Dossieruitlening

Het zaaksysteem kan worden gebruikt als archiefsysteem van de organisatie. In de praktijk worden bij de meeste gemeenten al een of meerdere archiefsystemen gebruikt. Om zaaksysteem.nl in te zetten als leidend archiefsysteem, zijn er meerdere manieren om de bestaande archieven toegankelijk te maken binnen het zaaksysteem. Indien dit digitale archieven betreft is het voor de hand liggend om een conversieproject uit te voeren. Hierdoor worden de dossiers (of delen daarvan) als zaak toegankelijk binnen het zaaksysteem. Indien het om fysieke (of papieren) dossiers gaat, kan er ook gekozen worden om alleen de dossierinventaris op te nemen in het zaaksysteem. Het beheren van de dossierinventaris en het uitlenen van dossiers kan ondersteund worden met het zaaktype 'Dossieruitlening'. Met het registreren van zaken van dit zaaktype kunnen bestaande archieven (of deze nu digitaal of analoog zijn) worden aangeboden in het zaaksysteem.

Om dit proces aan te bieden aan de organisatie via het zaaksysteem is het van belang om een defintieve dossierinventaris van de archieven. Dit kan bijvoorbeeld een exportbestand zijn van een Document Management Systeem (DMS). Binnen deze dossierinventaris (excelbestand) kan een behandelaar de gegevens van zijn of haar gewenste dossier terugvinden. Een aanvraag van een dossier komt binnen bij de afdeling die over het archief gaat. Per organisatie kan bepaald worden of het dossier fysiek wordt uitgeleend, of alsnog wordt ingescand zodat het digitaal beschikbaar is. Om dit te toegankelijk te maken voor de rest van de organisatie, kunnen als voorbeeld de volgende stappen worden uitgevoerd:

1. Importeer het zaaktype Dossieruitlening in het zaaksysteem

2. Open het zaaktype in zaaktypebeheer om het te wijzigen

3. Verwijs in de toelichting van de groep naar het juiste document voor de dossierinventaris

4. Sla de wijzigen op en communiceer de mogelijkheid om dossiers aan te vragen