Koppelprofiel Email
Algemeen
Inkomende mailafhandeling
Met deze koppeling kunnen op basis van e-mails die naar een zaaksysteemadres gestuurd worden nieuwe zaken gestart worden of bijlagen in de algemene documentintake geplaatst worden. Per emailadres/zaaktype moet een profiel aangemaakt worden welke een duidelijk herkenbare naam krijgen. Let op, het is handig als u eerst een uitgaande mailconfiguratie aanmaakt.
Instellingen
| Titel | Omschrijving |
|---|---|
| E-mailadres | Het e-mailadres waar de klant zijn e-mails naar toe stuurt. Bijvoorbeeld: vergunningen@mijn.gemeente.nl of burgerzaken@mijn.gemeente.nl |
| Type interface | |
| Zaaktype | Het zaaktype waarvan er zaken aangemaakt moeten worden. |
Forward inregelen bij IT-afdeling
Wanneer u een lokaal emailadres (bijvoorbeeld vergunningen@mijn.gemeente.nl) wilt gebruiken waarop een antwoord naar het zaaksysteem gestuurd kan worden, dan dient u ook een forward in te regelen naar: vergunningen@omgevingsnaam.api.zaaksysteem.nl. Dit zorgt ervoor dat het bericht ook daadwerkelijk bij het zaaksysteem afgeleverd wordt. Een forward van emailadressen kan door uw IT-afdeling ingeregeld worden.
Omgevingsloket
Het omgevingsloket kent twee stappen van inrichten. Eerst richt je het koppelprofiel omgevingsloket in, zorg er voor dat deze koppeling werkt. Vervolgens maak je, zoals op deze pagina beschreven ook het profiel inkomende email voor het omgevingsloket aan. Wanneer de optie 'omgevingsloket' gekozen is hoeft er geen zaaktype gekozen te worden.
Zie ook: Koppelprofiel Omgevingsloket
Documentintake
Wanneer de optie 'documentintake' gekozen is hoeft er geen zaaktype gekozen te worden. In dit geval worden enkel de bijlagen van de ontvangen mail in de documentintake geplaatst.
Zaaktype
Als een zaaktype gekozen is kunnen de kenmerken gekoppeld worden. Deze kenmerken worden dan ingevuld bij het aanmaken van de zaak.
| Titel | Kenmerk type |
|---|---|
| subject | tekstveld |
| from | tekstveld |
| body | groot tekstveld |
Eerste keer inrichten
Wanneer de emailkoppeling voor het eerst ingericht wordt dan moet er een kleine wijziging in uw configuratie gemaakt worden door Mintlab. Neem dan ook contact op met Mintlab wanneer u deze koppeling voor het eerst gaan inrichten.
Uitgaande mailconfiguratie
Uitgaande mail configureren
Het zaaksysteem biedt de mogelijkheid om uw uitgaande email te configureren. Dat wil zeggen dat u in staat bent aan te geven welk emailadres en welke benaming u gebruikt bij uitgaande emails.
Instellingen
Met deze koppeling kunnen de volgende gegevens zaaksysteembreed ingesteld worden voor de uitgaande mail:
Let op: Als er specifieke verzendgegevens zijn opgegeven in een e-mailsjabloon dan krijgen die prioriteit. |
Forward inregelen bij IT-afdeling
Wanneer u een lokaal emailadres (bijvoorbeeldiets@gemeentenaam.nl) wilt gebruiken waarop een antwoord naar het zaaksysteem gestuurd kan worden, dan dient u ook een forward in te regelen naar: iets@omgevingsnaam.api.zaaksysteem.nl. Dit zorgt ervoor dat het bericht ook daadwerkelijk bij het zaaksysteem afgeleverd wordt. Een forward van emailadressen kan door uw IT-afdeling ingeregeld worden.
SPF records
Voor wanneer enkel met het zaaksysteem platform gemaild moet worden:
gemeente.nl. IN TXT "v=spf1 ?include:spf.zaaksysteem.nl -all"
Voor wanneer er met andere mailservers gemaild moet worden:
gemeente.nl. IN TXT "v=spf1 a:mail.gemeente.nl mx mx:some.othermailer.nl ?include:spf.zaaksysteem.nl -all"
Zie voor meer informatie: Sender Policy Framework
Mail ontvangst (random string)
Als deze koppeling actief is wordt er een random string toegevoegd [Prefix 1458-ae34dc] <onderwerp>. Op deze manier kan een mail die beantwoord wordt door zaaksysteem herkend worden en als Contactmoment aan de timeline van de zaak toegevoegd worden. De mail wordt tevens als PDF-bestand toegevoegd aan het tabblad documenten, waar ook eventuele bijlagen geplaatst worden.
Het is belangrijk om te weten dat de emails die naar het zaaksysteem gestuurd worden ook gecontroleerd worden op SPAM en Virussen. Wanneer een mail niet door deze controle komt zal de informatie niet in het zaaksysteem komen.
Eerste keer inrichten
Wanneer de emailkoppeling voor het eerst ingericht wordt dan moet er een kleine wijziging in uw configuratie gemaakt worden door Mintlab. Neem dan ook contact op met Mintlab wanneer u deze koppeling voor het eerst gaan inrichten.
