Producten en vragen importeren

Algemeen

Binnen het zaaksysteem kunnen producten en diensten worden beheerd (PDC). Deze producten kunnen als zelfstandig object worden beheerd binnen het zaaksysteem, maar het is ook mogelijk om producten van andere contentleveranciers te importeren. Dit betekent dat de objecten worden aangemaakt, of worden bijgewerkt aan de hand van de data van een exportbestand. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om producten en diensten te importeren van Kluwer, die veel gebruikt wordt bij gemeenten die een CMS van SIM hebben. In deze pagina wordt toegelicht hoe producten en diensten met een exportbestand (API) van Kluwer te beheren zijn door de functioneel beheerder.

Objecttypen

Zoals in de vorige paragraaf toegelicht, worden producten en diensten als een object gezien in het zaaksysteem. Voordat de producten en diensten geimporteerd kunnen worden, is het nodig om een objecttype Product aan te maken. Wanneer u gebruik maakt van de basiscatalogus 2.0 is het mogelijk dat dit objecttype 'Product' al aanwezig is binnen uw catalogus. Voor een uitleg over hoe een objecttype kan worden aangemaakt, zie: Catalogus: Objecttypen

Om de import van externe content goed te laten verlopen, is er een mapping nodig met kenmerken in het zaaksysteem. Deze kenmerken moeten dus aanwezig zijn in het objecttype Product. Controleer dus goed of uw objecttype de juiste verplichte kenmerken bevat. De import vult de waarden van de kenmerken namelijk op naam. Anders gezegd, wanneer u andere namen voor uw kenmerken gebruikt (niet te verwarren met de titel) dan werkt het niet. De verplichte kenmerken in het objecttype product zijn:

Objecttype: 'Product'

Vereiste kenmerken: Naam Magicstring Type Extern ID pdc_external_id Tekstveld Naam pdc_name Tekstveld Omschrijving pdc_description Groot tekstveld Prijs pdc_price Groot tekstveld Aanpak pdc_approach Groot tekstveld Voorwaarden pdc_terms Groot tekstveld Bezwaar en beroep pdc_appeal Groot tekstveld Wet- en regelgeving pdc_law_rules Groot tekstveld Contact pdc_contact Groot tekstveld Adressen pdc_submission_addresses Groot tekstveld Doelgroepen pdc_audience Groot tekstveld Werkinstructie pdc_work_instruction Groot tekstveld Interne contactpersonen pdc_internal_contact_persons Groot tekstveld

Inrichting product

Let op: De kenmerken mogen niet als verplicht aangeduid geworden.

Objecttype: 'Vraag'

Vereiste kenmerken: Naam Magicstring Type Extern ID pdc_external_id Tekstveld Titel faq_title Tekstveld Vraag faq_question Groot tekstveld Antwoord faq_answer Groot tekstveld

Inrichting vraag

Let op: De kenmerken mogen niet als verplicht aangeduid geworden.

Importeren

Het importeren van producten gebeurt om een soortgelijke manier als met zaaktypen. Het importbestand wordt eerst ingeladen, waarna u een overzicht ziet van alle producten dien als nieuw worden geimporteerd, of die gewijzigd worden omdat de inhoud gewijzigd is. Ga naar een map in de catalogus Kies onder de plusknop de optie 'importeren' Selecteer de optie 'Producten en diensten' of 'Vragen en antwoorden' Selecteer de optie 'Kluwer (SIM)' of 'SDU' Upload het bestand en doe 'volgende' Wanneer alle items op 'Groen' staan kan de import gestart worden Bij het importeren van producten zullen automatisch de relaties met de bestaande vragen gelegd worden, en andersom. Het is daarom belangrijk één van beide nogmaals te importeren (bij voorkeur het kleinste bestand), bijvoorbeeld: Importeer de producten Importeer de vragen, waarbij deze relaties leggen met de bestaande producten Importeer de producten nogmaals, waarbij deze relaties leggen met de bestaande vragen Let op: Ondanks dat de import gestart wordt vanuit de catalogus komen objecten niet in de catalogus. Ze zijn terug te vinden via 'Uitgebreid zoeken' met de objecttypefilter ingsteld op 'Product' of 'Vraag'.

Importeren producten