App vergadering
Inhoud
Algemeen
De vergader app maakt het mogelijk om vergaderingen, zoals bijvoorbeeld die voor de Bestuurlijke Besluitvorming, en de bijbehorende onderwerpen en voorstellen in een speciaal daarvoor ontworpen vergaderoverzicht te behandelen. Voor elk type vergadering kan een apart overzicht ingericht worden.
Raadplegen
Elk type vergadering heeft zijn eigen overzicht. Via https://gemeente.zaaksysteem.nl/vergadering kunnen alle vergaderoverzichten bereikt worden.
Elk vergaderoverzicht is opgedeeld in 'Open' en 'Gearchiveerd' met twee type van weergaven: Een simpele lijst van alle voorstellen óf de voorstellen ingedeeld onder de gerelateerde vergadering. De beheerder kan instellen welk van de twee standaard getoond wordt, en de gebruiker kan tussen de twee schakelen met het hamburgericoontje rechtsboven.
| Overzicht | |||
|---|---|---|---|
| Open | Gearchiveerd | ||
| Sortering | Gegroepeerd | Openstaande vergaderingen met openstaande voorstellen | Afgehandelde vergaderingen met afgehandelde voorstellen |
| Ongegroepeerd | Openstaande voorstellen | Afgehandelde voorstellen | |
Door een voorstel te openen kan deze in meer detail ingezien worden. Alle kenmerken worden in volgorde weergegeven, gevolgd door de besluitkenmerken, gevolgd door de documenten.
Behandelen
Medewerkers kunnen acties op voorstellen uitvoeren mits het vergadertype geconfigureerd is als 'behandelen'.
Persoonlijke notities
Aan elk voorstel kan een persoonlijke notitie toegevoegd worden door 'persoonlijke notitie toevoegen' te selecteren. Deze notities zijn enkel zichtbaar voor de gebruiker die de notitie maakt.
Besluit nemen
In het koppelprofiel kunnen 'Voorstel acceptatie kenmerken' en 'Voorstel toelichting kenmerken' toegevoegd worden. Wanneer in het zaaktype opgegeven is dat de kenmerken door de medewerker gewijzigd mogen worden kan deze bij het inzien van het voorstel een waarde selecteren en hierbij een toelichting opgegeven. De geselecteerde waarde en toelichting worden dan respectievelijk in het 'voorstel acceptatie kenmerk' en 'voorstel toelichting kenmerk' (in de zaak) opgeslagen.
Een medewerker kan een opgeslagen besluit nog wijzigen met de knop 'Wijzigen'. Ook de toelichting kan dan nog aangepast worden.
Beheren
De app kan ingericht en beheerd worden door de zaaksysteembeheerder.
Eerste keer inrichten
De koppeling vereist een volledig correcte inrichting om te werken. Neem dan ook contact op met Mintlab wanneer u deze koppeling voor het eerst gaan inrichten.
Algemeen
| Instelling | Omschrijving |
|---|---|
| API key | |
| Toegangsniveau | Raadplegen of Behandelen. Met de optie 'Behandelen' kan ingelogd worden om notities aan voorstellen toe te voegen. |
| Korte naam | Enkel kleine letters en cijfers, geen spaties of slashes |
| Header titel (desktop/tablet) | De titel die gebruikt wordt voor desktops en tablets |
| Header titel (mobiel) | De titel die gebruikt wordt voor mobiele apparaten |
| Header plaatje | De URL van het plaatje dat in de header van de BBV pagina wordt weergegeven |
| Header kleur | De hexcode van de header |
| Accent kleur | De hexcode van de accentkleuren, zoals vergaderingstitel |
| Laadbalk kleur | De hexcode van de laadbalk |
| Zaaktype vergaderingen | Het vergaderzaaktype |
| Publicatiekenmerk voor vergaderingen | Als u controle wil hebben over welke vergaderingen in de app zichtbaar zijn en welke niet, selecteer hier dan een kenmerk uit uw vergaderzaaktype waarmee u dit wilt beinvloeden. Als dit leeg is worden alle vergaderingen getoond in de app. |
| Publicatiekenmerkwaarde voor vergaderingen | Selecteer hier de waarde dat het kenmerk binnen een zaak moet hebben om de vergadering te tonen binnen de app. |
| Zaaktype voorstellen | De voorstelzaaktypen |
| Publicatiekenmerk voor voorstellen | Als u controle wil hebben over welke voorstellen in de app zichtbaar zijn en welke niet, selecteer hier dan een kenmerk uit uw voorstelzaaktype waarmee u dit wilt beinvloeden. Als dit leeg is worden alle voorstellen getoond in de app. |
| Publicatiekenmerkwaarde voor voorstellen | Selecteer hier de waarde dat het kenmerk binnen een zaak moet hebben om het voorstel te tonen binnen de app. |
| Voorstel acceptatie kenmerken | De 'enkelvoudige keuze'- of 'keuzelijst'-kenmerken waarmee het besluit geregistreerd wordt (bijv: akkoord / niet akkoord). |
| Voorstel toelichting kenmerken | De 'groot tekstveld'-kenmerken waarmee het genomen besluit toegelicht wordt |
| Standaard voorstelweergave bij openen app | Als de app wordt geopend krijgt de gebruiker standaard een bepaalde voorstelweergave te zien: voorstellen die zijn gerelateerd aan vergaderingen, of een lijst met alle voorstellen onafhankelijk van of ze gerelateerd zijn aan een vergadering. Hiermee stelt u in welke weergave uw gebruikers standaard bij binnenkomst te zien krijgen. Gebruikers kunnen nadat ze de app hebben opgestart nog steeds zelf schakelen tussen beide weergaven. |
| Locatie APP |
Kenmerken koppelen
Er kunnen verscheidene kenmerken gekoppeld worden: Vijf voor het vergaderzaaktype en de rest is voor het voorstelzaaktype. In het overzicht wordt de informatie van de voorstellen in kolommen weergegeven. Door middel van de checkboxes voor de kenmerken kan bepaald worden welke kenmerken als kolom getoond moeten worden.
Let op: Wees zuinig bij het toevoegen van kolommen. De informatie die in het overzicht getoond wordt dient enkel om een overzicht te houden van alle voorstellen die in de vergadering besproken worden. Voor het inzien van alle informatie kan het voorstel geopend worden.
Let op: Standaard zal de app de technische naam van het kenmerk gebruiken voor de kolomtitels en voorsteloverzichten, maar zal wanneer ingevuld de Publieke naam gebruiken.
| Titel | Aanbevolen kenmerktype | Omschrijving |
|---|---|---|
| Vergadering - Onderwerp | tekstveld | Het onderwerp van de vergadering |
| Vergadering - Datum | datum | |
| Vergadering - Tijd | tekstveld | |
| Vergadering - Locatie | enkelvoudige keuze | De locatie, bijvoorbeeld: Raadzaal |
| Vergadering - Voorzitter | tekstveld | |
| Voorstel - Zaaknummer | Het systeemkenmerk 'zaaknummer' | |
| Voorstel - Zaaktype | Het systeemkenmerk 'zaaktype' | |
| Voorstel - Onderwerp | tekstveld | Een korte samenvatting |
| Voorstel - Portefeuillehouder | tekstveld | |
| Voorstel - Samenvatting | rich text | Een uitgebreide beschrijving |
| Voorstel - Conceptbesluit college | enkelvoudige keuze | |
| Voorstel - Conceptbesluit raad | enkelvoudige keuze | |
| Voorstel - Definitief besluit college | enkelvoudige keuze | |
| Voorstel - Definitief besluit raad | enkelvoudige keuze | |
| Voorstel - Afdeling | enkelvoudige keuze | |
| Voorstel - Aanvrager | Het systeemkenmerk 'aanvrager_naam' | |
| Voorstel - Datum Afdeling | datum | |
| Voorstel - Datum Management | datum | |
| Voorstel - Datum Directie | datum | |
| Voorstel - Datum College | datum | |
| Voorstel - Datum Commissie | datum | |
| Voorstel - Datum Raad | datum | |
| Voorstel - Resultaat | Het systeemkenmerk 'resultaat' | |
| Voorstel - Agenderingswijze | enkelvoudige keuze | |
| Voorstel - Bijlage label 1 | document | |
| Voorstel - Bijlage label 2 | document | |
| Voorstel - Vertrouwelijkheid | Het systeemkenmerk 'vertrouwelijkheid' | |
| Voorstel - Bijlage label 3 | document | |
| Voorstel - Bijlage label 4 | document |
Zaaktypebeheer
De medewerkers die de kenmerkvoorstellen wijzigen moeten behandelrechten op het zaaktype hebben en de kenmerken moeten zo ingesteld zijn dat elke gebruiker voor slechts één 'voorstel acceptatie kenmerk' behandelrechten heeft. Dit kan bewerkstelligd worden met de functionaliteiten: Kenmerken - Specifieke behandelrechten en Afdeling/rollen van gebruikers.
Tip: Gebruik de functionaliteit Wachtrij overslaan om de wijzigingsvoorstellen automatisch te laten accepteren.
|
|
