In elke fase van het Zaaktypebeheer kunnen zaken worden toegevoegd. Deze worden dan weergegeven in de Faseacties van de fase in het zaakdossier.
Type zaakrelaties
Er zijn drie type zaakrelaties:
Vervolgzaken:
Een zaak is enkel een vervolgzaak als deze enkel gestart kon worden op basis van het afsluiten van de initiator zaak.
Bijvoorbeeld: Een subsidievaststelling kan enkel 'volgen' op een subsidieverlening. Deze kan niet gestart worden tijdens de verlening en is geen onderdeel van het verleningsproces.
Deelzaken:
Een zaak is enkel een deelzaak als deze een noodzakelijk onderdeel is van de hoofdzaak. Vaak gaat het hier om een significante processtap die parallel kan lopen aan de behandeling van de hoofdzaak of parallel aan soortgelijke processtappen.
Bijvoorbeeld: Wanneer een omgevingsvergunning twee onderdelen 'bouwvergunning' en 'kapvergunning' bevat, kunnen deze gestart worden als deelzaken, zodat deze tegelijkertijd behandeld kunnen worden. De hoofdzaak Omgevingsvergunning kan niet afgehandeld worden voordat deze twee onderdelen afgehandeld zijn en zal zeker niet volgen op het afhandelen van de omgevingsvergunning.
Gerelateerde zaken:
De zaken zijn gerelateerd aan elkaar, maar zouden ook afzonderlijk van elkaar gestart kunnen zijn.
Bijvoorbeeld: Wanneer bij het behandelen van een verhuizing blijkt dat er meer personen op het adres wonen dan geregistreerd staan in de GBA kan een adresonderzoek gestart worden. Het adresonderzoek hoeft dan niet te volgen op de verhuizing, maar kan direct gestart worden zonder dat de verhuizing afgerond is. Daarnaast kan de verhuizing afgehandeld worden, zonder dat het adresonderzoek afgehandeld hoeft te worden.
De volgende opties zijn beschikbaar in de zaakrelatiedialog:
Toewijzing:
De afdeling/rol waaraan de zaak bij registratie wordt toegewezen.
Soort
Type relatie dat de gestarte zaak heeft ten opzichte van de zaak waaruit deze gestart wordt
Vervolgzaken (datum) kunnen enkel toegevoegd worden aan afhandelfasen
Vervolgzaken (periode) kunnen enkel toegevoegd worden aan afhandelfasen
Deelzaken kunnen aan elke fase toegevoegd worden
Gerelateerde zaken kunnen aan elke fase toegevoegd worden
Aanvrager deel-/vervolgzaak
Bepaald wie als aanvrager van de zaak geregistreerd wordt
De aanvrager van de huidige zaak
Een ander te selecteren contact als aanvrager, zoals bijvoorbeeld de gemachtigde van de hoofdzaak
Een betrokkene rol van de zaak. De aanvrager wordt het contact die op dat moment de geselecteerde betrokkene rol heeft
De behandelaar van de huidige zaak - Voor ondersteunende processen, zoals bijvoorbeeld een onderzoek t.b.v. de huidige zaak
De ontvanger van de huidige zaak
Kenmerken kopiëren
Wanneer een kenmrk zowel in de huidige zaak als in de gestarte zaak voorkomt kan de waarde bij registratie meegekopieerd worden. Dit geldt niet voor documentkenmerken.
Starten bij afronden fase
De zaak zal in het zaakdossier standaard ingesteld staan op 'starten bij afronden fase'
Deelzaken kunnen niet automatisch gestart worden bij het afronden van de laatste fasen, omdat een hoofdzaak niet afgerond mag zijn terwijl er deelzaken open staan
Zaak automatisch in behandeling nemen
Zorgt ervoor dat een zaak bij registratie automatisch in behandeling genomen wordt
Deze optie is verplicht voor zaken die gestart worden vanuit de registratiefase
Betrokkene toevoegen
Zorgt ervoor dat het geselecteerde contact direct bij het aanmaken van de zaak toegevoegd is als betrokkene. Net zoals de actie die vanuit het zaakdossier met de Plusknop kan worden uitgevoerd.
Rol betrokkene - De rol van de betrokkene duidt wat de relatie van het contact is met de zaak of met de aanvrager van de zaak. De optie 'Anders' kan gebruikt worden om handmatig een rol op te voeren.
Gemachtigd voor deze zaak - Wanneer aangevinkt zal het geselecteerde contact gemachtigd worden tot de zaak, zodat deze de zaak kan inzien via zijn of haar eigen Persoonlijke Internetpagina (PIP).
Verstuur bevestiging per e-mail - Wanneer aangevinkt zal een e-mail aan het geslecteerde contact gestuurd worden. Hiervoor wordt het e-mailsjabloon gebruikt dat geselecteerd is door de zaaksysteembeheerder op de Configuratiepagina van het zaaksysteem.
Soort-specifieke acties:
Vervolgzaak (datum) - Starten na:
De geselecteerde datum wordt gebruikt als registratiedatum voor de gestarte zaak. Zaken met een registratiedatum in de toekomst worden niet in de zaakintake getoond. De zaak blijft daarom verborgen tot dat de datum in het verleden ligt.
Vervolgzaak (periode) - Starten na: ... dagen
De registratiedatum van de gestarte zaak zal op X dagen na de datum van vandaag gezet worden. Zaken met een registratiedatum in de toekomst worden niet in de zaakintake getoond. De zaak blijft daarom verborgen tot dat de datum in het verleden ligt.
Deelzaak - Afhandelen in fase
Bepaald in welke fase van de huidige zaak de gestarte zaak afgehandeld moet worden. Bijvoorbeeld: Als hier fase 3 van de 5 mogelijke fasen geselecteerd wordt, kan de huidige zaak niet naar fase 4 worden verhoogd tenzij de deelzaak afgehandeld is.
