Actieknop: verschil tussen versies

Uit ZaaksysteemWiki
Ga naar: navigatie, zoeken
(→‎Algemeen)
(→‎Status wijzigen)
 
(51 tussenliggende versies door dezelfde gebruiker niet weergegeven)
Regel 4: Regel 4:
 
In zaaksysteem kunnen op veel plekken acties uitgevoerd worden. Al deze acties worden geïnitieerd vanuit de actieknop.
 
In zaaksysteem kunnen op veel plekken acties uitgevoerd worden. Al deze acties worden geïnitieerd vanuit de actieknop.
  
−
= Vaste opties =
+
= Dashboard opties =
 
{| width="100%"
 
{| width="100%"
 
|- style="vertical-align:top;"
 
|- style="vertical-align:top;"
−
|In volgorde van weergave zijn de volgende opties altijd aanwezig:
+
|In volgorde van weergave zijn de volgende acties voor het [[Dashboard|Dashboard]] aanwezig:
  
−
===== Voeg contactmoment toe =====
+
===== Dashboard leegmaken =====
−
Start de dialoog voor het toevoegen van een [http://wiki.zaaksysteem.nl/Nieuw_contactmoment Nieuw contactmoment] aan een contact en optioneel aan een zaak.
+
Verwijdert alle [[Widget|Widgets]] van het dashboard.
  
−
===== Maak contact aan =====
+
===== Terug naar standaardinstelling =====
−
Start de dialoog voor het aanmaken van een [http://wiki.zaaksysteem.nl/Nieuw_contact Nieuw contact] (burger en organisatie).
+
Herstelt het dashboard naar de standaard:
−
 
+
<ul>
−
===== Maak zaak aan =====
+
<li>Widget: Zaakintake</li>
−
Start de dialoog voor het aanmaken van een [http://wiki.zaaksysteem.nl/Nieuwe_zaak Nieuwe zaak].
+
<li>Widget: Mijn openstaande zaken</li>
−
|[[Bestand:Plusknop vaste opties.png|thumb|Plusknop - Vaste opties]]
+
<li>Widget: Mijn favoriete zaaktypen</li>
 +
</ul>
 
|}
 
|}
  
−
= Dashboard opties =
+
= Zaakdossier acties =
 
{| width="100%"
 
{| width="100%"
 
|- style="vertical-align:top;"
 
|- style="vertical-align:top;"
−
|In volgorde van weergave zijn de volgende opties op het [http://wiki.zaaksysteem.nl/Dashboard Dashboard] aanwezig:
+
|Via de actieknop rechtsbovenaan het [[Zaakdossier|Zaakdossier]] kunnen diverse additionele acties uitgevoerd worden met betrekking tot de zaak.
−
 
+
|[[bestand:acties.png|thumb|Actiemenu]]
−
===== Voeg widget toe =====
 
−
Plaatst een nieuwe [http://wiki.zaaksysteem.nl/Widget Widget] op het dashboard.
 
−
 
 
−
|[[Bestand:Plusknop dashboard opties.png|thumb|Plusknop - Dashboard opties]]
 
 
|}
 
|}
−
 
+
=== Toewijzing wijzigen ===
−
= Zaakdossier opties =
 
−
In volgorde van weergave zijn de volgende opties op het [http://wiki.zaaksysteem.nl/Zaakdossier Zaakdossier] aanwezig:
 
−
 
 
−
===== Voeg geplande zaak toe =====
 
 
{| width="100%"
 
{| width="100%"
 
|- style="vertical-align:top;"
 
|- style="vertical-align:top;"
−
|Vanuit de zaak kunnen zaken voor de toekomst ingepland worden. Deze worden dan op de gekozen moment(en) aangemaakt als vervolgzaak. Zowel de geplande zaak als de vervolgzaak zijn zichtbaar op het tabblad [http://wiki.zaaksysteem.nl/Zaakdossier_zaakrelaties Zaakrelaties].<br>
+
|Wijs de zaak aan een afdeling of specifieke behandelaar toe.<br>
−
<br>
+
Er kan gekozen worden tussen een afdeling/rol, een specifieke behandelaar en de medewerker zelf.<br>
−
In de dialog moet de volgende informatie opgegeven worden:
+
<ul>
−
{| class="wikitable"
+
<li>Wanneer wordt toegewezen aan een specifieke behandelaar wordt de zaak enkel getoond in de [[Widget#Mijn_zaakintake|Zaakintake]] van de gekozen medewerker.
−
|-
 
−
!style="width:180px;"|Instelling
 
−
!style="width:600px;"|Omschrijving
 
−
|-
 
−
|Zaaktype:
 
−
|Het type waarvan de vervolgzaken aangemaakt moeten worden
 
−
|-
 
−
|Objectrelaties kopiëren:
 
−
|De keuze om [http://wiki.zaaksysteem.nl/Objectdossier Objectrelaties] mee te kopiëren naar de vervolgzaken: Ja / Nee
 
−
|-
 
−
|Vanaf (datum):
 
−
|De datum waarop de eerste zaak van de reeks aangemaakt wordt
 
−
|-
 
−
|Interval:
 
−
|Het type tijdsperiode waar de planning gebruik van maakt: Dagelijks / Wekelijks / Maandelijks / Jaarlijks
 
−
|-
 
−
|Frequentie:
 
−
|Het aantal tijdsperiodes tussen elke herhaling
 
−
|-
 
−
|Aantal herhalingen:
 
−
|Het aantal keer dat het aanmaken van zaken moet plaats vinden
 
−
|}
 
−
Bijvoorbeeld:
 
−
Met een begindatum van 20 januari 2015, een maandelijkse interval, een frequentie van 3 en het aantal herhalingen op 6 zullen de zaken op de volgende data aangemaakt worden:
 
 
<ul>
 
<ul>
−
<li>20-01-2015 ... <i>(begindatum)</i></li>
+
<li>Ook kan er voor gekozen worden om de zaak op de afdeling van de gekozen medewerker te zetten. Bijvoorbeeld voor wanneer de andere afdeling eindverantwoordelijk is voor de zaak. Bijvoorbeeld niet wanneer de medewerker slechts verantwoordelijk is voor een tussenstap in de zaak terwijl de eigen afdeling eindverantwoordelijk blijft.</li>
−
<li>20-04-2015 ... <i>(3 maanden interval)</i></li>
+
<li>Ook kan er voor gekozen worden om de behandelaar via e-mail op de hoogte te stellen dat deze zaak is toegewezen. Let op: Deze optie is alleen beschikbaar wanneer de zaaksysteembeheerder hier een [[Catalogus_emailsjabloon|E-mailsjabloon]] voor heeft geselecteerd in de [[Configuratie#E-mail_template_.28allocation_notification_template_id.29|Zaaksysteemconfiguratie]].</li>
−
<li>20-07-2015</li>
+
</ul></li>
−
<li>20-10-2015</li>
+
<li>Wanneer wordt toegewezen aan een afdeling/rol wordt de zaak getoond in de zaakintake van elke medewerker die in deze afdeling zit/rol heeft.</li>
−
<li>20-01-2016</li>
+
<li>Wanneer wordt gekozen voor 'zelf in behandeling nemen' wordt de medewerker zelf als behandelaar ingesteld.</li>
−
<li>20-04-2016 ... <i>(6 herhalingen)</i></li>
 
 
</ul>
 
</ul>
−
|[[bestand:Dialog zaak inplannen.png|thumb|Zaak inplannen]]
+
Wannneer binnen [[Zaaktypebeheer_Acties#Rechten_valideren_bij_toewijzing_wijzigen|Zaaktypebeheer]] is aangewezen dat er bij de toewijzing op rechten gevalideert moet worden kan een zaak enkel toegewezen worden aan iemand die minimaal raadpleegrechten tot de zaak heeft.
 +
|[[bestand:Zaakactie toewijzing wijzigen.PNG|thumb|Toewijzing wijzigen]]
 
|}
 
|}
  
−
===== Verstuur e-mail =====
+
=== Opschorten ===
−
E-mailsjablonen zijn net als de documentsjablonen sjablonen met statische en dynamische tekst. De zaaksysteembeheerder heeft deze [http://wiki.zaaksysteem.nl/Catalogus_emailsjabloon E-mailsjablonen] aangemaakt en via [http://wiki.zaaksysteem.nl/Zaaktypebeheer Zaaktypebeheer] toegevoegd aan de fase van het zaaktype.
+
{| width="100%"
 +
|- style="vertical-align:top;"
 +
|De zaak wordt opgeschort zodat de behandeltijd wordt gepauzeerd. Er kan een termijn worden opgegeven voor hoe lang de zaak opgeschort moet blijven. Bij het verstrijken van deze termijn zal de zaak dan automatisch hervat worden.
 +
 
 +
Standaard staat de termijn ingesteld op 6 weken, maar er kan ook gekozen worden voor X kalenderdagen, X werkdagen of een vaste einddatum. Daarnaast kan er gekozen worden om de zaak voor onbepaalde tijd op te schorten. De zaak blijft dan opgeschort tot dat deze handmatig hervat wordt.
 +
|[[bestand:Zaakactie opschorten.PNG|thumb|Opschorten]]
 +
|}
  
−
===== Voeg betrokkene toe =====
+
=== Hervatten ===
 
{| width="100%"
 
{| width="100%"
 
|- style="vertical-align:top;"
 
|- style="vertical-align:top;"
−
|De aanvrager en/of ontvanger van een zaak worden automatisch als betrokkene toegevoegd bij het registreren van de zaak. Daarnaast kunnen er ook nog handmatig betrokkenen toegevoegd worden. Dit kan op twee locaties:
+
|Bij het handmatig hervatten van de zaak wordt er voor de start- en einddatum van de opschortperiode standaard uitgegaan van respectievelijk de opschortdatum en de datum van vandaag. In enkele situaties is het echter gewenst om deze data aan te passen, daarom is dit mogelijk om te doen in de hervatten-dialog.<br>
 
<ul>
 
<ul>
−
<li>bij het registreren van de zaak als medewerker, mits deze functionaliteit voor het zaaktype in [http://wiki.zaaksysteem.nl/Zaaktypebeheer_Acties#Mogelijkheid_om_relaties_toe_te_voegen_bij_zaakintake Zaaktypebeheer acties] geactiveerd is.</li>
+
<li>Startdatum - Bijvoorbeeld: Wanneer de aanvrager zijn aanvraag incompleet aangelevert heeft op 5 april, maar de zaak wordt pas 7 april in behandeling genomen. In dit geval kan de behandelaar de startdatum van de opschortperiode op 5 april zetten, i.p.v. op 7 april ('de datum van vandaag'). Zo blijft de wettelijke termijn gewaarborgd.</li>
−
<li>via de plusknop in het menu van een openstaand zaakdossier</li>
+
<li>Einddatum - Bijvoorbeeld: Wanneer de aanvrager de ontbrekende stukken voor zijn zaak toe heeft gestuurd op 15 april, maar de behandelaar van de zaak pas 17 april eraan toekomt om deze documenten toe te voegen aan de zaak. In dit geval kan de behandelaar de einddatum van de opschortperiode op 15 april zetten, i.p.v. 17 april ('de datum van vandaag'). Zo blijft de wettelijke termijn gewaarborgd.</li>
 
</ul>
 
</ul>
 +
|[[bestand:Zaakactie hervatten.png|thumb|Hervatten]]
 +
|}
 +
=== Vroegtijdig afhandelen ===
 +
{| width="100%"
 +
|- style="vertical-align:top;"
 +
|In sommige gevallen is het noodzakelijk om niet de gehele zaak meer te doorlopen. Wanneer bijvoorbeeld de aanvrager verhuisd is hoeft er niet meer bepaald te worden of de zaak ontvankelijk verklaard kan worden, hoeft er geen besluitvorming meer plaats te vinden, etc. In deze gevallen kan de zaak per direct worden gesloten: alle (verplichte) kenmerken en fasen worden overgeslagen.<br>
 
<br>
 
<br>
−
In de dialog moet de volgende informatie opgegeven worden:
+
Wel moet het resultaat worden ingevuld, want die geeft aan wat de einduitkomst is van de zaak. Daarnaast wordt het [[Zaaktypebeheer_Resultaten|Resultaat]] van de zaak gebruikt voor het bepalen van archiefeigenschappen, zoals de [[Zaakvernietiging|Vernietigingstermijn]].
−
{| class="wikitable" style="width:780px;"
+
|[[bestand:Zaakactie vroegtijdig afhandelen.png|thumb|Vroegtijdig afhandelen]]
 +
|}
 +
 
 +
=== Termijn wijzigen ===
 +
{| width="100%"
 
|- style="vertical-align:top;"
 
|- style="vertical-align:top;"
−
!style="width:180px;"|Instelling
+
|Indien het voor een specifieke zaak noodzakelijk is kan de behandeltijd gewijzigd worden. Bijvoorbeeld: De standaard servicetermijn voor het zaaktype is een afhandeltermijn van 4 werkdagen, maar in uitzonderlijke gevallen is er meer onderzoekstijd nodig.<br>
−
!Omschrijving
+
<br>
 +
De behandeltermijn kan verlengd worden door een nieuwe streefafhandeldatum te kiezen, of door een nieuwe behandeltermijn in kalenderdagen, werkdagen of weken te kiezen.<br>
 +
<br>
 +
Let op: Het is niet de bedoeling de termijn van zaken te wijzigen simpelweg om deze 'op tijd' af te handelen. Deze functionaliteit is bedoeld om uitzonderingen binnen een gestandaardiseerd proces te faciliteren.<br>
 +
Let op: Het wijzigen van de afhandeltermijn van een zaak is bedoeld wanneer de gemeente meer tijd nodig heeft om de zaak af te handelen. Wanneer er bijvoorbeeld gewacht wordt op antwoord van de aanvrager kan de zaak opgeschort worden, zodat de behandeltijd wordt gepauzeerd.
 +
|[[bestand:Zaakactie termijn wijzigen.png|thumb|Termijn wijzigen]]
 +
|}
 +
=== Zaak relateren ===
 +
{| width="100%"
 
|- style="vertical-align:top;"
 
|- style="vertical-align:top;"
−
|Relatietype
+
|Met deze actie kunnen twee (afgehandelde) zaken aan elkaar gerelateerd worden. De gerelateerde zaken worden vervolgens weergegeven in het overzicht van [[Zaakdossier_relaties|Zaakrelaties]].
−
|Keuze voor het zoeken op burgers of organisaties
+
|[[bestand:Zaakactie zaak relateren.png|thumb|Relateren]]
 +
|}
 +
 
 +
=== Zaak kopiëren ===
 +
{| width="100%"
 
|- style="vertical-align:top;"
 
|- style="vertical-align:top;"
−
|Selecteer een betrokkene
+
|De gehele zaak wordt gekopiëerd, met uitzondering van de tabbladen: [[Zaakdossier%20documenten|Documenten]], [[Zaakdossier%20timeline|Timeline]] en [[Zaakdossier_relaties|Zaakrelaties]].
−
|Zoek en selectieveld voor het contact dat als betrokkene toegevoegd moet worden
+
|[[bestand:Zaakactie zaak kopieren.png|thumb|Kopiëren]]
 +
|}
 +
 
 +
=== Object relateren ===
 +
{| width="100%"
 
|- style="vertical-align:top;"
 
|- style="vertical-align:top;"
−
|Rol relatie
+
|De optie om objecten te relateren is beschikbaar wanneer in [[Zaaktypebeheer_Objecttypen|Zaaktypebeheer - Objecttypen]] de optie 'Relateren' voor minimaal één objecttype aan staat. Bij het relaten van een object kunnen de waarden van het object overgenomen worden in de zaak, mits de kenmerken van object dezelfde kenmerken zijn als die van de zaak.  
−
|Een zelfgekozen rol die de relatie tot de zaak of aanvrager omschrijft.<br>
+
|[[bestand:Zaakactie object relateren.png|thumb|Object relateren]]
−
<i>Bijvoorbeeld: Contactpersoon, Gemachtigde, Makelaar</i>
+
|}
  
−
Let op: Elke relatie kan éénmaal toegevoegd worden, zodat met de gegenereerde magicstring naar deze relatie verwezen kan worden.
+
= Beheeracties =
 +
{| width="100%"
 
|- style="vertical-align:top;"
 
|- style="vertical-align:top;"
−
|Magicstring prefix
+
|[[Gebruikers#Rollen|Zaaksysteembeheerders]] en gebruikers met [[Zaaktypebeheer_Rechten|Beheerrechten]] kunnen via de beheeracties acties uitvoeren die normaliter niet nodig zijn bij de zaakbehandeling, maar in uitzonderlijke gevallen toch uitgevoerd moeten worden. Daarbij kunnen deze acties ook uitgevoerd worden terwijl de zaak afgehandeld is.
−
|Een magicstring prefix, zodat de gegevens van de betrokkene op dezelfde manier als die van de aanvrager of ontvanger gebruikt kunnen worden in e-mail- of documentsjablonen.<br>
+
 
−
<i>Bijvoorbeeld: [contactpersoon_naam], [contactpersoon_aanhef], [contactpersoon_email]</i>
+
=== Aanvrager wijzigen ===
−
|- style="vertical-align:top;"
+
Wijzigt de aanvrager van de zaak.
−
|Gemachtigd voor deze zaak
+
 
−
|Een gemachtigd persoon heeft toegang tot de zaak via de [http://wiki.zaaksysteem.nl/Pip PIP], net zoals de aanvrager van de zaak.<br>
+
 
−
<i>De gemachtigde kan dus: De zaak inzien, kenmerken wijzigen, documenten toevoegen en downloaden, en feedback sturen.</i>
+
Let op: Het is niet mogelijk om de aanvrager naar een ander type aanvrager te wijzigen.
−
|- style="vertical-align:top;"
+
 
−
|Verstuur bevestiging per e-mail
+
=== Coördinator wijzigen ===
−
|De gemachtigde persoon zal een e-mail ontvangen. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van het e-mailsjabloon dat geselecteerd is op in de [http://wiki.zaaksysteem.nl/Configuratie#Betrokkene_op_zaak_machtigen_e-mail_template Zaaksysteemconfiguratie].
+
Wijzigt de coördinator van de zaak.
−
|}
+
 
 +
=== Afdeling en rol wijzigen ===
 +
Wijzigt de afdeling/rol van de zaak.
 +
 
 +
=== Registratiedatum wijzigen ===
 +
Wijzigt de registratiedatum van de zaak.
 +
=== Streefafhandeldatum wijzigen ===
 +
Wijzigt de streefafhandeldatum van de zaak.
 +
 
 +
=== Afhandeldatum wijzigen ===
 +
Wijzigt de Afhandeldatum van de zaak.
 +
 
 +
=== Vernietigingsdatum wijzigen ===
 +
Wijzigt de vernietigingsdatum naar een datum naar keuze, of wordt herberekend op basis van een bewaartermijn waarbij de ingangsdatum van de vernietigingstermijn de datum van vandaag is. De optie 'bewaren' zet de datum 100.000 dagen (~273 jaar) in de toekomst en wordt de archiefstatus in [[Zaakvernietiging|Overdragen]] veranderd. Voor het wijzigen van de vernietigingsdatum moet wel een reden geselecteerd worden; de mogelijke opties zijn geleverd door het landelijke archief.
 +
 
 +
=== Kenmerken wijzigen ===
 +
Wijzigt de waarde van het geselecteerde kenmerk naar de opgegeven waarde.
 +
 
 +
=== Fase wijzigen ===
 +
Kan gebruikt worden om een fase terug te gaan
 +
 
 +
=== Status wijzigen ===
 +
Wijzigt de status van de zaak. Een zaak kan alleen op 'Afgehandeld' gezet worden als er een resultaat aanwezig is.
 +
 
 +
=== Rechten wijzigen ===
 +
Wijzigt de [[Rechten#Zaakdossierrechten|Rechten]] van de zaak. Extra rechten kunnen handmatig worden toegevoegd. Deze extra rechten zijn in principe van toepassing op de zaak zelf, maar er kan ook gekozen worden om de extra rechten toe te voegen op de ''op dat moment aanwezige'' gerelateerde zaken, deelzaken en/of vervolgzaken. In de dialoog worden ook de [[Zaaktypebeheer_Rechten|Zaaktyperechten]] getoond die op dat moment van toepassing zijn; afhankelijk van de vertrouwelijkheid van de zaak worden de rechten van 'openbaar/intern' of 'vertrouwelijk' getoond.
 +
 
 +
=== Zaaktype wijzigen ===
 +
<ul>
 +
<li>Wijzigt het [[Catalogus_zaaktype|Zaaktype]] van de zaak</li>
 +
<li>Kopieert de waarden van kenmerken die in beide zaaktypen voorkomen</li>
 +
<li>Tabblad [[Zaakdossier_documenten|Documenten]] blijft behouden</li>
 +
<li>Tabblad [[Zaakdossier_timeline|Timeline]] blijft behouden
 +
<li>Tabblad [[Zaakdossier_relaties|Relaties]] blijft behouden</li>
 +
</ul>
  
−
===== Genereer document =====
+
Let op: Wijzig zaaktypen enkel naar zaaktypen met minimaal hetzelfde aantal fasen.
−
Met sjablonen kunnen documenten gegenereerd worden die gebaseerd zijn op de sjablonen.
 
  
−
<b>Zaaksysteemsjablonen</b><br>
+
Let op: Bij het wijzigen van het zaaktype moet de [[Zaaktypebeheer_Relaties#Relaties_met_subjecten|Trigger]] de reeds aanwezige aanvrager toestaan. Kortom:
−
De [http://wiki.zaaksysteem.nl/Catalogus_documentsjabloon Sjablonen] worden door de zaaksysteembeheerder beheerd vanuit de [http://wiki.zaaksysteem.nl/Catalogus Catalogus] en toegevoegd aan fasen van de zaaktypen in [http://wiki.zaaksysteem.nl/Zaaktypebeheer Zaaktypebeheer]. Sjablonen bestaan uit statische en dynamische tekst, waarbij de informatie uit de zaak gebruikt wordt voor de dynamische tekst. De sjablonen zijn ook per fase beschikbaar in de [http://wiki.zaaksysteem.nl/Zaakdossier_faseacties#Documentsjabloon Faseacties].
+
<ul>
 +
<li>Een zaaktype met een aanvrager van het type 'Burger' kan gewijzigd worden naar een zaaktype met de trigger 'Extern' of 'Intern/extern'</li>
 +
<li>Een zaaktype met een aanvrager van het type 'Organisatie' kan gewijzigd worden naar een zaaktype met de trigger 'Extern' of 'Intern/extern'</li>
 +
<li>Een zaaktype met een aanvrager van het type 'Medewerker' kan gewijzigd worden naar een zaaktype met de trigger 'Intern' of 'Intern/extern'</li>
 +
</ul>
  
−
<b>Xentialsjablonen</b><br>
+
=== Resultaat ===
−
Sjablonen van [http://wiki.zaaksysteem.nl/Koppelprofiel_Xential Xential] kunnen enkel handmatig aangemaakt worden.
+
Wijzigt het resultaat van de zaak. Hierbij wordt ook de vernietigingsdatum herberekend. Deze actie is enkel aanwezig bij afgehandelde zaken.
 +
|[[bestand:Zaakactie beheeracties.png|thumb|Beheeracties]]
 +
|}
  
−
===== Voeg bestand toe =====
+
=== Betaalstatus wijzigen ===
−
Zie voor meer informatie: [http://wiki.zaaksysteem.nl/Zaakdossier_documenten Documenten].
+
Wijzigt de betaalstatus van de zaak.
  
 
= Overige pagina's =
 
= Overige pagina's =
 
In ontwikkeling.
 
In ontwikkeling.

Huidige versie van 6 jun 2019 om 11:31

Algemeen

In zaaksysteem kunnen op veel plekken acties uitgevoerd worden. Al deze acties worden geïnitieerd vanuit de actieknop.

Dashboard opties

In volgorde van weergave zijn de volgende acties voor het Dashboard aanwezig:
Dashboard leegmaken

Verwijdert alle Widgets van het dashboard.

Terug naar standaardinstelling

Herstelt het dashboard naar de standaard:

  • Widget: Zaakintake
  • Widget: Mijn openstaande zaken
  • Widget: Mijn favoriete zaaktypen

Zaakdossier acties

Via de actieknop rechtsbovenaan het Zaakdossier kunnen diverse additionele acties uitgevoerd worden met betrekking tot de zaak.
Actiemenu

Toewijzing wijzigen

Wijs de zaak aan een afdeling of specifieke behandelaar toe.

Er kan gekozen worden tussen een afdeling/rol, een specifieke behandelaar en de medewerker zelf.

  • Wanneer wordt toegewezen aan een specifieke behandelaar wordt de zaak enkel getoond in de Zaakintake van de gekozen medewerker.
    • Ook kan er voor gekozen worden om de zaak op de afdeling van de gekozen medewerker te zetten. Bijvoorbeeld voor wanneer de andere afdeling eindverantwoordelijk is voor de zaak. Bijvoorbeeld niet wanneer de medewerker slechts verantwoordelijk is voor een tussenstap in de zaak terwijl de eigen afdeling eindverantwoordelijk blijft.
    • Ook kan er voor gekozen worden om de behandelaar via e-mail op de hoogte te stellen dat deze zaak is toegewezen. Let op: Deze optie is alleen beschikbaar wanneer de zaaksysteembeheerder hier een E-mailsjabloon voor heeft geselecteerd in de Zaaksysteemconfiguratie.
  • Wanneer wordt toegewezen aan een afdeling/rol wordt de zaak getoond in de zaakintake van elke medewerker die in deze afdeling zit/rol heeft.
  • Wanneer wordt gekozen voor 'zelf in behandeling nemen' wordt de medewerker zelf als behandelaar ingesteld.

Wannneer binnen Zaaktypebeheer is aangewezen dat er bij de toewijzing op rechten gevalideert moet worden kan een zaak enkel toegewezen worden aan iemand die minimaal raadpleegrechten tot de zaak heeft.

Toewijzing wijzigen

Opschorten

De zaak wordt opgeschort zodat de behandeltijd wordt gepauzeerd. Er kan een termijn worden opgegeven voor hoe lang de zaak opgeschort moet blijven. Bij het verstrijken van deze termijn zal de zaak dan automatisch hervat worden.

Standaard staat de termijn ingesteld op 6 weken, maar er kan ook gekozen worden voor X kalenderdagen, X werkdagen of een vaste einddatum. Daarnaast kan er gekozen worden om de zaak voor onbepaalde tijd op te schorten. De zaak blijft dan opgeschort tot dat deze handmatig hervat wordt.

Opschorten

Hervatten

Bij het handmatig hervatten van de zaak wordt er voor de start- en einddatum van de opschortperiode standaard uitgegaan van respectievelijk de opschortdatum en de datum van vandaag. In enkele situaties is het echter gewenst om deze data aan te passen, daarom is dit mogelijk om te doen in de hervatten-dialog.
  • Startdatum - Bijvoorbeeld: Wanneer de aanvrager zijn aanvraag incompleet aangelevert heeft op 5 april, maar de zaak wordt pas 7 april in behandeling genomen. In dit geval kan de behandelaar de startdatum van de opschortperiode op 5 april zetten, i.p.v. op 7 april ('de datum van vandaag'). Zo blijft de wettelijke termijn gewaarborgd.
  • Einddatum - Bijvoorbeeld: Wanneer de aanvrager de ontbrekende stukken voor zijn zaak toe heeft gestuurd op 15 april, maar de behandelaar van de zaak pas 17 april eraan toekomt om deze documenten toe te voegen aan de zaak. In dit geval kan de behandelaar de einddatum van de opschortperiode op 15 april zetten, i.p.v. 17 april ('de datum van vandaag'). Zo blijft de wettelijke termijn gewaarborgd.
Hervatten

Vroegtijdig afhandelen

In sommige gevallen is het noodzakelijk om niet de gehele zaak meer te doorlopen. Wanneer bijvoorbeeld de aanvrager verhuisd is hoeft er niet meer bepaald te worden of de zaak ontvankelijk verklaard kan worden, hoeft er geen besluitvorming meer plaats te vinden, etc. In deze gevallen kan de zaak per direct worden gesloten: alle (verplichte) kenmerken en fasen worden overgeslagen.


Wel moet het resultaat worden ingevuld, want die geeft aan wat de einduitkomst is van de zaak. Daarnaast wordt het Resultaat van de zaak gebruikt voor het bepalen van archiefeigenschappen, zoals de Vernietigingstermijn.

Vroegtijdig afhandelen

Termijn wijzigen

Indien het voor een specifieke zaak noodzakelijk is kan de behandeltijd gewijzigd worden. Bijvoorbeeld: De standaard servicetermijn voor het zaaktype is een afhandeltermijn van 4 werkdagen, maar in uitzonderlijke gevallen is er meer onderzoekstijd nodig.


De behandeltermijn kan verlengd worden door een nieuwe streefafhandeldatum te kiezen, of door een nieuwe behandeltermijn in kalenderdagen, werkdagen of weken te kiezen.

Let op: Het is niet de bedoeling de termijn van zaken te wijzigen simpelweg om deze 'op tijd' af te handelen. Deze functionaliteit is bedoeld om uitzonderingen binnen een gestandaardiseerd proces te faciliteren.
Let op: Het wijzigen van de afhandeltermijn van een zaak is bedoeld wanneer de gemeente meer tijd nodig heeft om de zaak af te handelen. Wanneer er bijvoorbeeld gewacht wordt op antwoord van de aanvrager kan de zaak opgeschort worden, zodat de behandeltijd wordt gepauzeerd.

Termijn wijzigen

Zaak relateren

Met deze actie kunnen twee (afgehandelde) zaken aan elkaar gerelateerd worden. De gerelateerde zaken worden vervolgens weergegeven in het overzicht van Zaakrelaties.
Relateren

Zaak kopiëren

De gehele zaak wordt gekopiëerd, met uitzondering van de tabbladen: Documenten, Timeline en Zaakrelaties.
Kopiëren

Object relateren

De optie om objecten te relateren is beschikbaar wanneer in Zaaktypebeheer - Objecttypen de optie 'Relateren' voor minimaal één objecttype aan staat. Bij het relaten van een object kunnen de waarden van het object overgenomen worden in de zaak, mits de kenmerken van object dezelfde kenmerken zijn als die van de zaak.
Object relateren

Beheeracties

Zaaksysteembeheerders en gebruikers met Beheerrechten kunnen via de beheeracties acties uitvoeren die normaliter niet nodig zijn bij de zaakbehandeling, maar in uitzonderlijke gevallen toch uitgevoerd moeten worden. Daarbij kunnen deze acties ook uitgevoerd worden terwijl de zaak afgehandeld is.

Aanvrager wijzigen

Wijzigt de aanvrager van de zaak.


Let op: Het is niet mogelijk om de aanvrager naar een ander type aanvrager te wijzigen.

Coördinator wijzigen

Wijzigt de coördinator van de zaak.

Afdeling en rol wijzigen

Wijzigt de afdeling/rol van de zaak.

Registratiedatum wijzigen

Wijzigt de registratiedatum van de zaak.

Streefafhandeldatum wijzigen

Wijzigt de streefafhandeldatum van de zaak.

Afhandeldatum wijzigen

Wijzigt de Afhandeldatum van de zaak.

Vernietigingsdatum wijzigen

Wijzigt de vernietigingsdatum naar een datum naar keuze, of wordt herberekend op basis van een bewaartermijn waarbij de ingangsdatum van de vernietigingstermijn de datum van vandaag is. De optie 'bewaren' zet de datum 100.000 dagen (~273 jaar) in de toekomst en wordt de archiefstatus in Overdragen veranderd. Voor het wijzigen van de vernietigingsdatum moet wel een reden geselecteerd worden; de mogelijke opties zijn geleverd door het landelijke archief.

Kenmerken wijzigen

Wijzigt de waarde van het geselecteerde kenmerk naar de opgegeven waarde.

Fase wijzigen

Kan gebruikt worden om een fase terug te gaan

Status wijzigen

Wijzigt de status van de zaak. Een zaak kan alleen op 'Afgehandeld' gezet worden als er een resultaat aanwezig is.

Rechten wijzigen

Wijzigt de Rechten van de zaak. Extra rechten kunnen handmatig worden toegevoegd. Deze extra rechten zijn in principe van toepassing op de zaak zelf, maar er kan ook gekozen worden om de extra rechten toe te voegen op de op dat moment aanwezige gerelateerde zaken, deelzaken en/of vervolgzaken. In de dialoog worden ook de Zaaktyperechten getoond die op dat moment van toepassing zijn; afhankelijk van de vertrouwelijkheid van de zaak worden de rechten van 'openbaar/intern' of 'vertrouwelijk' getoond.

Zaaktype wijzigen

  • Wijzigt het Zaaktype van de zaak
  • Kopieert de waarden van kenmerken die in beide zaaktypen voorkomen
  • Tabblad Documenten blijft behouden
  • Tabblad Timeline blijft behouden
  • Tabblad Relaties blijft behouden

Let op: Wijzig zaaktypen enkel naar zaaktypen met minimaal hetzelfde aantal fasen.

Let op: Bij het wijzigen van het zaaktype moet de Trigger de reeds aanwezige aanvrager toestaan. Kortom:

  • Een zaaktype met een aanvrager van het type 'Burger' kan gewijzigd worden naar een zaaktype met de trigger 'Extern' of 'Intern/extern'
  • Een zaaktype met een aanvrager van het type 'Organisatie' kan gewijzigd worden naar een zaaktype met de trigger 'Extern' of 'Intern/extern'
  • Een zaaktype met een aanvrager van het type 'Medewerker' kan gewijzigd worden naar een zaaktype met de trigger 'Intern' of 'Intern/extern'

Resultaat

Wijzigt het resultaat van de zaak. Hierbij wordt ook de vernietigingsdatum herberekend. Deze actie is enkel aanwezig bij afgehandelde zaken.

Beheeracties

Betaalstatus wijzigen

Wijzigt de betaalstatus van de zaak.

Overige pagina's

In ontwikkeling.

Overgenomen van "http://wiki.zaaksysteem.nl/index.php?title=Actieknop&oldid=10033"