Koppelprofiel Email

Algemeen

Er zijn verschillende koppelprofielen beschikbaar die afzonderlijk of in combinatie gebruikt kunnen worden voor het versturen en/of ontvangen van e-mails met zaaksysteem:

Uitgaande mailconfiguratie

Het zaaksysteem biedt de mogelijkheid om uw uitgaande email te configureren. Dat wil zeggen dat u in staat bent aan te geven welk emailadres en welke benaming u gebruikt bij uitgaande emails.

Instellingen

Met deze koppeling kunnen de volgende gegevens zaaksysteembreed ingesteld worden voor de uitgaande mail: Titel Voorbeeld Omschrijving Verzendadres info@example.com Het e-mailadres dat als verzendadres wordt getoond aan de ontvanger. Verzendnaam Gemeentenaam De naam die als verzendnaam wordt getoond aan de ontvanger. Onderwerpprefix Prefix Een prefix die voor de random string komt te staan. Emailgrootte (in MB) 10 (aanbevolen) De ontvangende partij heeft een limiet voor de maximale grote die binnenkomende e-mails mogen hebben. Het is daarom belangrijk om de limiet voor uitgaande mails lager in te stellen dan hun binnenkomende limiet, zodat gewaarborgd is dat e-mails die (succesvol) vanuit zaaksysteem verstuurd worden ook daadwerkelijk geaccepteerd(/ontvangen) worden door de ontvangende partij. Let op: Een bestand zal als e-mailbijlage groter zijn. Het verschilt per bestand(stype), maar de e-mailbijlage is rond de 33% groter dan het oorspronkelijke bestand. Zie voor meer informatie Email attachments - Size limits op Wikipedia. Let op: De maximale grote voor een e-mail die vanuit Zaaksysteem verstuurd kan worden is 20 MB, ongeacht deze instelling. Externe mailserver gebruiken Gebruik de opgegeven (SMTP) mailserver voor uitgaande email, in plaats van de standaard-server die Zaaksysteem biedt. DKIM-signatures genereren Laat Zaaksysteem uitgaande email-headers voor DKIM toevoegen, zodat ontvangers kunnen verifiën dat de email uit een vertrouwde bron komt. Bij DKIM worden de DNS-wijzigingen die hiervoor nodig zijn beschreven. Titel Voorbeeld Omschrijving Externe mailserver gebruiken Hostname van externe mailserver smtp.gmail.com De hostname van de SMTP-server die Zaaksysteem zal gebruiken voor het verzenden van email. Zaaksysteem gebruikt hiervoor het Submission-protocol (RFC 6409). Poort van externe mailserver 587 De poort waarop de SMTP-server bereikt kan worden Gebruikersnaam voor externe mailserver voorbeeld@gmail.com De gebruikersnaam die Zaaksysteem zal gebruiken om aan te melden bij de externe mailserver Wachtwoord voor externe mailserver ************* Het wachtwoord dat Zaaksysteem zal gebruiken om aan te melden bij de externe mailserver DKIM-signatures genereren DKIM Afzenderdomein example.com Afzenderdomein voor DKIM-ondertekening. Wordt opgenomen in de DKIM-signature en door de ontvangende partij gebruikt foor verificatie van deze signature. Dit is vrijwel altijd gelijk aan het deel van het afzender-emailadres achter het "@"-teken (dus als het afzenderadres "info@example.com" is, is het afzenderdomein "example.com"). Eigen DKIM-sleutel gebruiken Zet dit aan, en configureer de "DKIM Private key" en "DKIM Selector" als je een eigen DKIM-sleutel wilt gebruiken in plaats van de standaard DKIM-sleutels van Zaaksysteem. DKIM Private key Private key die gebruikt wordt om DKIM-signatures te genereren, in Base64 (PEM) formaat ("-----BEGIN RSA PRIVATE KEY-----"). DKIM Selector De selector wordt samen met de domeinnaam opgeslagen in de DKIM-signature en wordt door de ontvangende partij gebruikt om de publieke sleutel op te vragen om de signature te verifiëren. Algoritme voor DKIM-signature rsa-sha256 Algoritme dat gebruikt wordt om de signature te genereren. Zaaksysteem gebruikt altijd "rsa-sha256". Methode voor DKIM-canonicalisatie relaxed Methode van "canonicalisatie" van de email voor het genereren van de signature. Zaaksysteem gebruikt altijd de methode "relaxed". Let op: Als er specifieke verzendgegevens zijn opgegeven in een e-mailsjabloon dan krijgen die prioriteit.

Voorbeeldmail

Forward inregelen bij IT-afdeling

Wanneer u een lokaal emailadres (bijvoorbeeldiets@gemeentenaam.nl) wilt gebruiken waarop een antwoord naar het zaaksysteem gestuurd kan worden, dan dient u ook een forward in te regelen naar: iets@omgevingsnaam.zaaksysteem.nl. Dit zorgt ervoor dat het bericht ook daadwerkelijk bij het zaaksysteem afgeleverd wordt. Een forward van emailadressen kan door uw IT-afdeling ingeregeld worden.

DNS records voor SPF en DKIM

SPF en DKIM zijn methodes om aan te geven welke mailservers toestemming hebben om email te sturen met afzender-adressen binnen een (afzender-)domein.

SPF

Als enkel met het Zaaksysteem-platform gemaild wordt:

example.com. IN TXT "v=spf1 include:spf.zaaksysteem.nl -all"

Als er ook door andere mailservers gemaild wordt:

example.com. IN TXT "v=spf1 a:mail.example.com mx mx:some.othermailer.nl include:spf.zaaksysteem.nl -all"

Zie voor meer informatie Sender Policy Framework op Wikipedia

DKIM

Als je de DKIM-sleutels gebruikt die door Zaaksysteem beheerd worden, moeten de volgende regels toegevoegd worden aan de DNS van het domein dat gebruikt wordt als DKIM-afzenderdomein:

zaaksysteem1._domainkey.example.com. IN CNAME dkim1.zaaksysteem.nl.
zaaksysteem2._domainkey.example.com. IN CNAME dkim2.zaaksysteem.nl.

Vervang example.com door het DKIM-afzenderdomein.

Als deze instellingen gebruikt worden kan Zaaksysteem nieuwe DKIM-sleutels in gebruik nemen zonder verdere configuratie-wijzigingen in de DNS van de gemeente.

Om te controleren of de DNS goed is ingesteld ga je naar de volgende pagina MXTOOLBOX vul hier bij "domain name" "gemeente.nl" in en bij "selector" "zaaksysteem1" in.

Zie voor meer informatie DKIM op Wikipedia

Mail-ontvangst (prefix voor onderwerp)

Als deze koppeling actief is wordt er een willekeurige code toegevoegd aan het onderwerp van uitgaande email-berichten ([Prefix 1458-ae34dc] <onderwerp>). Op deze manier kan een mail die beantwoord wordt door zaaksysteem herkend worden en als Contactmoment aan de timeline van de zaak toegevoegd worden. De mail wordt tevens als PDF-bestand toegevoegd aan het tabblad documenten, waar ook eventuele bijlagen geplaatst worden.

Het is belangrijk om te weten dat de emails die naar het zaaksysteem gestuurd worden ook gecontroleerd worden op SPAM en virussen. Wanneer een mail niet door deze controle komt zal de informatie niet in het zaaksysteem komen.

Eerste keer inrichten

Wanneer de emailkoppeling voor het eerst ingericht wordt dan moet er een kleine wijziging in uw configuratie gemaakt worden door Mintlab. Neem dan ook contact op met Mintlab wanneer u deze koppeling voor het eerst gaan inrichten.

Pop3Mailbox

Wanneer bij de uitgaande mailconfiguratie gekozen wordt om gebruik te maken van een externe mailserver zullen antwoordmailtjes van klanten in de externe mailbox terecht komen. Deze koppeling stelt zaaksysteem in staat deze mailbox uit te lezen en de binnengekomen e-mails te verwerken alsof ze aan zaaksysteem verstuurd zijn.

Bij het ophalen van de mails zal zaaksysteem de e-mail aan de bijbehorende zaak toevoegen wanneer deze een prefix bevat en deze zaak nog niet afgehandeld is. Als dit niet zo is zal de zaak verwerkt worden als een mail voor de 'Inkomende mailafhandeling'.

Instellingen

Instellingen	Voorbeeld	Omschrijving
Protocol voor externe mailbox	De opties zijn: POP3S (POP3 over TLS) POP3 + STLS (RFC2595)	Protocol dat gebruikt wordt om de externe mailbox te benaderen. POP3S: Gebruikt het POP3-protocol over een reguliere TLS-beveiligde verbinding. POP3 + STLS: Gebruikt het POP3-protocol in combinatie met STLS om de verbinding te beveiligen (RFC 2595).
Hostname	pop.gmail.com	Hostname van de mailserver waar de mailbox te vinden is.
Poort	995	Poort waarop de mailserver te bereiken is. Standaard "110" voor POP3 en "995" voor POP3S.
Gebruikersnaam	zaaksysteemtest@gmail.com	Gebruikersnaam waarmee ingelogd wordt op de mailbox.
Wachtwoord	*************	Wachtwoord waarmee ingelogd wordt op de mailbox.

Let op: De externe mailserver moet geconfigureerd zijn om POP3 toe te staan.

Inkomende mailafhandeling

Met deze koppeling kunnen op basis van e-mails die naar een zaaksysteemadres gestuurd worden nieuwe zaken gestart worden of bijlagen in de algemene documentintake geplaatst worden. Per emailadres/zaaktype moet een profiel aangemaakt worden welke een duidelijk herkenbare naam krijgen. Let op, het is handig als u eerst een uitgaande mailconfiguratie aanmaakt.

Instellingen

Instelling	Voorbeeld	Omschrijving
E-mailadres	vergunningen@mijn.gemeente.nl	Het e-mailadres waar de klant zijn e-mails naar toe stuurt
Type interface		Online omgevingsloket (OLO) Documentintake Zaaktype
Zaaktype		Het zaaktype waarvan er zaken aangemaakt moeten worden.

Forward inregelen bij IT-afdeling

Wanneer u een lokaal emailadres (bijvoorbeeld vergunningen@mijn.gemeente.nl) wilt gebruiken waarop een antwoord naar het zaaksysteem gestuurd kan worden, dan dient u ook een forward in te regelen naar: vergunningen@omgevingsnaam.zaaksysteem.nl. Dit zorgt ervoor dat het bericht ook daadwerkelijk bij het zaaksysteem afgeleverd wordt. Een forward van emailadressen kan door uw IT-afdeling ingeregeld worden.

Omgevingsloket

Het omgevingsloket kent twee stappen van inrichten. Eerst richt je het koppelprofiel omgevingsloket in, zorg er voor dat deze koppeling werkt. Vervolgens maak je, zoals op deze pagina beschreven ook het profiel inkomende email voor het omgevingsloket aan. Wanneer de optie 'omgevingsloket' gekozen is hoeft er geen zaaktype gekozen te worden.

Zie ook: Koppelprofiel Omgevingsloket

Documentintake

Wanneer de optie 'documentintake' gekozen is hoeft er geen zaaktype gekozen te worden. In dit geval worden enkel de bijlagen van de ontvangen mail in de documentintake geplaatst.

Zaaktype

Als een zaaktype gekozen is kunnen de kenmerken gekoppeld worden. Deze kenmerken worden dan ingevuld bij het aanmaken van de zaak.

Titel	Kenmerk type
subject	tekstveld
from	tekstveld
body	groot tekstveld

Eerste keer inrichten

Wanneer de emailkoppeling voor het eerst ingericht wordt dan moet er een kleine wijziging in uw configuratie gemaakt worden door Mintlab. Neem dan ook contact op met Mintlab wanneer u deze koppeling voor het eerst gaan inrichten.

Instellingen

Email

Ingeplande e-mail

Deze 'koppeling' moet aanwezig zijn voor het Inplannen van e-mails