Registratieformulier: verschil tussen versies
(→Functionaliteiten voor het web- en registratieformulier) |
(→Toewijzing wijzigen) |
||
| (17 tussenliggende versies door dezelfde gebruiker niet weergegeven) | |||
| Regel 1: | Regel 1: | ||
__TOC__ | __TOC__ | ||
= Algemeen = | = Algemeen = | ||
| − | Het registratieformulier is de interne tegenhanger van het externe [ | + | Het registratieformulier is de interne tegenhanger van het externe [[Webformulier|Webformulier]]. Waar het webformulier ingevuld wordt door een burger of bedrijf wordt het registratieformulier ingevuld door een medewerker. Op deze pagina worden de functionaliteiten besproken die specifiek zijn voor het interne formulier en de functionaliteiten die voor beiden gelden. |
Wanneer het registratieformulier doorlopen is wordt de zaak geregistreerd. | Wanneer het registratieformulier doorlopen is wordt de zaak geregistreerd. | ||
= Functionaliteiten voor het registratieformulier = | = Functionaliteiten voor het registratieformulier = | ||
| − | De functionaliteiten die specifiek zijn voor het registratieformulier en dus niet voorkomen op het [ | + | De functionaliteiten die specifiek zijn voor het registratieformulier en dus niet voorkomen op het [[Webformulier|Webformulier]]. |
=== Verplichte velden overslaan === | === Verplichte velden overslaan === | ||
| + | Medewerkers met de [[Gebruikers#Systeemrollen|Systeemrol]] 'Zaakbeheerder' hebben rechtsbovenin het registratieformulier de optie om verplichte velden over te slaan. | ||
| + | Deze functionaliteit is bedoeld voor de postmedewerkers die enkel op basis van de binnengekomen poststukken zaken registreren (veelal via de [[Documentintake|Documentintake]]) waarbij zij het invullen van de benodigde velden overlaten aan de medewerkers die de zaak daarna in behandeling nemen. | ||
=== Contactgegevens === | === Contactgegevens === | ||
| + | Wanneer de functionaliteit [[Zaaktypebeheer_Acties#Contactgegevens_tonen_bij_intake|Contactgegevens tonen bij intake]] aanstaat zal op de laatste stap van het registratieformulier drie velden getoond worden waar het telefoonnummer, mobiel nummer en e-mailadres van de aanvrager getoond en gewijzigd kunnen worden. Eventuele wijzigingen worden doorgevoerd bij de contactgegevens die ook in te zien op het [[Contactoverzicht|Contactoverzicht]]. | ||
| + | === Betrokkene toevoegen === | ||
| + | Wanneer de functionaliteit [[Zaaktypebeheer_Acties#Mogelijkheid_om_relaties_toe_te_voegen_bij_zaakintake|Mogelijkeheid om relaties toe te voegen bij zaakintake]] aanstaat zal op de laatste stap van het registratieformulier de mogelijkheid om betrokkenen toe te voegen, zoals dat ook in het zaakdossier via de [[Plusknop|Plusknop]] kan. | ||
| − | === | + | === Zaak automatisch in behandeling nemen === |
| + | Wanneer de functionaliteit [[Zaaktypebeheer_Acties#Zaak_automatisch_in_behandeling_nemen|Zaak automatisch in behandeling nemen]] aanstaat zal op de laatste stap van het registratieformulier een optie worden getoond om de zaak automatisch in behandeling te nemen. Deze staat dan standaard aangevinkt. | ||
| + | Let op: Wanneer de functionaliteit 'Toewijzing wijzigen' ook aanstaat zal deze prioriteit krijgen. Zie onderstaand. | ||
=== Toewijzing wijzigen === | === Toewijzing wijzigen === | ||
| + | Wanneer de functionaliteit [[Zaaktypebeheer_Acties#Toewijzing_tonen_bij_zaakintake|Toewijzing tonen bij zaakintake]] instaat zal op de laatste stap van het registratieformulier een keuze worden getoond voor het toewijzen van een zaak. | ||
| + | |||
| + | Er zijn drie keuzemogelijkheden: | ||
| + | <ul> | ||
| + | <li>Zelf in behandeling nemen. Deze optie zal standaard geselecteerd zijn wanneer de functionaliteit 'Zaak automatisch in behandeling nemen' aanstaat. Zie bovenstaand</li> | ||
| + | <li>Specifieke behandelaar. Met deze optie kan de zaak direct aan één specifieke behandelaar toegewezen worden | ||
| + | <ul> | ||
| + | <li>Ook kan er voor gekozen worden om de zaak op de afdeling van de gekozen medewerker te zetten. Bijvoorbeeld voor wanneer de andere afdeling eindverantwoordelijk is voor de zaak. Bijvoorbeeld niet wanneer de medewerker slechts verantwoordelijk is voor een tussenstap in de zaak terwijl de eigen afdeling eindverantwoordelijk blijft.</li> | ||
| + | </ul> | ||
| + | </li> | ||
| + | <li>Rol of afdeling. Deze optie zal standaard geselecteerd zijn, mits de functionaliteit 'Zaak automatisch in behandeling nemen' niet aan staat. Met deze optie wordt de zaak aan een afdeling/rol combinatie toegewezen, zodat deze bij de [[Gebruikers|Medewerkers]] van die afdeling/rol in de zaakintake getoond wordt.</li> | ||
| + | </ul> | ||
= Functionaliteiten voor het web- en registratieformulier = | = Functionaliteiten voor het web- en registratieformulier = | ||
| − | De functionaliteiten die op het registratieformulier en het [ | + | De functionaliteiten die op het registratieformulier en het [[Webformulier|Webformulier]] voorkomen. |
| + | |||
| + | === Gegevens hergebruiken === | ||
| + | Wanneer de functionaliteit [[Zaaktypebeheer_Acties#Zaakgegevens_hergebruiken|Gegevens hergebruiken]] aanstaat zal aan het begin van het formulier de vraag gesteld worden of de gegevens hergebruikt moeten worden uit een vorige aanvraag, mits er een vorige (niet-vernietigde) aanvraag aanwezig is. | ||
| + | |||
| + | Wanneer 'Ja' geselecteerd wordt zullen de gegevens, waar mogelijk, uit de vorige aanvraag overgenomen worden. Dit kan bijvoorbeeld ingezet worden voor subsidieaanvragen, waarbij de ingevulde gegevens zoals visie, doelstellingen, e.d. van de subsidieaanvrager vaak onveranderd blijven. | ||
| + | |||
| + | === Gegevens controleren === | ||
| + | De laatste stap van het formulier is altijd de controlestap waar alle ingevulde gegevens getoond worden. | ||
| + | |||
| + | = Overig = | ||
| + | |||
| + | === Link naar registratieformulier === | ||
| + | Wanneer in [[Zaaktypebeheer_Relaties#Intern|Zaaktypebeheer - Relaties]] opgegeven is dat een zaaktype door medewerkers aangevraagd kan worden, zal in de [[Catalogus_zaaktype#Link_naar_registratieformulier|Catalogus]] een link in het informatievraagteken van het zaaktype aanwezig zijn. De URL waar deze link naar verwijst kan gebruikt worden om direct naar het registratieformulier te navigeren (bijv. vanaf het intranet of vanuit e-mails) waarbij de ingelogde gebruiker als aanvrager gebruikt wordt. | ||
Huidige versie van 24 nov 2016 om 02:25
Inhoud
Algemeen
Het registratieformulier is de interne tegenhanger van het externe Webformulier. Waar het webformulier ingevuld wordt door een burger of bedrijf wordt het registratieformulier ingevuld door een medewerker. Op deze pagina worden de functionaliteiten besproken die specifiek zijn voor het interne formulier en de functionaliteiten die voor beiden gelden.
Wanneer het registratieformulier doorlopen is wordt de zaak geregistreerd.
Functionaliteiten voor het registratieformulier
De functionaliteiten die specifiek zijn voor het registratieformulier en dus niet voorkomen op het Webformulier.
Verplichte velden overslaan
Medewerkers met de Systeemrol 'Zaakbeheerder' hebben rechtsbovenin het registratieformulier de optie om verplichte velden over te slaan.
Deze functionaliteit is bedoeld voor de postmedewerkers die enkel op basis van de binnengekomen poststukken zaken registreren (veelal via de Documentintake) waarbij zij het invullen van de benodigde velden overlaten aan de medewerkers die de zaak daarna in behandeling nemen.
Contactgegevens
Wanneer de functionaliteit Contactgegevens tonen bij intake aanstaat zal op de laatste stap van het registratieformulier drie velden getoond worden waar het telefoonnummer, mobiel nummer en e-mailadres van de aanvrager getoond en gewijzigd kunnen worden. Eventuele wijzigingen worden doorgevoerd bij de contactgegevens die ook in te zien op het Contactoverzicht.
Betrokkene toevoegen
Wanneer de functionaliteit Mogelijkeheid om relaties toe te voegen bij zaakintake aanstaat zal op de laatste stap van het registratieformulier de mogelijkheid om betrokkenen toe te voegen, zoals dat ook in het zaakdossier via de Plusknop kan.
Zaak automatisch in behandeling nemen
Wanneer de functionaliteit Zaak automatisch in behandeling nemen aanstaat zal op de laatste stap van het registratieformulier een optie worden getoond om de zaak automatisch in behandeling te nemen. Deze staat dan standaard aangevinkt.
Let op: Wanneer de functionaliteit 'Toewijzing wijzigen' ook aanstaat zal deze prioriteit krijgen. Zie onderstaand.
Toewijzing wijzigen
Wanneer de functionaliteit Toewijzing tonen bij zaakintake instaat zal op de laatste stap van het registratieformulier een keuze worden getoond voor het toewijzen van een zaak.
Er zijn drie keuzemogelijkheden:
- Zelf in behandeling nemen. Deze optie zal standaard geselecteerd zijn wanneer de functionaliteit 'Zaak automatisch in behandeling nemen' aanstaat. Zie bovenstaand
- Specifieke behandelaar. Met deze optie kan de zaak direct aan één specifieke behandelaar toegewezen worden
- Ook kan er voor gekozen worden om de zaak op de afdeling van de gekozen medewerker te zetten. Bijvoorbeeld voor wanneer de andere afdeling eindverantwoordelijk is voor de zaak. Bijvoorbeeld niet wanneer de medewerker slechts verantwoordelijk is voor een tussenstap in de zaak terwijl de eigen afdeling eindverantwoordelijk blijft.
- Rol of afdeling. Deze optie zal standaard geselecteerd zijn, mits de functionaliteit 'Zaak automatisch in behandeling nemen' niet aan staat. Met deze optie wordt de zaak aan een afdeling/rol combinatie toegewezen, zodat deze bij de Medewerkers van die afdeling/rol in de zaakintake getoond wordt.
Functionaliteiten voor het web- en registratieformulier
De functionaliteiten die op het registratieformulier en het Webformulier voorkomen.
Gegevens hergebruiken
Wanneer de functionaliteit Gegevens hergebruiken aanstaat zal aan het begin van het formulier de vraag gesteld worden of de gegevens hergebruikt moeten worden uit een vorige aanvraag, mits er een vorige (niet-vernietigde) aanvraag aanwezig is.
Wanneer 'Ja' geselecteerd wordt zullen de gegevens, waar mogelijk, uit de vorige aanvraag overgenomen worden. Dit kan bijvoorbeeld ingezet worden voor subsidieaanvragen, waarbij de ingevulde gegevens zoals visie, doelstellingen, e.d. van de subsidieaanvrager vaak onveranderd blijven.
Gegevens controleren
De laatste stap van het formulier is altijd de controlestap waar alle ingevulde gegevens getoond worden.
Overig
Link naar registratieformulier
Wanneer in Zaaktypebeheer - Relaties opgegeven is dat een zaaktype door medewerkers aangevraagd kan worden, zal in de Catalogus een link in het informatievraagteken van het zaaktype aanwezig zijn. De URL waar deze link naar verwijst kan gebruikt worden om direct naar het registratieformulier te navigeren (bijv. vanaf het intranet of vanuit e-mails) waarbij de ingelogde gebruiker als aanvrager gebruikt wordt.
