Contacten: verschil tussen versies

Uit ZaaksysteemWiki
Ga naar: navigatie, zoeken
(→‎Telefoon)
(→‎Naam)
 
(79 tussenliggende versies door dezelfde gebruiker niet weergegeven)
Regel 1: Regel 1:
 
__TOC__
 
__TOC__
 +
= Algemeen =
 +
Contacten in zaaksysteem zijn Burgers, Organisaties en Medewerkers.
  
−
= Zoeken =
+
=== Contact aanmaken ===
−
{|
+
Contacten kunnen worden aangemaakt via de [[Plusknop|Plusknop]].
−
|- style="vertical-align:top"
 
−
|Onder contacten verstaan wij binnen het zaaksysteem; <i>Personen, Organisaties</i> en<i> Behandelaren</i>. 
 
−
Via de navigatie van het zaaksysteem kun je ook via <i>Zoeken</i> - <i>Contact</i> naar een zoekfunctie voor het vinden van alleen contacten. Hoewel de spot-enlighter ook contacten kan vinden biedt deze pagina de mogelijkheid om nog specifieker te zoeken op contacten.  
 
  
−
Op basis van de velden die ingevuld ingevuld kunnen worden kun je exact tot de juiste persoon, organisatie of behandelaar komen.<br>
+
=== Contact zoeken ===
−
Daarnaast kun je bijvoorbeeld, naast een specifiek resultaat, ook een resultaat-overzicht krijgen van:<br>
+
Contacten kunnen direct gezocht worden via het [[Algemeen_zoeken|Algemeen zoeken]] of in bulk via [[Contact_zoeken|Contact Zoeken]].
 +
 
 +
=== Contactoverzicht ===
 +
Alle zaken, contactmomenten en gegevens van een contact staan samengevat op het [[Contactoverzicht|Contactoverzicht]].
 +
 
 +
=== Contact activeren ===
 +
Een [[Contact_activeren|Contact activeren]] zorgt ervoor dat zaken en contactmomenten eenvoudig aangemaakt kunnen worden.
 +
 
 +
=== Contactmoment aanmaken ===
 +
Een contactmoment met een contact kan in het zaaksysteem geregistreerd worden door [[Nieuw contactmoment|Nieuw contactmoment]]. Wanneer een contactmoment wordt toegevoegd aan een zaak waarvan een ander de behandelaar is zal deze behandelaar hier een [[Notificaties|Notificatie]] voor ontvangen.
 +
 
 +
= Gegevens van burgers =
 +
Alle gegevens van burgers die bij het aanmaken van contacten ingevoerd kan worden of op contactoverzichten weergegeven wordt.
 +
=== Authentiek ===
 +
 
 +
{| class="wikitable"
 +
|-
 +
!Bron
 +
!BRP (landelijk) koppeling
 +
!Omschrijving
 +
!Authentiek
 +
|-
 +
|GBA
 +
|Ja
 +
|Een actieve BRP koppeling met het zaaksysteem
 +
|Authentiek
 +
|-
 +
|DigiD
 +
|Ja
 +
|Registratie van de persoon via DigiD. De persoon wordt opgevraagd via de landelijke BRP en geïmporteerd als authentiek contact.
 +
|Authentiek
 +
|-
 +
|DigiD
 +
|Nee
 +
|Registratie van de persoon via DigiD. De persoon wordt gevraagd zijn eigen gegeven op te voeren.
 +
|Niet-authentiek
 +
|-
 +
|Zaaksysteem
 +
|
 +
|Handmatige registratie in het zaaksysteem
 +
|Niet-authentiek
 +
|-
 +
|}
 +
 
 +
=== Bron ===
 +
De bron van waaruit het contact is aangemaakt: GBA, digid, zaaksysteem.
 +
 
 +
=== BSN ===
 +
Het 8 of 9 cijferige BSN van de burger. Dit veld is niet verplicht.
 +
 
 +
=== Naam ===
 +
De naam van burger, bestaande uit: Voornamen, tussenvoegsel, geslachtsnaam en naamgebruik. Voor handmatig aangemaakte contacten zal naamgebruik gelijk zijn aan het tussenvoegsel gevolgd door de achternaam.
 +
 
 +
=== Adellijke titel ===
 +
De adellijke titel van de burger.
 +
 
 +
=== Geboortedatum ===
 +
De geboortedatum van de burger. Dit gegeven is enkel beschikbaar via de BRP-koppeling.
 +
 
 +
=== Overlijdensdatum ===
 +
De overlijdensdatum van de burger. Bij het openen van een zaakdossier waarvan de aanvrager overleden wordt een melding aan de gebruiker getoond.
 +
 
 +
=== Geslacht ===
 +
Het geslacht van de burger: Man, Vrouw.
 +
 
 +
=== Binnengemeentelijk ===
 +
In zaaktypebeheer kan aangegeven worden of het zaaktype door binnengemeentelijke en/of buitengemeentelijke burgers aangevraagd mag worden. Wanneer deze instelling aan staat dan is de burger 'Binnengemeentelijk' en anders is de burger 'Buitengemeentelijk'.
 +
 
 +
Deze instelling wordt automatisch bepaald voor burgers die geïmporteerd worden vanuit het (landelijk) BRP; voor handmatig opgevoerd contacten kan dit door de medewerker beheerd worden; voor burgers die via digid registreren (zonder landelijke BRP koppeling) zal de instelling standaard uit staan.
 +
 
 +
=== Adres ===
 +
Het adres van de burger kan op verschillende manieren geregistreerd worden:
 +
<ul>
 +
<li>Enkel een verblijfadres</li>
 +
<li>Enkel een briefadres</li>
 +
<li>Verblijf- en briefadres</li>
 +
<li>Buitenlands adres</li>
 +
</ul>
 +
Burgers die zichzelf via DigiD registreren kunnen enkel een verblijfadres opgeven.
 +
 
 +
Er wordt aan de gebruiker een melding getoond bij het openen van het contactoverzicht, het openen van het zaakdossier en het registreren van een zaak.
 +
 
 +
===== Magicstrings =====
 +
Er zijn drie 'type' magicstrings voor de adres-[[Systeemkenmerken_overzicht|Systeemkenmerken]]:
 +
<ul>
 +
<li><nowiki>[[aanvrager_x]]</nowiki></li>
 +
<li><nowiki>[[aanvrager_verblijf_x]]</nowiki></li>
 +
<li><nowiki>[[aanvrager_correspondentie_x]]</nowiki></li>
 +
</ul>
 +
 
 +
De standaard magicstring zal dynamisch het verblijf- of correspondentieadres gebruiken, afhankelijk van welke gevuld is. In het uitzonderlijke geval dat beide gevuld zijn zal het correspondentieadres gebruikt worden.
 +
 
 +
===== Verblijfadres =====
 +
Het verblijfadres van de burger, bestaande uit: Straatnaam, Huisnummer, Huisletter, Toevoeging, Postcode, Woonplaats.
 +
 
 +
===== Correspondentieadres =====
 +
Het correspondentieadres (briefadres) van de burger, bestaande uit: Straatnaam, Huisnummer, Huisletter, Toevoeging, Postcode, Woonplaats.
 +
 
 +
===== Buitenlands adres =====
 +
Het buitenlandse adres van de burger. Hiervoor zijn drie adresregels beschikbaar, waarvan minimaal de eerste ingevuld moet worden.
 +
 
 +
===== Onjuist adres =====
 +
Contacten moeten een adres hebben en dit adres moet volledig en correct zijn. De vereisten zijn: Straatnaam, Huisnummer, Postcode (AAAA11), Woonplaats. Er kunnen geen handelingen uitgevoerd worden met contacten die geen juist adres hebben, zoals bijvoorbeeld het inzien van het contactoverzicht of het registreren van een zaak.
 +
 
 +
=== Contactgegevens ===
 +
Het telefoonnummer, mobiel nummer en e-mailadres van de burger. Deze kunnen op verschillende plekken beheerd worden door zowel medewerker als burger zelf:
 +
<ul>
 +
<li>[[Contactoverzicht|Contactoverzicht]]</li>
 +
<li>[[Zaakdossier|Zaakdossier]]</li>
 +
<li>[[Registratieformulier#Contactgegevens|Registratieformulier]]</li>
 +
<li>[[Webformulier#Contactgegevens|Webformulier]]</li>
 +
<li>[[PIP#Contactgegevens|Persoonlijke internetpagina]]</li>
 +
</ul>
 +
 
 +
=== Overig ===
 +
De volgende gegevens worden niet weergegeven, maar hebben wel invloed op de werking binnen zaaksysteem.
 +
 
 +
===== In onderzoek =====
 +
Wanneer een burger in onderzoek staat is de gemeente vaak op zoek naar deze persoon om de vaste verblijfplaats vast te stellen. Er wordt daarom aan de gebruiker een melding getoond bij het openen van het contactoverzicht, het openen van het zaakdossier en het registreren van een zaak. De burger zelf kan geen zaken registreren via het webformulier en zal verzocht worden om contact op te nemen met de gemeente.
 +
 
 +
===== Geheimhouding =====
 +
Wanneer een burger geheimhouding heeft mogen de gegevens van deze persoon niet aan niet-overheidsinstanties verstrekt worden. Er wordt daarom aan de gebruiker een melding getoond bij het openen van het contactoverzicht, het openen van het zaakdossier en het registreren van een zaak.
 +
 
 +
=== Permanente notitie ===
 +
Dit veld is enkel intern beschikbaar en kan gebruikt worden voor het plaatsen van een korte notitie. Deze notitie zal bij het openen van het contactoverzicht getoond als melding getoond worden.
 +
 
 +
= Gegevens van organisaties =
 +
Alle gegevens van organisaties die bij het aanmaken van contacten ingevoerd kan worden of op contactoverzichten weergegeven wordt.
 +
=== Type ===
 +
De waarde is 'Niet-natuurlijk persoon (Organisatie)' voor organisaties.
 +
 
 +
=== Bron ===
 +
De bron van waaruit het contact is aangemaakt: KvK, eHerkenning, zaaksysteem.
 +
 
 +
=== KVK nummer ===
 +
Het 8 cijferige KvK nummer van de organisatie. Dit veld is verplicht.
 +
 
 +
=== Vestigingsnummer ===
 +
Het 1-12 cijferige vestigingsnummer van de organisatie.
 +
 
 +
=== Handelsnaam ===
 +
De handelsnaam van de organisatie.
 +
 
 +
=== Rechtsvorm ===
 +
De rechtsvorm van de organisatie:
 
<ul>
 
<ul>
−
<li>Alle bewoners op een specifiek adres of postcodegebied</li>
+
<li>Eenmanszaak</li>
−
<li>Alle organisaties die 'Bakker' in hun handelsnaam hebben</li>
+
<li>Maatschap</li>
−
<li>Alle behandelaren van een specifieke afdeling</li>
+
<li>Vennootschap onder firma</li>
 +
<li>Commanditaire vennootschap met een beherend voetnoot</li>
 +
<li>Besloten vennootschap met gewone structuur</li>
 +
<li>Naamloze vennootschap met gewone structuur</li>
 +
<li>Europese naamloze vennootschap (SE) met gewone structuur</li>
 +
<li>Vereniging van eigenaars</li>
 +
<li>Kerkgenootschap</li>
 +
<li>Stichting</li>
 +
<li>Publiekrechtelijke rechtspersoon</li>
 +
<li>Coöperatie</li>
 +
<li>Vereniging</li>
 +
</ul>
 +
 
 +
=== Adres ===
 +
Het adres van een bedrijf kan op twee manieren geregistreerd worden:
 +
<ul>
 +
<li>(binnenlands) Adres</li>
 +
<li>Buitelands adres</li>
 +
</ul>
 +
 
 +
===== Adres =====
 +
Het adres van de organiatie, bestaande uit: Straatnaam, Huisnummer, Huisletter, Toevoeging, Postcode, Woonplaats.
 +
 
 +
===== Buitenlands adres =====
 +
Het buitenlandse adres van de organisatie. Hiervoor zijn drie adresregels beschikbaar, waarvan minimaal de eerste ingevuld moet worden.
 +
 
 +
=== Contactpersoon ===
 +
De contactpersoon van de organisatie: Naam, Telefoonnummer, E-mailadres. Deze gegevens zijn enkel beschikbaar via de KvK-koppeling.
 +
 
 +
=== Contactgegevens ===
 +
Het telefoonnummer, mobiel nummer en e-mailadres van de organisatie. Deze kunnen op verschillende plekken beheerd worden door zowel medewerker als organisatie zelf:
 +
<ul>
 +
<li>[[Contactoverzicht|Contactoverzicht]]</li>
 +
<li>[[Zaakdossier|Zaakdossier]]</li>
 +
<li>[[Registratieformulier#Contactgegevens|Registratieformulier]]</li>
 +
<li>[[Webformulier#Contactgegevens|Webformulier]]</li>
 +
<li>[[PIP#Contactgegevens|Persoonlijke internetpagina]]</li>
 
</ul>
 
</ul>
−
|[[Bestand:navigatie.png|thumb|Hoofdmenu]]
 
−
|[[Bestand:contact-zoeken.png|thumb|Contact zoeken]]
 
−
|}
 
  
−
= Contact activeren =
+
=== Interne notitie ===
−
{|
+
Dit veld is enkel intern beschikbaar en kan gebruikt worden voor het plaatsen van een korte notitie. Deze notitie zal bij het openen van het contactoverzicht getoond als melding getoond worden.
−
|- style="vertical-align:top"
 
−
|Wanneer we via de spotenlighter een contact zoeken kunnen we het contact activeren.
 
−
Een contact activeren houdt in dat je op dat moment er voor kiest te werken op basis van het contact.<br>
 
−
<br>
 
−
Wanneer je op de grote grijze "play" knop klikt activeer je een contact.
 
−
Vanaf nu werk je centraal met dit contact, elke aanvraag of notitie die je start zal op de naam van deze persoon gedaan worden.
 
−
|[[Bestand:contact-activeren.png|thumb|Spotenlighter contact]]
 
−
|- style="vertical-align:top"
 
−
|Een geactiveerd contact herken je door de gele balk onderaan je scherm die geplaatst wordt na de activatie. Vanuit deze balk kun je in een oogopslag zien met wie je aan het werk bent, je ziet o.a. de NAW gegevens. Je kunt vanuit deze balk naar de contactpagina, om een volledig klant beeld te krijgen, ook kun je kun een contactmoment of nieuwe zaak aanmaken voor dit contact.<br>
 
−
<br>
 
−
Via de rode knop verlaat je het geactiveerde contact en kun je verder werken in het zaaksysteem.
 
−
|[[Bestand:geactiveerd-contact.png|thumb|Geactiveerd contact]]
 
−
|}
 
  
−
= Contact zoeken in makelaar =
+
= Gegevens van medewerkers =
−
{|
+
De gegevens van medewerkers kunnen op twee manieren beheerd worden:
−
|- style="vertical-align:top"
+
<ul>
−
|Een andere mogelijkheid is dat een contact nog niet bestaat in het zaaksysteem omdat er nog nooit eerder zaken gedaan is met deze persoon of dat het inmiddels een tijd geleden is waardoor de gegevens niet meer in het zaaksysteem aanwezig zijn. Dan kun je het contact niet via bovenstaande methode vinden, maar zul je ofwel een nieuwe zaak danwel een nieuw contactmoment voor moeten aanmaken.<br>
+
<li>Geïmporteerd via de [[Koppelprofiel_Active_directory|AD-koppeling]]</li>
−
<br>
+
<li>Handmatig bij [[Gebruikers|Gebruikersbeheer]]</li>
−
Wanneer je via de groene knop een nieuwe zaak aanmaakt krijg je een dialoog-venster te zien waar om een aanvrager gevraagd wordt. Wanneer je op het vergrootglas klikt opent een extra dialoog venster.<br>
+
</ul>
−
<br>
 
−
Op basis van de velden die ingevuld dienen te worden kun je tot de juiste persoon komen, vergeet op dat moment niet aan te vinken dat je de persoon via de makelaar wilt opvragen.
 
−
|[[Bestand:navigatie.png|thumb|Hoofdmenu]]  
 
−
|[[Bestand:zoeken-makelaar.png|thumb|Contact zoeken in makelaar]]
 
−
|}
 

Huidige versie van 21 jun 2017 om 15:02

Algemeen

Contacten in zaaksysteem zijn Burgers, Organisaties en Medewerkers.

Contact aanmaken

Contacten kunnen worden aangemaakt via de Plusknop.

Contact zoeken

Contacten kunnen direct gezocht worden via het Algemeen zoeken of in bulk via Contact Zoeken.

Contactoverzicht

Alle zaken, contactmomenten en gegevens van een contact staan samengevat op het Contactoverzicht.

Contact activeren

Een Contact activeren zorgt ervoor dat zaken en contactmomenten eenvoudig aangemaakt kunnen worden.

Contactmoment aanmaken

Een contactmoment met een contact kan in het zaaksysteem geregistreerd worden door Nieuw contactmoment. Wanneer een contactmoment wordt toegevoegd aan een zaak waarvan een ander de behandelaar is zal deze behandelaar hier een Notificatie voor ontvangen.

Gegevens van burgers

Alle gegevens van burgers die bij het aanmaken van contacten ingevoerd kan worden of op contactoverzichten weergegeven wordt.

Authentiek

Bron BRP (landelijk) koppeling Omschrijving Authentiek
GBA Ja Een actieve BRP koppeling met het zaaksysteem Authentiek
DigiD Ja Registratie van de persoon via DigiD. De persoon wordt opgevraagd via de landelijke BRP en geïmporteerd als authentiek contact. Authentiek
DigiD Nee Registratie van de persoon via DigiD. De persoon wordt gevraagd zijn eigen gegeven op te voeren. Niet-authentiek
Zaaksysteem Handmatige registratie in het zaaksysteem Niet-authentiek

Bron

De bron van waaruit het contact is aangemaakt: GBA, digid, zaaksysteem.

BSN

Het 8 of 9 cijferige BSN van de burger. Dit veld is niet verplicht.

Naam

De naam van burger, bestaande uit: Voornamen, tussenvoegsel, geslachtsnaam en naamgebruik. Voor handmatig aangemaakte contacten zal naamgebruik gelijk zijn aan het tussenvoegsel gevolgd door de achternaam.

Adellijke titel

De adellijke titel van de burger.

Geboortedatum

De geboortedatum van de burger. Dit gegeven is enkel beschikbaar via de BRP-koppeling.

Overlijdensdatum

De overlijdensdatum van de burger. Bij het openen van een zaakdossier waarvan de aanvrager overleden wordt een melding aan de gebruiker getoond.

Geslacht

Het geslacht van de burger: Man, Vrouw.

Binnengemeentelijk

In zaaktypebeheer kan aangegeven worden of het zaaktype door binnengemeentelijke en/of buitengemeentelijke burgers aangevraagd mag worden. Wanneer deze instelling aan staat dan is de burger 'Binnengemeentelijk' en anders is de burger 'Buitengemeentelijk'.

Deze instelling wordt automatisch bepaald voor burgers die geïmporteerd worden vanuit het (landelijk) BRP; voor handmatig opgevoerd contacten kan dit door de medewerker beheerd worden; voor burgers die via digid registreren (zonder landelijke BRP koppeling) zal de instelling standaard uit staan.

Adres

Het adres van de burger kan op verschillende manieren geregistreerd worden:

  • Enkel een verblijfadres
  • Enkel een briefadres
  • Verblijf- en briefadres
  • Buitenlands adres

Burgers die zichzelf via DigiD registreren kunnen enkel een verblijfadres opgeven.

Er wordt aan de gebruiker een melding getoond bij het openen van het contactoverzicht, het openen van het zaakdossier en het registreren van een zaak.

Magicstrings

Er zijn drie 'type' magicstrings voor de adres-Systeemkenmerken:

  • [[aanvrager_x]]
  • [[aanvrager_verblijf_x]]
  • [[aanvrager_correspondentie_x]]

De standaard magicstring zal dynamisch het verblijf- of correspondentieadres gebruiken, afhankelijk van welke gevuld is. In het uitzonderlijke geval dat beide gevuld zijn zal het correspondentieadres gebruikt worden.

Verblijfadres

Het verblijfadres van de burger, bestaande uit: Straatnaam, Huisnummer, Huisletter, Toevoeging, Postcode, Woonplaats.

Correspondentieadres

Het correspondentieadres (briefadres) van de burger, bestaande uit: Straatnaam, Huisnummer, Huisletter, Toevoeging, Postcode, Woonplaats.

Buitenlands adres

Het buitenlandse adres van de burger. Hiervoor zijn drie adresregels beschikbaar, waarvan minimaal de eerste ingevuld moet worden.

Onjuist adres

Contacten moeten een adres hebben en dit adres moet volledig en correct zijn. De vereisten zijn: Straatnaam, Huisnummer, Postcode (AAAA11), Woonplaats. Er kunnen geen handelingen uitgevoerd worden met contacten die geen juist adres hebben, zoals bijvoorbeeld het inzien van het contactoverzicht of het registreren van een zaak.

Contactgegevens

Het telefoonnummer, mobiel nummer en e-mailadres van de burger. Deze kunnen op verschillende plekken beheerd worden door zowel medewerker als burger zelf:

Overig

De volgende gegevens worden niet weergegeven, maar hebben wel invloed op de werking binnen zaaksysteem.

In onderzoek

Wanneer een burger in onderzoek staat is de gemeente vaak op zoek naar deze persoon om de vaste verblijfplaats vast te stellen. Er wordt daarom aan de gebruiker een melding getoond bij het openen van het contactoverzicht, het openen van het zaakdossier en het registreren van een zaak. De burger zelf kan geen zaken registreren via het webformulier en zal verzocht worden om contact op te nemen met de gemeente.

Geheimhouding

Wanneer een burger geheimhouding heeft mogen de gegevens van deze persoon niet aan niet-overheidsinstanties verstrekt worden. Er wordt daarom aan de gebruiker een melding getoond bij het openen van het contactoverzicht, het openen van het zaakdossier en het registreren van een zaak.

Permanente notitie

Dit veld is enkel intern beschikbaar en kan gebruikt worden voor het plaatsen van een korte notitie. Deze notitie zal bij het openen van het contactoverzicht getoond als melding getoond worden.

Gegevens van organisaties

Alle gegevens van organisaties die bij het aanmaken van contacten ingevoerd kan worden of op contactoverzichten weergegeven wordt.

Type

De waarde is 'Niet-natuurlijk persoon (Organisatie)' voor organisaties.

Bron

De bron van waaruit het contact is aangemaakt: KvK, eHerkenning, zaaksysteem.

KVK nummer

Het 8 cijferige KvK nummer van de organisatie. Dit veld is verplicht.

Vestigingsnummer

Het 1-12 cijferige vestigingsnummer van de organisatie.

Handelsnaam

De handelsnaam van de organisatie.

Rechtsvorm

De rechtsvorm van de organisatie:

  • Eenmanszaak
  • Maatschap
  • Vennootschap onder firma
  • Commanditaire vennootschap met een beherend voetnoot
  • Besloten vennootschap met gewone structuur
  • Naamloze vennootschap met gewone structuur
  • Europese naamloze vennootschap (SE) met gewone structuur
  • Vereniging van eigenaars
  • Kerkgenootschap
  • Stichting
  • Publiekrechtelijke rechtspersoon
  • Coöperatie
  • Vereniging

Adres

Het adres van een bedrijf kan op twee manieren geregistreerd worden:

  • (binnenlands) Adres
  • Buitelands adres
Adres

Het adres van de organiatie, bestaande uit: Straatnaam, Huisnummer, Huisletter, Toevoeging, Postcode, Woonplaats.

Buitenlands adres

Het buitenlandse adres van de organisatie. Hiervoor zijn drie adresregels beschikbaar, waarvan minimaal de eerste ingevuld moet worden.

Contactpersoon

De contactpersoon van de organisatie: Naam, Telefoonnummer, E-mailadres. Deze gegevens zijn enkel beschikbaar via de KvK-koppeling.

Contactgegevens

Het telefoonnummer, mobiel nummer en e-mailadres van de organisatie. Deze kunnen op verschillende plekken beheerd worden door zowel medewerker als organisatie zelf:

Interne notitie

Dit veld is enkel intern beschikbaar en kan gebruikt worden voor het plaatsen van een korte notitie. Deze notitie zal bij het openen van het contactoverzicht getoond als melding getoond worden.

Gegevens van medewerkers

De gegevens van medewerkers kunnen op twee manieren beheerd worden:

Overgenomen van "http://wiki.zaaksysteem.nl/index.php?title=Contacten&oldid=9810"