Koppelprofiel iWMO en iJW

Algemeen

Gemeenten zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) en de Wet op de Jeugdzorg (JW). Dit betekent in de meeste gevallen dat de aanvragen door de gemeente worden ontvangen en dat de gemeente de beoordeling uitvoert over de zorg die nodig is. Deze beoordeling wordt geformaliseerd in een beschikking die recht geeft op zorg of een vergoeding daarvan. De uitvoering van deze zorg wordt in de meeste gevallen uitbesteed aan organisaties die werkzaam zijn in de zorg of jeugdzorg. Denk hierbij aan het verlenen van huishoudelijke hulp, het verzorgen van cliënten en het leveren van zorgproducten zoals een rolstoel.

Gemeenten die zaaksysteem.nl gebruiken voor de iWMO en iJW doen dit voor het behandelen van de aanvragen en het wijzigen van bestaande beschikkingen. Wanneer een initiële of gewijzigde beschikking is opgesteld, wordt deze overgedragen aan de organisatie die uitvoer van de beschikkingen organiseert. Het overdragen van deze beschikking gaat middels de landelijke standaard iWMO2.0 en iJW2.0 van het Zorginstituut. Het koppelprofiel iWMO of iJW kan worden ingericht om deze beschikkingen digitaal en conform de standaard over te dragen.

Voorbereidingen

Alvorens er gebruikt kan worden gemaakt van dit koppelprofiel, dient er een aantal keuzes te worden gemaakt over de wijze van implementatie. Er zijn namelijk verschillende wijzen om de koppeling te gebruiken en de wijze die van toepassing is, hangt af van de leverancier die de beschikking in ontvangst gaat nemen. De invulling van deze keuzes kan wellicht het beste worden gedaan aan de hand van het beantwoorden van een aantal vragen:

1.Welke berichten moeten worden verstuurd voor de iWMO en iJW?
Zaaksysteem.nl kan zowel berichten (beschikkingen en wijzigingen daarvan) versturen voor de WMO als JW. De berichten die in de huidige versie worden ondersteund zijn de 301 en 302 berichten. Het 301-bericht is de beschikking van een aanvraag en een 302-bericht is het antwoord van de ontvangende partij op deze beschikking. De werking van de berichten voor de WMO en JW is ongeveer hetzelfde. Het is dus belangrijk om vast te stellen welke berichten noodzakelijk zijn, er zijn namelijk meerdere berichttypen dan van toepassing zijn voor het zaaksysteem. De berichttypen die vanuit de landelijke zijn:

• 301 - WMO-toewijzing (Dit berichttype is van toepassing en wordt ondersteund);
• 302 - WMO-toewijzing retour (Dit berichttype is van toepassing en wordt ondersteund);
• 303 - WMO-declaratie (Dit berichttype is niet van toepassing en wordt niet ondersteund);
• 304 - WMO-declaratie retour (Dit berichttype is niet van toepassing en wordt niet ondersteund);
• 305 - AanvangOndersteuning (Dit berichttype is niet van toepassing en wordt niet ondersteund);
• 306 - AanvangOndersteuning retour (Dit berichttype is niet van toepassing en wordt niet ondersteund);
• 307 - BeeindigingMutatieOndersteuning (Dit berichttype is nog niet van toepassing en wordt nog niet ondersteund);
• 308 - BeeindigingMutatieOndersteuning retour (Dit berichttype is nog niet van toepassing en wordt nog niet ondersteund).

Bepaal in overleg met de ontvangende partij welke berichttypen u nodig heeft en welke berichttypen de ontvangende partij kan leveren.

2.Bestandsaanlevering in XML of EI?
De specificaties van iWmo 2.0 staan inmiddels vast, vanaf 1 januari 2016 kan met de nieuwe versie gewerkt worden. De specificaties van iWmo zijn tot stand gekomen in nauwe samenwerking met vertegenwoordigers van zorgaanbieders, gemeenten, softwareleveranciers, KING, VNG, Vektis en Zorginstituut Nederland. De specificaties staan in het Informatiemodel Wmo dat duidelijk maakt hoe de Wmo-berichten zich door de keten bewegen. Zorginstituut Nederland beschrijft de iWmo-berichten ook in eXtensible Markup Language (XML), een computertaal waarin gegevens uitgewisseld worden tussen informatiesystemen die normaal gesproken niet compatible met elkaar zijn. Een andere kracht van XML is dat het voor mensen vrij gemakkelijk te lezen en te begrijpen is. Hoewel het gebruik van XML de voorkeur heeft en als standaard geldt, zijn er nog partijen die gebruikmaken van EI-bestanden i.p.v. XML. Om deze verouderde systemen te ondersteunen biedt het Zorginstituut een Conversieservice aan die XML-berichten kan converteren naar EI-berichten en andersom. De koppeling van zaaksysteem.nl kan gebruikmaken van deze conversieservice tijdens het versturen van berichten. Dit betekent dat zaaksysteem.nl een XML-bericht aanmaakt en dit (technisch) verstuurt naar het Zorginstituut. Het bericht wordt gevalideerd en bij akkoord geconverteerd. Het zorginstituut verstuurt vervolgens een EI-bericht naar het zaaksysteem. Wanneer de gemeente gebruik wenst te maken van deze conversieservice dan kan hiervoor een account worden aangevraagd waarvan de gegevens in het koppelprofiel worden geplaatst.

3. Bestaande of nieuwe leverancier voor ontvangst?
De berichten van de iWMO en iJW worden met zaaksysteem.nl op basis van XML verstuurd met een beveiligde verbinding op basis van HTTPS. Er zijn leveranciers die hiervan afwijken en specifieke onderdelen hebben geimplementeerd waardoor de aanlevering van berichten en/of authenticatie anders moet verlopen. Houdt hier rekening mee bij uw implementatie en laat desgewenst de technische documentatie toetsen door een consultant van Mintlab.

4. Alle accounts en productcodes op orde?
Wanneer u berichten wilt versturen die voldoen aan de landelijke standaarden dan moeten diverse gegevens op orde zijn. Denk hierbij aan noodzakelijke accounts, adressen van de leverancier en productcodes. Controleer voordat u begint of deze zijn bijgewerkt.

5. Benodigde zaaktypen voorbereid op koppeling?
Beschikkingen die worden verstuurd op basis van berichten, worden gevuld met gegevens een uit een zaak, veelal een zaak waarin de aanvraag in volledigheid wordt behandeld. Binnen een zaaktype wordt gewerkt met kenmerken. Deze kenmerken moeten worden gekoppeld (mapping) met velden die in het XML-bericht worden verstuurd. Controleer uw zaaktypen of deze klaar zijn om beschikkingen te versturen conform de iWMO2.0 en/of iJW2.0.

Instellingen koppelprofiel

De koppeling voor de beschikkingen kan door de functioneel beheerder worden ingericht. Binnen het beheer van de koppelingen kan er een nieuwe koppeling worden toegevoegd met de naam 'iWMO20 en iJW20' om de koppeling toe te voegen. Na het instellen van de benodigde gegevens, kan er een testtraject worden uitgevoerd. Voor het volledig werkend opleveren van een koppeling iWMO20 en iJW20 is kennis en ervaring nodig op dit gebied. We adviseren dan ook om gebruik te maken van de expertise van zaaksysteem.nl door de inzet van een consultant.

Configuratie

Wanneer een nieuwe koppeling is toegevoegd, kunnen de benodigde gegevens worden ingevuld. Deze gegevens zijn nodig om zaaksysteem.nl op de juiste wijze berichten te laten maken en te versturen met de partij die de beschikkingen in ontvangst neemt. In het onderstaande overzicht tref je de beschikbare velden van het koppelprofiel met een toelichting.

Instelling	Toelichting
Gemeentecode	Vul hier de naam van de gemeente in die gebruik gaat maken van de koppeling. Dit is belangrijk omdat hierdoor de gemeentecode wordt toegevoegd in de berichten die gemaakt worden.
Berichttype	Selecteer hier voor welk type bericht deze koppeling gebruikt wordt. Wanneer je gebruik wilt maken van iWMO-berichten selecteer dan iWMO, hetzelfde geldt voor het gebruik van iJW. Wanneer het wenselijk is dat beide gebruikt worden, dan moeten er twee koppelprofielen worden aangemaakt.
Aanbieder van de iJW / iWMO	Hoewel de koppeling standaard werkt op basis van XML, zijn er aanbieders die hiervan afwijken. Om die reden moet er een softwareproduct worden geslecteerd waaraan de berichten worden aangeleverd.
Oauth endpoint	Wanneer de aanbieder 'C2GO' is geslecteerd, dan wordt er gebruik gemaakt van een alternatieve authenticatie-methode op basis van OAuth. Bij gebruik van deze aanbieder, dient hier het adres te worden ingevuld om het zaaksysteem te laten authenticeren met C2GO. Dit adres kan worden opgevraagd bij deze aanbieder.
Message endpoint	Dit is het afleveradres voor de 301-berichten (beschikkingen) die worden gemaakt door het zaaksysteem. Dit adres wordt verstrekt door de aanbieder.
Gebruikersnaam	De gebruikersnaam die wordt gebruikt voor het versturen van berichten. De gebruikersnaam die hier moet worden ingevuld, wordt door de aanbieder verstrekt.
Wachtwoord	Het wachtwoord dat wordt gebruikt voor het versturen van berichten. Het wachtwoord wat hier moet worden ingevuld, wordt door de aanbieder verstrekt.
Tenant ID	Wanneer de aanbieder 'C2GO' is geslecteerd, dan zijn er aanvullende gegevens nodig om de berichten op de juiste locatie af te leveren. Dit gegeven wordt verstrekt door C2GO.
Gebruikmakend van Zorginstituutconversieservice	Wanneer de aanbieder alleen EI-berichten ondersteunt, dan kan er gebruik worden gemaakt van de conversieservice van Zorginstituut voor verouderde software. Dit betekent dat de XML-berichten worden verstuurd naar Zorginstituurt en daar worden gevalideerd. Na een succesvolle validatie wordt het bericht geconverteerd naar een EI-bericht en kan het daarop volgend door zaaksysteem.nl worden verstuur naar de aanbieder.
Zorginstituutconversieservice	Dit is het adres van Zorginstituut wat gebruikt wordt om de (te converteren) berichten naar toe te sturen. Om gebruik te maken van een actueel adres adviseren wij u contact op te nemen met Zorginstituut.
Zorginstituutconversieservice gebruikersnaam	De gebruikersnaam bij de conversieservice
Zorginstituutconversieservice wachtwoord	Het wachtwoord bij de conversieservice
Timeout	Tijd die kan worden ingesteld zodat het zaaksysteem vaststelt dat het bericht niet ontvangen is.
Spoofmode	Wanneer de kant van de aanbieder nog niet gereed is, kan er gebruik worden gemaakt van een spoofmode. De spoofmode simuleert een aanbieder zodat de berichten aangemaakt kunnen worden door het zaaksysteem. Hiermee kan de werking van de koppeling worden getest en de berichten worden gevalideerd.

Kenmerken koppelen

Berichten (beschikkingen) die worden verstuurd naar een aanbieder worden als XML gemaakt. Binnen deze XML wordt een aantal velden gevuld die corresponderen met de kenmerken uit een zaak. Om dit succesvol te laten verlopen bij het aanmaken van een bericht, moeten de juiste kenmerken gekoppeld worden met de velden van de XML. Dit kan ik het koppelprofiel in het gedeelte 'Kenmerken koppelen'. Wanneer op de knop wordt geklikt, wordt er een nieuw venster geopend waarbij aan de linkerkant de velden van de XML staan, en de beheerder aan de rechterkant kenmerken uit de catalogus van zoeken en selecteren.

Voor meer informatie over het informatiemodel kan de volledige documentatie worden geopend.

iJW / iWMO kenmerk	Beschrijving	Type	Toelichting
aanbieder (verplicht)	Identificerende code van een Wmo aanbieder.	AGB-code	Moet een AGB-code zijn
algemeen_commentaar (vervallen)	Vrije tekst (bijvoorbeeld toelichting) in een bericht.	Tekst	Wordt nog niet opgenomen in het bericht
beschikkingsafgiftedatum (verplicht)	De datum waarop de beschikking is afgegeven.	Datum	Selecteer een kenmerk uit het zaaktype.
beschikkingsuitgiftedatum (Vervallen)	Dit veld wordt niet beschreven in de documentatie van Zorginstituut. Neem contact op met Zorginstituut voor verduidelijking.	Datum	Moet een datum zijn
beschikkingsingangsdatum (verplicht bij start)	De datum die aangeeft vanaf welke datum de beschikking rechtsgeldig is.	Datum	Moet een datum zijn
beschikkingsnummer (Bij stopbericht verplicht, start is automatisch zaaknr)	Identificerend nummer van een beschikking zoals vastgesteld door de gemeente.	Nummeriek	Gebruik hiervoor het zaaknummer.
beschikkingseinddatum (verplicht bij stop)	Datum die aangeeft tot en met welke datum het beschikking rechtsgeldig is.	Datum	Moet een datum na de 'beschikkingsingangdatum' zijn
toegewezen_product_code (verplicht bij start)	Gecodeerde omschrijving van een product, dienst of resultaat ten behoeve van het leveren van ondersteuning aan een cliënt.	Alfanummeriek
toegewezen_product_categorie (verplicht bij start)	Gecodeerde categorie van een product, dienst of resultaat ten behoeve van het leveren van ondersteuning aan een cliënt.	Nummeriek
toegewezen_product_omvang_eenheid (verplicht bij start)	Eenheid die wordt toegepast bij de levering van het product, bijvoorbeeld in uren.	Tekst
toegewezen_product_omvang_frequentie (verplicht bij start)	Aantal keren dat het product of de dienst wordt afgenomen.	Nummeriek	Moet een getal zijn
toegewezen_product_omvang_volume (verplicht bij start)	De hoeveelheid van het product die wordt afgenomen per keer.	Nummeriek	Moet een getal zijn
toegewezen_product_toewijzingsdatum (verplicht bij start, mag niet voor ingangsdatum)	De datum die aangeeft vanaf welke datum het beschikte product is toegewezen door de gemeente.	Datum	Moet een datum zijn
toegewezen_product_ingangsdatum (verplicht bij start, mag niet voor ingangsdatum)	De datum die aangeeft vanaf welke datum het beschikte product rechtsgeldig is.	Datum	Moet een datum na de 'beschikkingsingangdatum' zijn
toegewezen_product_einddatum ((verplicht bij stop, mag niet na beschikkingseindatum)	De datum die aangeeft tot en met welke datum het beschikte product rechtsgeldig is.	Datum	Moet een datum na de 'beschikkingseinddatum' zijn
toegewezen_product_commentaar (vervallen)	Vrije tekst (bijvoorbeeld toelichting) in een bericht.	Tekst	Wordt nog niet opgenomen in het bericht
toegewezen_product_reden_intrekking (optioneel)	Reden van intrekking van het product.	Tekst	Moet een getal zijn Geacepteerde waarden (wmo) Geacepteerde waarden (jeugdwet)
stop_reden_intrekking_algemeen (optioneel)	Dit kenmerk kan in plaats van de afzonderlijke 'toegewezen_product_reden_intrekking' gebruikt worden voor het overschrijven van de intrekkeningsreden van alle producten.	Tekst	Moet een getal zijn

Ondersteuning meerdere producten

Het is mogelijk dat binnen een beschikking er meerdere producten en diensten opgegeven moet worden. Bijvoorbeeld het leveren van een rolstoel en het plaatsen van een lift. Dit is mogelijk door meerdere kenmerken te koppelen in het koppelprofiel. De velden toegewezen_product_code, toegewezen_product_categorie, toegewezen_product_omvang_eenheid, toegewezen_product_omvang_frequentie, toegewezen_product_omvang_volume, etc... komen om die reden meerdere keren voor in het koppelprofiel met een oplopend nummer. Houdt hier rekening mee bij de inrichting van de zaaktypen.