Registratieformulier

Algemeen

Het registratieformulier is de interne tegenhanger van het externe Webformulier. Waar het webformulier ingevuld wordt door een burger of bedrijf wordt het registratieformulier ingevuld door een medewerker. Op deze pagina worden de functionaliteiten besproken die specifiek zijn voor het interne formulier en de functionaliteiten die voor beiden gelden.

Wanneer het registratieformulier doorlopen is wordt de zaak geregistreerd.

Functionaliteiten voor het registratieformulier

De functionaliteiten die specifiek zijn voor het registratieformulier en dus niet voorkomen op het Webformulier.

Verplichte velden overslaan

Medewerkers met de Systeemrol 'Zaakbeheerder' hebben rechtsbovenin het registratieformulier de optie om verplichte velden over te slaan.

Deze functionaliteit is bedoeld voor de postmedewerkers die enkel op basis van de binnengekomen poststukken zaken registreren (veelal via de Documentintake) waarbij zij het invullen van de benodigde velden overlaten aan de medewerkers die de zaak daarna in behandeling nemen.

Contactgegevens

Wanneer de functionaliteit Contactgegevens tonen bij intake aanstaat zal op de laatste stap van het registratieformulier drie velden getoond worden waar het telefoonnummer, mobiel nummer en e-mailadres van de aanvrager getoond en gewijzigd kunnen worden. Eventuele wijzigingen worden doorgevoerd bij de contactgegevens die ook in te zien op het Contactoverzicht.

Betrokkene toevoegen

Wanneer de functionaliteit Mogelijkeheid om relaties toe te voegen bij zaakintake aanstaat zal op de laatste stap van het registratieformulier de mogelijkheid om betrokkenen toe te voegen, zoals dat ook in het zaakdossier via de Plusknop kan.

Zaak automatisch in behandeling nemen

Wanneer de functionaliteit Zaak automatisch in behandeling nemen aanstaat zal op de laatste stap van het registratieformulier een optie worden getoond om de zaak automatisch in behandeling te nemen. Deze staat dan standaard aangevinkt.

Let op: Wanneer de functionaliteit 'Toewijzing wijzigen' ook aanstaat zal deze prioriteit krijgen. Zie onderstaand.

Toewijzing wijzigen

Wanneer de functionaliteit Toewijzing tonen bij zaakintake instaat zal op de laatste stap van het registratieformulier een keuze worden getoond voor het toewijzen van een zaak.

Er zijn drie keuzemogelijkheden:

• Zelf in behandeling nemen. Deze optie zal standaard geselecteerd zijn wanneer de functionaliteit 'Zaak automatisch in behandeling nemen' aanstaat. Zie bovenstaand
• Specifieke behandelaar. Met deze optie kan de zaak direct aan één specifieke behandelaar toegewezen worden
  • Ook kan er voor gekozen worden om de zaak op de afdeling van de gekozen medewerker te zetten. Bijvoorbeeld voor wanneer de andere afdeling eindverantwoordelijk is voor de zaak. Bijvoorbeeld niet wanneer de medewerker slechts verantwoordelijk is voor een tussenstap in de zaak terwijl de eigen afdeling eindverantwoordelijk blijft.
• Rol of afdeling. Deze optie zal standaard geselecteerd zijn, mits de functionaliteit 'Zaak automatisch in behandeling nemen' niet aan staat. Met deze optie wordt de zaak aan een afdeling/rol combinatie toegewezen, zodat deze bij de Medewerkers van die afdeling/rol in de zaakintake getoond wordt.

Functionaliteiten voor het web- en registratieformulier

De functionaliteiten die op het registratieformulier en het Webformulier voorkomen.

Gegevens hergebruiken

Wanneer de functionaliteit Gegevens hergebruiken aanstaat zal aan het begin van het formulier de vraag gesteld worden of de gegevens hergebruikt moeten worden uit een vorige aanvraag, mits er een vorige (niet-vernietigde) aanvraag aanwezig is.

Wanneer 'Ja' geselecteerd wordt zullen de gegevens, waar mogelijk, uit de vorige aanvraag overgenomen worden. Dit kan bijvoorbeeld ingezet worden voor subsidieaanvragen, waarbij de ingevulde gegevens zoals visie, doelstellingen, e.d. van de subsidieaanvrager vaak onveranderd blijven.

Gegevens controleren

De laatste stap van het formulier is altijd de controlestap waar alle ingevulde gegevens getoond worden.

Overig

Link naar registratieformulier

Wanneer in Zaaktypebeheer - Relaties opgegeven is dat een zaaktype door medewerkers aangevraagd kan worden, zal in de Catalogus een link in het informatievraagteken van het zaaktype aanwezig zijn. De URL waar deze link naar verwijst kan gebruikt worden om direct naar het registratieformulier te navigeren (bijv. vanaf het intranet of vanuit e-mails) waarbij de ingelogde gebruiker als aanvrager gebruikt wordt.