrager: - heer - mevrouw | |
| aanvrager_aanhef2 | [[aanvrager_aanhef2]] | Afhankelijk van het geslacht van de aanvrager: - de heer - mevrouw | |
| aanvrager_achternaam | [[aanvrager_achternaam]] | De achternaam van de aanvrager: (gebruiksnaam) - Jansen - De Boer - van der Valk | |
| aanvrager_burgerservicenummer | [[aanvrager_burgerservicenummer]] | Het burgerservicenummer van de aanvrager. | |
| aanvrager_email | [[aanvrager_email]] | Het E-mailadres van de aanvrager. | |
| aanvrager_geslacht | [[aanvrager_geslacht]] | Het geslacht opgegeven door de aanvrager: - man - vrouw | |
| aanvrager_geslachtsnaam | [[aanvrager_geslachtsnaam]] | De geslachtsnaam van de aanvrager. (geboortenaam) | |
| aanvrager_huisnummer | [[aanvrager_huisnummer]] | Het huisnummer van de aanvrager. | |
| aanvrager_kvknummer | [[aanvrager_kvknummer]] | Het kvk-nummer van de aanvrager. | |
| aanvrager_login | [[aanvrager_login]] | <no result> | |
| aanvrager_mobiel | [[aanvrager_mobiel]] | Het mobiele nummer van de aanvrager. | |
| aanvrager_naam | [[aanvrager_naam]] | De volledige naam van de aanvrager: (geboortenaam) - Piet Jansen - Doortje Samira van Klaasen - Djino Maria Roderick van der Waals | |
| aanvrager_password | [[aanvrager_password]] | <no result> | |
| aanvrager_postcode | [[aanvrager_postcode]] | De postcode van de aanvrager: - 1337JK - 3141PI | |
| aanvrager_straat | [[aanvrager_straat]] | De straatnaam van de aanvrager. | |
| aanvrager_tel | [[aanvrager_tel]] | Het telefoonnummer (vast) van de aanvrager. | |
| aanvrager_volledigenaam | [[aanvrager_volledigenaam]] | De volledige naam van de aanvrager: (gebruiksnaam) - P. Jansen - D. S. van Klaasen - D. R. van der Waals | |
| aanvrager_voornamen | [[aanvrager_voornamen]] | De voornaam van de aanvrager: - Hans - Samira - Helena | |
| aanvrager_voorvoegsel | [[aanvrager_voorvoegsel]] | Het voorvoegsel van de aanvrager: - de - van der - van | |
| aanvrager_woonplaats | [[aanvrager_woonplaats]] | De woonplaats van de aanvrager. | |
| afhandeldatum | [[afhandeldatum]] | ||
| afhandeldatum_volledig | [[afhandeldatum_volledig]] | ||
| afhandeltermijn | [[afhandeltermijn]] | Het getal dat is ingevoerd voor het aantal kalenderdagen, dagen, weken, maanden. | |
| behandelaar | [[behandelaar]] | De volledige naam van de behandelaar. | |
| behandelaar_email | [[behandelaar_email]] | Het E-mailadres van de behandelaar. | |
| behandelaar_tel | [[behandelaar_tel]] | De laatste drie cijfers van het telefoonnummer van de behandelaar. | |
| besluit | [[besluit]] | ||
| besluittype | [[besluittype]] | Het besluittype: - collegebesluit - mandaatbesluit - raadsbesluit | |
| contactkanaal | [[contactkanaal]] | De wijze waarop de aanvraag is gedaan: - balie - telefoon - post - webformulier | |
| coordinator | [[coordinator]] | De volledige naam van de coördinator. | |
| coordinator_email | [[coordinator_email]] | Het E-mailadres van de coördinator. | |
| coordinator_tel | [[coordinator_tel]] | De laatste drie cijfers van het telefoonnummer van de coördinator. | |
| generieke_categorie | [[generieke_categorie]] | De generieke categorie waaronder het zaaktype valt. | |
| grondslag | [[grondslag]] | De grondslag van het zaaktype. | |
| handelingsinitiator | [[handelingsinitiator]] | De handelingsinitioator van het zaaktype: - aanmelden - aanvrager - indienen | |
| iv3_categorie | [[iv3_categorie]] | De iv3-categorie van het zaaktype. | |
| openbaarheid | [[openbaarheid]] | De wijze van openbaarheid: - Openbaar - Niet openbaar | |
| pdc_tarief | [[pdc_tarief]] | Het tarief dat is ingesteld voor het product van het zaaktype. Dit wordt gebruikt voor onder andere de online betalingen. | |
| registratiedatum | [[registratiedatum]] | De datum waarop de zaak wordt geregistreerd door de aanvrager óf de ambtenaar. | |
| registratiedatum_volledig | [[registratiedatum_volledig]] | Het registratiemoment tot op de seconde nauwkeurig. | |
| resultaat | [[resultaat]] | Het resultaat van de zaak: - verleend - geweigerd - vastgesteld | |
| selectielijst | [[selectielijst]] | ||
| sjabloon_aanmaakdatum | [[sjabloon_aanmaakdatum]] | De datum waarop een sjabloon wordt aangemaakt. Dit systeemkenmerk wordt voornamelijk gebruikt om de datum op brieven te zetten. | |
| startdatum | [[startdatum]] | ||
| statusnaam | [[statusnaam]] | De benaming van de huidige status: - In behandeling - Opgeschort - Afgehandeld | |
| statusnummer | [[statusnummer]] | ||
| streefafhandeldatum | [[streefafhandeldatum]] | Dit is de datum waar wij als gemeente naar streven om de zaak behandeld en afgerond te hebben. | |
| trigger | [[trigger]] | - intern - extern | |
| uiterste_vernietigingsdatum | [[uiterste_vernietigingsdatum]] | Wanneer deze datum verstreken is, zal de zaak worden meegenomen in het vernietigingsproces. | |
| zaak_fase | [[zaak_fase]] | De benaming van de huidige fase waarin de zaak zich bevindt: - Registratie - Behandeling - Besluitvorming | |
| zaak_mijlpaal | [[zaak_mijlpaal]] | De benaming van de huidige status: - Geregistreerd - Behandeld - Besluit genomen | |
| zaaknummer | [[zaaknummer]] | Het zaaknummer. | |
| zaaknummer_hoofdzaak | [[zaaknummer_hoofdzaak]] | Het zaaknummer van de hoofdzaak van de zaak. | |
| zaaktype | [[zaaktype]] | Het zaaktype. |
Algemene kenmerken
Omdat elke gemeente ook zo haar eigen vaste zet kenmerken weet te gebruiken is het raadzaam om te werken met algemene objecten. Dit zijn dus kenmerken (bijvoorbeeld zaakdocumenten) welke binnen de gemeente generiek gebruikt mogen worden, denk hierbij aan bijvoorbeeld het kenmerk Wijk. Dit kenmerk kan gebruikt worden in het aanvragen van bijvoorbeeld een parkeervergunning of deze kan gebruikt worden bij een melding openbare ruimte (MOR).
Specifieke kenmerken
Omdat niet elke zaak het kenmerk Meldingencategorie heeft en dit kenmerk specifiek gebruikt wordt binnen het zaaktype Melding Openbare Ruimte (MOR) spreken we over een zaaktype specifiek kenmerk deze kun je het beste opslaan in de map van dit specifieke zaaktype.
Bestand:Kenmerken.png
Checklists
&&&NEEDS EDITING&&&
Documentsjablonen
Het unieke van zaaksysteem.nl is dat het een eigen sjablonengenerator heeft op basis van LibreOffice. Dit maakt het mogelijk om geautomatiseerd documenten aan te maken op basis van een sjabloon. Denk hierbij aan een ontvangstbevestiging of een beschikking. Documentsjablonen worden centraal in de catalogus beheerd, en in een zaaktype geselecteerd om te gebruiken.
Documentsjabloon aanmaken
Nieuwe documentsjablonen worden gemaakt door documenten op te maken en deze op te slaan als een ODT-bestand. Je kunt hiervoor LibreOffice gebruiken, maar ook Microsoft Office 2010 kan documenten opslaan in dit formaat.
Een documentsjabloon werkt met ‘magicstrings’. Dit zijn kenmerken binnen een zaak, die het zaak-systeem kan invullen tijdens het genereren van een document.
Variabele documentsjablonen
Er zijn situaties waarin een sjabloon meer variabele teksten bevat dan er vanuit het zaaksysteem worden overgenomen.
Voorbeeld:
De brief aan de burger met het resultaat van de vergunningaanvraag. Met de magicstring [resultaat] wordt 'verleend' of 'geweigerd' opgenomen in het sjabloon. In geval van weigering moet er een tekst over 'mogelijkheden tot bezwaar' worden opgenomen, maar dit tekstblok hoeft niet aanwezig te zijn in het zaakdossier. Zonder te werken met variabele teksten zijn er drie oplossingen, geen van allen optimaal:
- De tekst later handmatig toevoegen of verwijderen
- Twee sjablonen gebruiken: een verleen-sjabloon en een weiger-sjabloon
- Accepteren dat de tekst ook aanwezig is in geval van verlening
De oplossing is om het tekstblok variabel te maken aan de waarde van het [resultaat], op een vergelijkbare wijze als kenmerken in het zaakdossier worden getoond of verborgen.
LibreOffice ziet [resultaat] als normale tekst, en niet als variabele, want LibreOffice heeft zijn eigen variabelen. Daarom moet eerst de LibreOffice variabele worden aangemaakt, met de waarde [resultaat]:
- Stap 1: Selecteer in het menu Insert - Fields - Other... (Ctrl+F2)
- Stap 2: Selecteer op het tabblad Variables 'Set Variables' en 'Text'
- Stap 3: Vul een willekeurige naam in: 'NaamNaarKeuze', met als waarde: '[resultaat]'
- Stap 4: Zet de cursor op de juiste plek in het document en klik 'Insert'
Vervolgens kan het variabele tekstblok gemaakt worden:
- Stap 5: Zet de cursor op de juiste plek of selecteer het blok tekst en selecteer in het menu Insert - Section
- Stap 6: Vul een willekeurige naam in onder 'New section'
- Stap 7: Vink 'Hide' aan en geef de voorwaarde op waaronder het blok verborgen moet worden, alsvolgt: [naam_variabele]==[waarde], in het voorbeeld: NaamNaarKeuze=="verleend"
Bij het aanmaken van het sjabloon wordt eerst [resultaat] vervangen door 'verleend'. LibreOffice wordt hierdoor getriggerd en verbergt het tekstblok met daarin de bezwaartekst. Als [resultaat] vervangen wordt door 'geweigerd' triggered LibreOffice niet en wordt het tekstblok niet verborgen.
Stap 1: Menu voor variabele
Stap 2,3,4: Dialog voor variabele
Stap 5: Menu voor variabele tekstblok
Stap 6,7,8: Dialog voor variabele tekstblok
E-mailsjablonen
Het is ook mogelijk om e-mailsjablonen te beheren binnen de catalogus. Dit zijn e-mails (die ook gevuld kunnen worden met magic strings) en verstuurd kunnen worden tijdens het behandelen van een zaak.
Het is ook mogelijk om zaakdocumenten toe te voegen aan een e-mailsjabloon. Indien dit document aanwezig is binnen een zaak wordt dit toegevoegd als bijlage, bijvoorbeeld een inspectierapport.
Voorbeeld emailsjabloon*:
Geachte heer / mevrouw [aanvrager_achternaam],
Uw ingediende aanvraag voor een [zaaktype] met zaaknummer [zaaknummer] is [resultaat].
Wij hebben een brief met aanvullende uitleg gestuurd naar:
[aanvrager_aanhef1] [aanvrager_achternaam]
[aanvrager_straat] [aanvrager_huisnummer]
[aanvrager_postcode]
[aanvrager_woonplaats]
Wij hopen u hierbij voldoende geïnformeerd te hebben.
Met vriendelijke groet,
[behandelaar]
* In het zaaksysteem maken we gebruik van een dubbele bracket links en rechts [ [ en ] ] echter maakt deze wiki ook gebruik van dit format - vandaar dat we dit in het voorbeeld met een enkele bracket doen.
Zaaktypen
&&&NEEDS EDITING&&&
Algemene tip
&&&NEEDS EDITING&&&
