Catalogus documentsjabloon

Algemeen

Het unieke van zaaksysteem.nl is dat het een eigen sjablonengenerator heeft op basis van LibreOffice. Dit maakt het mogelijk om geautomatiseerd documenten aan te maken op basis van een sjabloon. Denk hierbij aan een ontvangstbevestiging of een beschikking. Documentsjablonen worden centraal in de Catalogus beheerd, en in een Zaaktype geselecteerd om te gebruiken.

Documentsjabloon aanmaken

Nieuwe documentsjablonen worden gemaakt door documenten op te maken en deze op te slaan als een ODT-bestand. Je kunt hiervoor LibreOffice gebruiken (indien er geen mogelijkheid is tot het installeren van LibreOffice kan er ook gebruik gemaakt worden van de portable LibreOffice app), maar ook Microsoft Office 2010 kan documenten opslaan in dit formaat.

Een documentsjabloon werkt met ‘magicstrings’. Dit zijn de variabele die verwijzen naar de waarden van Kenmerken binnen een zaak, die het zaaksysteem kan invullen tijdens het genereren van een document.

Variabele documentsjablonen

Eenvoudige teksten kunnen variabel opgenomen worden in sjablonen door gebruik te maken van Systeemkenmerken en daar afhankelijk van andere waarden binnen de zaak waarden in te vullen doormiddel van Regels.

Sjabloon	Uw aanvraag is [ontvankelijkheid]. [begeleidende_tekst]
Kenmerken	Kenmerk 'Ontvankelijkheid' met waarden 'ontvankelijk', 'niet ontvankelijk' Systeemkenmerk 'Begeleidende tekst' (tekstveld)
Regels	Als Ontvankelijkheid = ontvankelijk, dan vul waarde in Begeleidende tekst: U kunt de voortgang van uw zaak inzien op MijnGemeente. Als Ontvankelijkheid = niet ontvankelijk, dan vul waarde in Begeleidende tekst: Ga naar MijnGemeente om de ontbrekende documenten toe te voegen.
Output	Bij ontvankelijk: Uw aanvraag is ontvankelijk. U kunt de voortgang van uw zaak inzien op MijnGemeente. Bij niet ontvankelijk Uw aanvraag is niet ontvankelijk. Ga naar MijnGemeente om de ontbrekende documenten toe te voegen.

Complexe variabele documentsjablonen

Bovenstaande werkwijze wordt beperkt doordat er enkel 'platte' teksten in het sjabloon geplaatst worden. Het is daarom bijvoorbeeld niet mogelijk om een gedeelte van de tekst dikgedrukt te laten zijn (een titel), terwijl de rest van de tekst normaal is, of om een tabel te genereren. Daarvoor moeten de 'variabele'-instellingen in het sjabloon geplaatst worden, in plaats van in het zaaktype. Raadpleeg hiervoor de volgende handleiding voor uitleg: Complexe variabele documentsjablonen

Iteratie: gerelateerde zaken

Iteratie zorgt ervoor dat informatie voor de magicstrings niet uit de zaak zelf wordt opgehaald, maar uit alle Gerelateerde zaken. Dit kan vervolgens op drie manieren worden weergegeven:

• Inline itereren: Op één regel, gescheiden door <komma><spatie>
• Tekstblok newline itereren: Een tekstblok dat geïtereerd wordt voor elke gerelateerde zaak, gescheiden door <enter>
• Tabel itereren: Eén tabelrij itereren om één tabel te vormen met informatie uit de gerelateerde zaken

Inline itereren

	Input	Output
Inline	De volgende zaken zijn verwerkt: [[itereer:zaak_relaties:zaaknummer]].	De volgende zaken zijn verwerkt: 2462, 2463, 2465, 2467.

Newline itereren

In de sjablonen kan een tekstblok herhaald worden voor elk van de gerelateerde en vervolgzaken die de zaak heeft. Bijvoorbeeld om een overzicht van deze zaken te maken, of, om een bepaalde situatie binnen de zaken te laten beschrijven. Zie ook de voorbeeldafbeelding. Zet de cursor op de juiste plek of selecteer het blok tekst en selecteer in het menu Insert - Section Vul als naam itereer:zaak_relaties in bij 'New section' Vul vervolgens het tekstblok in met de gewenste tekst Let op: De iteraties worden gescheiden door een return (enter).	Menu voor variabele tekstblok	Dialog voor variabele tekstblok
Meerdere iteratievelden kunnen worden toegevoegd door de naamgeving als volgt te kiezen: itereer:zaak_relaties # <willekeurige tekst> Bijvoorbeeld: itereer:zaak_relaties # [[zaaknummer]] itereer:zaak_relaties # [[onderwerp]] itereer:zaak_relaties # [[mor_categorie]]	Voorbeeld zakenoverzicht	Voorbeeld itererend tekstblok

Tabel itereren

Om een tabel te itereren moet een tabel met één rij de naam itereer:zaak_relaties krijgen. In de 'nieuwe tabel'-dialog kan deze naam worden ingevoerd. Tabellen hebben over het algemeen een titelrij, maar omdat een itererende tabel uit maar één rij mag bestaan kan deze niet in dezelfde tabel opgenomen worden. De oplossing is eenvoudig: Maak twee tabellen van elk één rij; één voor de titels en één voor de iteratie. Plak deze vervolgens tegen elkaar door de enters ertussen uit te verwijderen.

Tabel dialog