App vergadering

Algemeen

De vergader app maakt het mogelijk om vergaderingen, zoals bijvoorbeeld die voor de Bestuurlijke Besluitvorming, en de bijbehorende onderwerpen en voorstellen in een speciaal daarvoor ontworpen vergaderoverzicht te behandelen. Voor elk type vergadering kan een apart overzicht ingericht worden.

Raadplegen

Elk type vergadering heeft zijn eigen overzicht. Via https://gemeente.zaaksysteem.nl/vergadering kunnen alle vergaderoverzichten bereikt worden.

Elk vergaderoverzicht is opgedeeld in 'Open' en 'Gearchiveerd' met twee type van weergaven: Een simpele lijst van alle voorstellen óf de voorstellen ingedeeld onder de gerelateerde vergadering. De beheerder kan instellen welk van de twee standaard getoond wordt, en de gebruiker kan tussen de twee schakelen met het hamburgericoontje rechtsboven.

		Overzicht
		Open	Gearchiveerd
Sortering	Gegroepeerd	Openstaande vergaderingen met openstaande voorstellen	Afgehandelde vergaderingen met afgehandelde voorstellen
	Ongegroepeerd	Openstaande voorstellen	Afgehandelde voorstellen

Door een voorstel te openen kan deze in meer detail ingezien worden. Alle kenmerken worden in volgorde weergegeven, gevolgd door de besluitkenmerken, gevolgd door de documenten.

Behandelen

Medewerkers kunnen acties op voorstellen uitvoeren mits het vergadertype geconfigureerd is als 'behandelen'.

Persoonlijke notities

Aan elk voorstel kan een persoonlijke notitie toegevoegd worden door 'persoonlijke notitie toevoegen' te selecteren. Deze notities zijn enkel zichtbaar voor de gebruiker die de notitie maakt.

Besluit nemen

In het koppelprofiel kunnen 'Voorstel acceptatie kenmerken' en 'Voorstel toelichting kenmerken' toegevoegd worden. Wanneer in het zaaktype opgegeven is dat de kenmerken door de medewerker gewijzigd mogen worden kan deze bij het inzien van het voorstel een waarde selecteren en hierbij een toelichting opgegeven. De geselecteerde waarde en toelichting worden dan respectievelijk in het 'voorstel acceptatie kenmerk' en 'voorstel toelichting kenmerk' (in de zaak) opgeslagen.

Een medewerker kan een opgeslagen besluit nog wijzigen met de knop 'Wijzigen'. Ook de toelichting kan dan nog aangepast worden.

Beheren

De app kan ingericht en beheerd worden door de zaaksysteembeheerder.

Eerste keer inrichten

De koppeling vereist een volledig correcte inrichting om te werken. Neem dan ook contact op met Mintlab wanneer u deze koppeling voor het eerst gaan inrichten.

Algemeen

Instelling	Omschrijving
API key
Toegangsniveau	Raadplegen of Behandelen. Met de optie 'Behandelen' kan ingelogd worden om notities aan voorstellen toe te voegen.
Header titel (desktop/tablet)	De titel die gebruikt wordt voor desktops en tablets
Header titel (mobiel)	De titel die gebruikt wordt voor mobiele apparaten
Header plaatje	De URL van het plaatje dat in de header van de BBV pagina wordt weergegeven
Header kleur	De hexcode van de header van de BBV pagina
Accent kleur	De hexcode die accentkleuren zoals vergaderingstitel bepaald
Zaaktype vergaderingen	Het vergaderzaaktype
Zaaktype voorstellen	De voorstelzaaktypen
Voorstel acceptatie kenmerken	De 'enkelvoudige keuze'- of 'keuzelijst'-kenmerken waarmee het besluit geregistreerd wordt (bijv: akkoord / niet akkoord).
Voorstel toelichting kenmerken	De 'groot tekstveld'-kenmerken waarmee het genomen besluit toegelicht wordt
Medewerker	De gebruikers die de app bekijken zonder in te loggen zullen de zaken te zien krijgen waartoe deze medewerker raadpleegrechten toe heeft.
Locatie APP

Kenmerken koppelen

Er kunnen verscheidene kenmerken gekoppeld worden: Vijf voor het vergaderzaaktype en de rest is voor het voorstelzaaktype. In het overzicht wordt de informatie van de voorstellen in kolommen weergegeven. Door middel van de checkboxes voor de kenmerken kan bepaald worden welke kenmerken als kolom getoond moeten worden.

Let op: Wees zuinig bij het toevoegen van kolommen. De informatie die in het overzicht getoond wordt dient enkel om een overzicht te houden van alle voorstellen die in de vergadering besproken worden. Voor het inzien van alle informatie kan het voorstel geopend worden.

Let op: Standaard zal de app de technische naam van het kenmerk gebruiken voor de kolomtitels en voorsteloverzichten, maar zal wanneer ingevuld de Publieke naam gebruiken.

Titel	Aanbevolen kenmerktype	Omschrijving
Vergadering - Onderwerp	tekstveld	Het onderwerp van de vergadering
Vergadering - Datum	datum
Vergadering - Tijd	tekstveld
Vergadering - Locatie	enkelvoudige keuze	De locatie, bijvoorbeeld: Raadzaal
Vergadering - Voorzitter	tekstveld
Voorstel - Zaaknummer	Het systeemkenmerk 'zaaknummer'
Voorstel - Zaaktype	Het systeemkenmerk 'zaaktype'
Voorstel - Onderwerp	tekstveld	Een korte samenvatting
Voorstel - Portefeuillehouder	tekstveld
Voorstel - Samenvatting	rich text	Een uitgebreide beschrijving
Voorstel - Openbaarheid	enkelvoudige keuze
Voorstel - Conceptbesluit college	enkelvoudige keuze
Voorstel - Conceptbesluit raad	enkelvoudige keuze
Voorstel - Definitief besluit college	enkelvoudige keuze
Voorstel - Definitief besluit raad	enkelvoudige keuze
Voorstel - Afdeling	enkelvoudige keuze
Voorstel - Aanvrager	Tekstveld
Voorstel - Datum Afdeling	datum
Voorstel - Datum Management	datum
Voorstel - Datum Directie	datum
Voorstel - Datum College	datum
Voorstel - Datum Commissie	datum
Voorstel - Datum Raad	datum
Voorstel - Resultaat	Het systeemkenmerk 'resultaat'
Voorstel - Agenderingswijze	enkelvoudige keuze
Voorstel - Bijlage label 1	document
Voorstel - Bijlage label 2	document