Catalogus kenmerk

Algemeen

Kenmerken zijn informatieobjecten die centraal worden opgeslagen in de Catalogus, maar meervoudig kunnen worden gebruikt. Binnen het zaaksysteem willen we deze kenmerken onderscheiden in twee categorieën: systeemkenmerken, eigen kenmerken.

Systeemkenmerken

Systeemkenmerken zijn globale kenmerken die vastgelegd zijn in het zaaksysteem, omdat deze voor elk Zaaktype geldig zijn. Zo heeft elke zaak bijvoorbeeld een registratiedatum of een zaaknummer. Deze kenmerken zijn dan ook overal bruikbaar.

Alle systeemkenmerken, hun magicstrings en uitleg zijn terug te vinden op de volgende pagina: Overzicht van systeemkenmerken

Eigen kenmerken

Naast de systeemkenmerken moeten er in de zaken ook gegevens worden opgeslagen die specifiek zijn voor de zaak zelf. Deze kenmerken kunnen door de beheerder worden aangemaakt in de catalogus en worden toegevoegd via zaaktypebeheer. De meeste kenmerken zijn zaaktypespecifiek, maar door deze methodiek kunnen kenmerken ook generiek worden ingezet. Zo kan bijvoorbeeld het kenmerk 'Onderwerp' aan meerdere zaaktypen worden toegevoegd.

Type kenmerken

Er zijn verschillende typen kenmerken voor de verschillende doeleinden. Er zijn tekstvelden waar simpele tekst kan worden ingevuld, maar ook kenmerken die verschillende functionaliteiten bevatten.

Alle type kenmerken en uitleg zijn terug te vinden op de volgende pagina: Overzicht van kenmerktypen.

Versiebeheer voor kenmerken

Van elk kenmerk worden versies bijgehouden. Elke keer dat een kenmerk wordt opgeslagen wordt dit als een nieuwe versie opgenomen. Het volgende wordt over deze handeling geregistreerd: Het versienummer De datum en het tijdstip De gebruiker De mogelijkheden, inclusief actief/inactief. Dit geldt enkel voor kenmerken met opties: 'enkelvoudige keuze', 'meervoudige keuze' en keuzelijst'. Zaken maken altijd gebruik van de nieuwste versie van het kenmerk. Dit betekent dat aanpassingen in kenmerken direct effect hebben binnen de zaken die van het kenmerk gebruik maken. Voor de Kenmerktypen 'Enkelvoudige keuze', 'Meervoudige keuze' en 'Keuzelijst' betekent dit dat mogelijke waarden toegevoegd of verwijderd kunnen worden. Wanneer een mogelijke optie van een keuzekenmerk inactief gezet wordt zal deze niet verdwijnen voor zaken waarbij deze waarde geselecteerd is, omdat dit anders een effect zou hebben op zaken die reeds afgehandeld zijn (of nog in behandeling zijn). Het feit dat de geselecteerde waarde inmiddels inactief is wordt aangeduid door de bijbehorende tekst in het grijs in plaats van zwart weer te geven. Let op: Wanneer een inactieve waarde gedeselecteerd wordt zal deze, net als andere inactieve waarden, niet meer beschikbaar zijn na het herladen van het kenmerk. Als dit als gevolg van een fout gebeurt dan kan dit door een gebruiker met beheerrechten hersteld worden door de waarde van het kenmerk te wijzigen via Beheeracties, waar de inactieve opties wel beschikbaar zijn. Instellingen Instelling Omschrijving Enkel van toepassing bij Naam Kenmerk De technische naam van het kenmerk. Deze wordt als titel gebruikt wanneer in Zaaktypebeheer geen titel opgegeven is Publieke naam Kenmerk De naam die wordt gebruikt voor de kolomtitel in Object Zoeken en Publieke zoekopdracht Invoertype Het kenmerktype Categorie De locatie van het kenmerk in de catalogus. Met deze instelling kan het kenmerk verplaatst worden Mogelijkheden Hierin kunnen de mogelijke keuzes toegevoegd, verwijderd, geactiveerd en gedeactiveerd worden Enkelvoudige keuze, Meervoudige keuze, Keuzelijst Toelichting Ter documentatie. Dit veld heeft geen invloed op de werking van zaken, maar kan door zaaktypebeheerders gebruikt worden om informatie in vast te leggen Voorinvulling De voorinvulling wordt éénmalig ingevuld bij het starten van een Registratieformulier of Webformulier, en bij het aanmaken van een Zaakdossier Magicstring De magicstring van het kenmerk moet uniek binnen de omgeving zijn. De magicstring kan gebruikt worden om de waarden van kenmerken uit een zaak over te nemen in Documentsjablonen of Emailsjablonen Documentcategorie Ter documentatie. Dit veld heeft geen invloed op de werking van documenten of zaken Document Vertrouwelijkheid Ter documentatie. Dit veld heeft geen invloed op de werking van documenten of zaken Document Richting Ter documentatie. Dit veld heeft geen invloed op de werking van documenten of zaken Document Opmerking Ter documentatie. De opgegeven opmerking wordt gebruikt voor de logging in het Logboek

Kenmerkhistorie

Output wijzigen

Format wijzigen

De output van sommige kenmerken is variabel. Bijvoorbeeld: Een datumkenmerk heeft een default output van '10-10-2010', maar de output kan ook '10 oktober 2010' zijn. Alle type formatting en uitleg zijn terug te vinden op de volgende pagina: Overzicht van kenmerkformatting

Waarde wijzigen

De output van sommige kenmerktypen kan aangepast worden door een formule op te nemen in de magicstring. Zo kan een kenmerk met de waarde '5' de output '25' geven door de formule [[voorbeeld_kenmerk * 5]] toe te passen. Alle type berekeningen en uitleg zijn terug te vinden op de volgende pagina: Rekenen en Vergelijkingen