Zaaktypebeheer Fasen: verschil tussen versies

Uit ZaaksysteemWiki
Ga naar: navigatie, zoeken
(→‎Instellingen)
 
(8 tussenliggende versies door dezelfde gebruiker niet weergegeven)
Regel 1: Regel 1:
 
{|
 
{|
 
|- style="vertical-align:top;"
 
|- style="vertical-align:top;"
−
|In deze stap wordt de fasering ingericht van de zaak. Dit onderdeel heeft dus raakvlakken met de procesbeschrijving. Het is te adviseren om hier gebruik te maken van een standaard fasering. Bijvoorbeeld. Registreren, Behandelen, Besluiten en Afhandelen. De eerste en laatste fase zijn verplicht. De eerste fase is het webformulier, en zorgt ervoor dat de zaak kan worden aangevraagd. De laatste fase is om een zaak af te kunnen handelen.
+
|
 +
In deze stap van het [[Zaaktypebeheer|Zaaktypebeheer]] wordt de fasering van de zaken ingericht. Dit onderdeel heeft dus raakvlakken met de procesbeschrijving.
 +
 
 +
De eerste fase 'Registreren' en laatste 'Afhandelen' zijn altijd aanwezig. Dit is omdat de registratiefase het interne [[Registratieformulier|Registratieformulier]] of externe [[Webformulier|Webformulier]] betreft die wordt ingevuld om de zaak aan te maken, en omdat er minimaal één fase in de zaak nodig is om deze af te handelen. Tussen beide fasen kunnen naar eigen inzicht meerdere fasen toegevoegd worden.
 +
 
 +
Redenen om meerdere fasen te gebruiken zijn bijvoorbeeld:
 +
<ul>
 +
<li>De fasen komen beter overeen met de processtappen en/of de doorlooptijd van die stappen</li>
 +
<li>Als processtappen door verschillende afdelingen uitgevoerd moeten worden</li>
 +
<li>Met meerdere fasen kunnen een grote hoeveelheid kenmerken overzichtelijker ingedeeld worden</li>
 +
</ul>
 +
 
 +
Redenen om het aantal fasen beperkt te houden zijn bijvoorbeeld:
 
<ul>
 
<ul>
−
<li>Naam: Hier kun je de naam van de fase invullen. Deze wordt getoond in het zaakdossier tijdens het behandelen van de zaak.</li>
+
<li>Verschillende processtappen worden dusdanig snel doorlopen dat het makkelijker is om deze binnen één stap te houden</li>
−
<li>Mijlpaal: Vul hier de mijlpaal en/of resultaat in die ontstaat na het afronden van de fase. </li>
+
<li>Het verdelen van kenmerken over meerdere fasen kan het juist minder overzichtelijk maken</li>
−
<li>Toewijzing: Vul hier de mijlpaal en/of resultaat in die ontstaat na het afronden van de fase.</li>
 
 
</ul>
 
</ul>
−
|[[bestand:mijlpalen.png|thumb|ZTB Fasen]]
 
−
|}
 
  
−
=== Toewijzing in een zaaktype wijzigen ===
+
= Instellingen =
 
{|
 
{|
 
|- style="vertical-align:top;"
 
|- style="vertical-align:top;"
−
|In het zaaktype wordt de (automatische) toewijzing van de zaken bepaald. Hiermee wordt bepaald bij welke afdeling/rol de zaak na registratie in de zaakintake wordt geplaatst. Daarnaast kan er ook tussentijds worden toegewezen door processtappen in fasen onder te verdelen en een toewijzing in te stellen bij de faseovergang. Door een andere afdeling te selecteren en aan te vinken zal de zaak bij faseafronding 'uit behandeling' worden genomen en in de zaakintake van de opgegeven afdeling worden geplaatst.<br>
+
|Naam:
−
<br>
+
|De naam van de fase wordt getoond in het zaakdossier tijdens het behandelen van de zaak.
−
Bijvoorbeeld:<br>
+
|- style="vertical-align:top;"
−
<ul>
+
|Mijlpaal:
−
<li>Na registratie van het webformulier door de burger wordt de zaak in de intake van de frontoffice geplaatst</li>
+
|De mijlpaal of het resultaat dat ontstaat na het afronden van de fase. Deze kan gebruikt worden voor communicatie naar de aanvrager door middel van een [[Systeemkenmerken_overzicht|Magicstring]].
−
<li>Een medewerker neemt de zaak in behandeling en stelt het besluit op, waarna de fase behandeling wordt afgerond en de zaak automatisch in de intake van het management wordt geplaatst</li>
+
|- style="vertical-align:top;"
−
<li>De manager beoordeelt, ondertekent, en rond de fase af, waarop de zaak weer in de intake van de frontoffice geplaatst wordt</li>
+
|Toewijzing:
−
<li>Een medewerker neemt de zaak in behandeling en voert de benodigde werkzaamheden uit</li>
+
|De afdeling/rol aan wie de zaak wordt toegewezen bij de faseovergang. Het vinkje bepaalt of de actie standaard aan of uit staat in de [[Zaakdossier_fasen#Faseacties|faseacties]] van het zaakdossier.
−
</ul>
+
 
−
|[[bestand:ztbfasering.png|thumb|Overzicht ZTB toewijzing]]
+
Let op: Als het vinkje niet aangevinkt is zal automatisch de bovenliggende afdeling/rol overgenomen worden.
 +
|}
 +
 
 +
|[[bestand:mijlpalen.png|thumb|ZTB Fasen]]
 
|}
 
|}

Huidige versie van 22 aug 2016 om 08:12

In deze stap van het Zaaktypebeheer wordt de fasering van de zaken ingericht. Dit onderdeel heeft dus raakvlakken met de procesbeschrijving.

De eerste fase 'Registreren' en laatste 'Afhandelen' zijn altijd aanwezig. Dit is omdat de registratiefase het interne Registratieformulier of externe Webformulier betreft die wordt ingevuld om de zaak aan te maken, en omdat er minimaal één fase in de zaak nodig is om deze af te handelen. Tussen beide fasen kunnen naar eigen inzicht meerdere fasen toegevoegd worden.

Redenen om meerdere fasen te gebruiken zijn bijvoorbeeld:

  • De fasen komen beter overeen met de processtappen en/of de doorlooptijd van die stappen
  • Als processtappen door verschillende afdelingen uitgevoerd moeten worden
  • Met meerdere fasen kunnen een grote hoeveelheid kenmerken overzichtelijker ingedeeld worden

Redenen om het aantal fasen beperkt te houden zijn bijvoorbeeld:

  • Verschillende processtappen worden dusdanig snel doorlopen dat het makkelijker is om deze binnen één stap te houden
  • Het verdelen van kenmerken over meerdere fasen kan het juist minder overzichtelijk maken

Instellingen

Naam: De naam van de fase wordt getoond in het zaakdossier tijdens het behandelen van de zaak.
Mijlpaal: De mijlpaal of het resultaat dat ontstaat na het afronden van de fase. Deze kan gebruikt worden voor communicatie naar de aanvrager door middel van een Magicstring.
Toewijzing: De afdeling/rol aan wie de zaak wordt toegewezen bij de faseovergang. Het vinkje bepaalt of de actie standaard aan of uit staat in de faseacties van het zaakdossier.

Let op: Als het vinkje niet aangevinkt is zal automatisch de bovenliggende afdeling/rol overgenomen worden.

ZTB Fasen
Overgenomen van "http://wiki.zaaksysteem.nl/index.php?title=Zaaktypebeheer_Fasen&oldid=9372"